合同管理办法

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总则

1.1为保障公司依法经营，规范合同管理，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。

1.2本管理办法适用于公司本部、分公司及连云港子公司对外签订的除劳动合同以外的各类合同、协议的管理。

1.3公司合同实行归口管理和分级管理相结合的原则。并实行承办制度、授权委托制度、审查会签制度和合同归档制度。

1.4公司各类合同原则上均需以书面形式签订且所有合同归公司所有并保存，任何人不得私自占有。2

合同管理部门及职责划分

2.1合同管理部门，是指负责合同管理综合事务的主管部门。合同管理部门的主要职责：2.1.12.1.22.1.32.1.4议。2.1.5

负责公司合同收集统计、合同归档、合同查阅等管理工作。制订合同管理办法，并规范、监督、检查其执行。协助开具《授权委托书》。

协助办理公司合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作。

根据具体合同的实际情况和需要，提出增加参与合同审查会签部门的建

2.2合同承办部门，是指根据工作和业务需要，或领导指示，负责合同立项、谈判和起草的部门或直属机构。公司本部及分子公司的合同承办部门原则上依据其职责分工确定，特殊情况下由公司领导指定。合同承办部门的主要职责：2.2.1

负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，包括：（1）对方当

事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证等；（2）对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉及近期经营业绩情况等；（3）对方合同承办人员资格审查，包括：签约代理人的身份证明、授权委托证明等；（4）承担该合同业务必须具备的其它资质条件。有必要时需提供相应资料。2.2.2

具体负责所承办合同的招标、谈判、文本的起草、签订。

严格按照规定的程序完成合同的审批手续。为确保公司有能力满足顾客要求，在合同提交给顾客前须对合同进行审批。2.2.32.2.4

对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性负直接责任。负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等

重大事项，须报总经理审核同意。2.2.52.2.6

处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷。

负责整理、装订部门合同及有关资料，建立本部门合同副本档案，定期

提交办公室存档备查。

2.3合同审查部门，是指负责合同模版审查会签的部门。公司合同审查部门按照以下原则确定：除本办法另有规定外，公司所有合同模版均需经公司法律顾问审查；涉及采购和销售的合同应有商务管理部门参与审查；涉及专业技术及产品的合同应有专业技术部门参与审查。3

合同的起草

3.1合同起草3.1.1

合同原则上应由合同承办部门或以合同承办部门为主起草，经合同审查

部门审查通过，报总经理批准。合同起草应遵循以下原则：3.1.1.1

合同的内容、形式必须符合法律、法规和公司的规定要求，违法违

规合同无效。3.1.1.2写。3.1.1.33.1.1.4同的效力。3.1.1.53.1.1.63.1.2

合同一般应分条列出各事项。

为防止伪造、随意添减合同内容，合同必须编排页码。

国家或行业主管部门已颁布合同示范文本的，由合同承办部门提出，经

标的的规定必须明确、细致，价款、酬金的规定必须周到详尽。合同如有附件，必须在正文中列出条款，说明其是否具备与正文相合同条款的规定必须明确、具体、准确、肯定，数字一般用汉字大

合同审查部门审查通过，报总经理批准。如国税采购协议等。3.1.3

没有合适的国家或行业主管部门颁布的示范文本的，对需多次重复使用

的合同文本，由合同承办部门起草合同模版，经合同审查部门审查通过，报总经理批准后，正式投入使用。如防伪税控及金盾业务的服务合同、采购销售合同等。

4合同的审查及审批

4.1合同模版的审查及审批4.1.1

合同承办部门填写《合同模版审查会签表》，由合同承办部门承办人及负

责人签字确认后，送相关审查部门审查会签。4.1.2

各审查部门具体审查人员应在合同会签表上签署意见，并由该部门负责

人签字认可。合同承办部门原则上应按合同审查部门的意见进行修改，并将修改情况向相应的审查部门反馈。4.1.3用。

4.2合同的审查及审批4.2.1

公司重大合同，由合同承办人填写《合同审查会签表》，送承办部门负责合同模版经审查部门审查会签完毕，报总经理审核批准后，正式投入使

人审核、相关审查部门审查会签后，报总经理审批。4.2.24.2.3

公司重大合同以外的合同，可授权该合同业务主要负责人审批。需要经董事会或股东大会审议的合同，由承办部门以议案方式，经由提

案人，提交董事会或股东大会审议批准。5

合同的签订及授权

5.1合同的签订及授权5.1.1

公司重大合同，原则上应由总经理签订，但总经理也可根据具体情况，

授权相关人员签订。5.1.2

公司重大合同以外的合同，由该合同涉及业务的分管领导签订，业务分

管领导也可根据具体情况，授权合同涉及业务的主要负责人签订，但被授权人不得再转授权他人签订合同。5.2授权流程5.2.1

合同管理部门根据总经理或合同涉及业务的分管领导的决定办理出具

《授权委托书》事宜。5.2.2

被授权人应持加盖公章的《授权委托书》，在授权范围内签订合同。《授

权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。5.2.3

被授权人必须忠实履行职责，维护公司的合法权益，对公司负责。一旦

发现被授权人实施损害公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人时，授权人有权随时终止委托授权关系，合同管理部门负责收回《授权委托书》。

