档案管理制度

档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料，是企

业宝贵的资产。为了使本部门系统完整的收集归档，使此类资源正常使用，更好的服务单位工作，特制订本制度。 一、档案管理人员职责

1、档案人员应忠于职守，严守单位机密，遵纪守法，爱岗敬业，具备专业知识，对档案工作要尽职尽责。 2、熟悉本单位各科室的职责范围和工作内容。

3、认真执行单位有关档案工作的各项和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。

4、制定并遵守档案的各项规章制度。

5、熟悉并掌握库藏档案的内容，注意收集反馈信息，开展档案编研工作，不断提高档案管理水平。

6、定期进行档案清理工作，核对帐物，不随意堆放，并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作，及时报综合档案。

二、档案管理基本要求

1、档案是指过去和现在的单位各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

3、单位各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

4、档案工作由单位领导统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各科室的档案工作。 5、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 三、档案管理制度

1、 档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和单位分管领导报告，分管理领导应查清责任并严重程度作出处理，对隐瞒不报者，分管领导应作严肃处理。

2、 根据特殊情况，单位领导有权下令封存全部或部分档案资料。

3、 各事业部要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。

4、 各科室存档的资料应及时上报档案室，各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇单位保留原件只有二份以下时，档案室有权复印一份备档，在合同、协议执行完后将原件统一归档。

5、 各科室负责人应监督本科室资料归档工作,对于应纳入单位档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节的轻重作以相应处罚.

6、 档案管理员应根据档案管理要求的规定，对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作，严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。

7、 归档的文件材料的密级单位按照单位有关规定确定。对绝密类档案单独入柜，保管。严防失、泄密事件的发生。

8、有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任： (1) 故意毁损、丢失或擅自销毁单位档案。 (2)擅自向外界提供、抄摘单位档案。 (3)擅自涂改、伪造单位档案。 四、查（借）阅制度

1、所属各科室人员借阅本部门业务范围以内的档案时，可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅；

2、所属各科室借阅非本科室有关的档案资料时，须经查阅部门领导批准，方可查阅；

3、外单位来本单位查阅档案，须持有单位介绍信或说明原因，件资料所属科室领导签字批准；属秘密以上的文件资料一律不得借（查）阅；

4、借阅时间一般不超过七天，到期仍需使用时可办理续借手续；

5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时，须在借阅登记表上登记并写明利用目的，需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经此文件材料所属科室领导签字方可批准；

6、借阅者要对档案妥善保管，不得转借、勾划、涂

改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全；

7、借阅档案时，必须认真填写调阅登记表，并严格履行签字手续。归还借阅时，档案管理人员对所还档案要核对无误后，方可办理注销手续。 五、档案分类、编排制度

档案密级分类为：绝密、机密、保密、普通。保存、借（查）阅时应根据单位规定要求进行归档和办理借（查）阅手续。

以下为密级划分制度的规定：

1) 各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好，规定借（查）阅限度，由档案管理员负责登记标注。 2) 单位文件资料的密级度由单位或副划分，档案员负责登记标注。 1、档案分类

1.1科学技术类（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）科学技术文件材料一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。科学技术文件材料的归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技

文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

1.2文书归档（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）文书档案材料应按年度归档，一般应在第二年度上半年内归档，一般归档2份（其中1份为手稿）。会计档案根据各个年度的当年的会计档案材料，按归档要求，在会计年度终了后，由所财务处整理立卷和装订成册，先自行存管三年；存管到期的要造好册，在来年的五月底之前，向所档案室全部移交完毕。

1.3声像、实物类。声像、实物类档案可随时送交档案室

2、档案编号编排原则。档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映集团单位档案的分类体系和物理位置，必须符合物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

2.1档号结构。单位档号由单位代码、分类号、年度号和案卷号组成。

2.2分类号的编制方法。分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成。一级类目是根据单位档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”如：11、12等

2.3年度号的编制方法。年度号由四位阿拉伯数字组成代表文件材料形成的年度。

2.4案卷号的编制方法。案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编号，用阿拉伯数字1、2、3等。

2.5会计档案编排原则。会计档案编号原则由会计部自身进行编排,在移交档案室时需双方交接清楚,并登记造册、存档。

六、档案移交与统计制度

1、接收档案资料时，移交单位或个人要签写归档目录和入库单，接收双方签字留存备查。

2、接收的档案资料要及时登录、建档管理。

3、对移出或销毁的档案资料应及时注销，并注明原因和去向。

七、档案鉴定与销毁制度

1、 根据各类档案材料保管期限，档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定，进行一步正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案，剔出处理。

2、 档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的精神进行，对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册，报送相关上级批准后方可销毁。销毁档案资料时应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁注册应归档保存。

档案人员奖励与处罚办法

1、 有下列事迹之一的，本单位，应当给予奖励： （1）对档案资料的收集、整理、保护和提供利用做 出显著成绩的

（2）将重要或珍贵档案资料捐赠给国家的； （3）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的；

（4）对本局档案工作组织管理贡献较大的； 2、有下列行为之一的，根据情节轻重，由责任人所在单位给予行政处分，造成损失的，根据档案的价值和

数量责令赔偿损失；情节严重，构成犯罪的，提请司法机关依法追究刑事责任：

（1）损毁、丢失或者擅自销毁保管的国家所有的档案以及集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的；

（2）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案室归档或移交的；

（3）擅自提供、抄录属于国家所有的档案以及应当保密的档案的；

（4）涂改、伪造档案的。