秘书工作的艺术性

秘 书 工 作 的 艺 术 性

摘 要：如何在工作中表现秘书工作的艺术性，是秘书做好工作的关键。文章从履行职责、找准位置、沟通协调、团结协作、接待来访、敬业奉献等六个方面的工作中，来谈秘书工作的艺术性。

关键词：秘书工作，艺术

秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在\"三服务\"方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？

一、履行职责，服从而不盲从

理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。“分析”有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

二、找准位置，到位而不越位

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的

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辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。 日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

三、沟通协调，参“谋”而不参“断” 秘书部门的参谋工作，与这个部门的其他工作一样，都具有对领导者的从属性，都是为领导服务，不过它更直接从属于领导者的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服务。 秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

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四、团结协作，分工而不分家

办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出各映各的号、各唱各的调\"的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通、协调、解决。

五、挡驾而不阻拦干涉

挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。

挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种\"门难进、脸难看、话难听、事难办\"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基

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调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

六、敬业奉献，淡薄而不浮躁

如果以为做秘书就是好处多多，那是不可能的。实际上做秘书这个工作，也是要吃许多苦头的，也有“难言之隐”。耗神累心，这是秘书首先要吃的苦。所谓耗神费心，是说秘书工作是一项思考性的工作，要动脑筋去琢磨问题，而且需要废寝忘食的去琢磨，有的时候甚至做马桶上也在琢磨。我的体会是，不如此，是写不好文章的。所以，作为一名秘书必须要养成勤于思考、善于思考的习惯，而且应该形成职业性习惯，可谓日也思、夜也思是也，达到痴迷的程度。点灯熬油爬格子，这是秘书要吃的又一份苦。我至今仍然清晰记得的是，曾经有几次为了赶稿子，从下午十七点一直座到第二天早上六点，当八点钟上班的时候，几十页写满方块字的材料，已整整齐齐的放在领导办公桌上。嗨！回想起这些往事，真有些别有一番滋味在心头呀！秘书工作就是这样干过来的。现在一些年轻秘书的工作条件好多了，甩掉了钢笔，甩掉了稿纸，用上了电脑，敲起了键盘，好不潇洒耶！但是，打夜班、熬通宵，仍然是免不了的必修课，秘书仍然需要开夜车，这是秘书工作的一个特点。能不能经受住经常开夜车的考验，这是看一个秘书是不是勤奋，是不是敬业的一个很重要的表现。所谓业精于勤嘛，大凡称职的秘书，必须是一个不怕熬夜的人。做秘书还要吃的一个苦头是要能耐得住“寂寞”。这是啥意思呢？这是说做秘书的，不能求名，不能争利，不能爱在人前显贵，这是秘书的规矩。当看到别人提拔了，尤其是同龄人提拔了，比自己官儿大了，在这个时候，你可以去羡慕，但不能浮躁，更不能嫉妒不服，必须稍安毋躁。在开会的时候，秘书往往只出耳朵听，用心和用笔来记，而不能向别人那样“随心所欲”的侃上一番，只有需要说或者让你说的时候你才能说，不能“嘴欠”。当出行的时候，有领导在场，你要走在前面为领导开门；领导不在场的时候，你也不能“装大”，要尽量走在众人后面，等等，向这样不成文的规矩还有许多。要守住这些规矩，是很令人“寂寞”的。秘书也是凡夫俗子，求名、争利、想人前显贵之心皆有之，但是作为一个秘书必须要能耐得住这份“寂寞”。所谓耐者，持之以恒是也，几年也好，十几年也好，必须坚持。如果

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没有耐住“寂寞”之功，那是很难把秘书工作做好的，搞得不好，还很可能被淘汰出局。做任何工作，都需要付出辛苦，否则就做不出成绩，秘书工作也是如此。因而，作为一个秘书，必须要有吃苦的心理准备，能吃苦，乐于吃苦，勤于吃苦，以苦为甜，如果这样做了，肯定会出息成为一个好秘书。

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