5.2.46

办公室负责管理《授权委托书》。

合同编号及盖章

6.1合同编号6.1.16.1.26.1.2.16.1.2.2

合同由各承办部门按照要求进行编号，合同号编写在合同的首页右上角。合同编号规则

采购、销售合同编码由供应链系统自动生成。其他合同应按以下规则编号：

SBHX—HT—××××—××—××××流水号

相关部门（分子公司）代码年度“合同”

公司名称，“苏北航信”

6.2合同盖章6.2.1

合同正式文本经签署订后，由合同承办部门凭已完成会签流程的《合同

审查会签表》和《授权委托书》（如果办理的）办理合同盖章（公章或合同专用章）手续。6.2.27

合同经审查会签及审批流程后，盖章无须按《印章证照管理办法》执行。

合同履行

7.1合同履行由合同承办部门负责。合同付款的审批按照公司有关财务制度执行。

7.2当合同相对方不履行或不全面、不适当履行合同时，承办部门应依法采取措施，催促合同对方全面、及时、实际履行。8

合同变更和解除

8.1变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序，其通知或答复须在法定或约定期限内作出。

8.2合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。9

合同纠纷处理

9.1发生合同纠纷时，合同承办部门应尽快收集相关证据，并上报相关领导。9.2发生合同争议或纠纷，未进入诉讼或仲裁法律程序的，由合同承办部门负责

处理。

9.3发生合同争议或纠纷，进入诉讼或仲裁法律程序的，由合同管理部门联系法律顾问处理，合同承办部门应提供充分的配合和协助。

9.4合同承办部门应将处理合同纠纷产生的补充协议书、和解书或其它法律文书统一归档，并报合同管理部门备案。补充协议书、和解书或其它法律文书的签订程序与合同的签订程序相同。10合同档案管理10.1

合同存档

10.1.1合同承办部门应妥善保管已签订的各类合同，将合同正本（实体文档）、合同审查会签表（实体文档）和其它须归档的资料文件整理归档。10.1.2为方便查阅，合同承办部门应将以下材料整理、备案：10.1.2.110.1.2.210.1.2.310.1.2.4

合同实体文本和电子文本；合同审查会签表；

纠纷或争议的处理情况记载（如有）；其它相关资料。

10.1.3每年1月及7月底前，合同承办部门应将整理归档的合同移交合同管理部门保存，并登记《文件/记录资料归档表》。

10.1.4合同的保存期限一般为合同失效后3年，重大合同的保存期限为合同失效后5年。10.2

合同查阅

10.2.1因工作需要查阅合同档案，应由查阅部门填写《文件/记录借阅登记表》，报经分管领导审批同意后，方可查阅。

10.2.2合同查阅原则上不得带出资料室，确因工作需要带出资料室的，应报经分管领导审批同意后，方可带出。10.3

合同销毁

10.3.1合同管理部门负责对超过保存期限的合同进行销毁处理。

10.3.2合同管理部门填写《资料销毁申请单》，经总经理批准后方可处理。10.3.3合同销毁时需要两个以上监销人在场。监销人由合同管理部门及合同承办部门分别委派人员担任。监销人在销毁资料前，应按照《资料销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的资料，销毁后，应在《资料销毁申请单》上签名盖章，

并将监销情况报告总经理。11责任与奖惩11.1

合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员对合同的

条款须有全面、正确的理解，并应保守合同秘密。11.2

为保证合同内容的合法性，禁止随便携带已盖公章的空白合同或空白便

条，如确有需要，须经总经理批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。11.3

有下列情形之一，造成较大经济损失或扩大经济损失的，将根据《江苏

苏北航天信息有限公司奖惩规定》给予责任人相应处罚，构成犯罪的交由司法机关追究刑事责任。

11.3.1不按本办法规定签订合同的；11.3.2签订有重大缺陷或无效合同的；11.3.3审查人员无正当理由延误审查的；11.3.4因审查人员疏忽未审出合同重大缺陷的；11.3.5未依法律和本办法规定变更或解除合同的：11.3.6丢失合同文本及相关文件的；11.3.7提供虚假资料的；

11.3.8超越授权或滥用授权签约的；11.3.9未按规定进行授权或转委托的；11.3.10

发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报采取措施，致使重要证

据灭失或超过诉讼时效的；11.3.1111.3.1211.3.1311.3.1411.3.1511.3.16

有关法律性文件未经审查的；

应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

在合同签订或履行中，与对方或第三人恶意患通或收受贿赂的；泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；使用非法手段签订合同的；其他违反公司相关制度的情形。

合同模板审查会签表

编号：××-××××-××-×××

合同模版名称

拟稿部门合同模版适用部门合同模版拟投入使用日期

拟稿人

部门（分子公司）负责人审核

合同管理部门

审核

总经理审批

合同审查会签表

编号：××-××××-××-×××

合同名称

我方：

合同主体

对方：

合同有效期限合同金额

是否有额外约定内容

承办部门

对方签约人是否经授权

（承办人填写）合同承办部门

意见

□是

□否

承办人委托代理人姓名

□是

□否

合同管理部门

审查部门意见

商务部

业务技术相关部门

审查人：

审查人：

分管领导审核

总经理审批