亲爱的__X教授：
您好!我们定于____年__月__日在__大学举行____学术会议，想邀请您届时参加。会议免费安排食宿，往返机票自理。如果您有要宣读的论文或要发言的论题，请尽早来函告知，以便会议安排。希望您届时光临。请尽快来函确认。祝一切顺利!
会议召集人：__X秘书长
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