材料采购管理制度

采购管理作业规程

文件编号：EITQ-A-001

1.0 目的

规范公司采购管理，有效控制成本支出，实现优质、低价、良好服务的管理要求。 2.0 范围

适用于本公司清洁服务全过程中所需的原材料、机器设备，办公用品等所有物资物料的采购。 3.0 职责

3.0.1 董事长、分公司总经理对公司的采购请求有最终的审批裁决权。 3.0.2 分公司人事行政部对采购请求审核并对采购的数量、价格、质量等实行 监督与控制。

3.0.3 分公司的采购负责人行使公司所有物品的采购职权，采购人员按公司的 相关制度规定，经济、快速地完成采购任务。

3.0.4 集团采购中心对分公司的采购请求有权实施不定期的审核与监督。 4.0 采购审批权限

4.0.1常规材料及办公用品申请金额在1000元以下含1000元的采购由广州分公司人事行政部审核、副总经理审批后方可实施。

4.0.2 常规材料及办公用品申请金额在1000元以上的采购，必须经广州分公司人事行政部门先行审核，总经理审批后方可实施。

4.0.3常规材料及办公用品申请金额在1000元以下含1000元的采购物品，由各区域负责人提请采购需求，经广州分公司人事行政部审核、区域总经理审批后方可实施。

4.0.4 物品金额达10000元以上的大综采购（含固定资产）必须以签报形式报

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呈集团采购中心复核并呈报董事长审批后方可实施。 4.1 申请采购的程序 4.1.1 采购请求

a) 请购区域经管理部负责人签字后的材料申请单，在每月7号前统一交至广州分公司物控专员处进行汇总（材料每两个月申请一次）。 b) 物控专员在接到所有分部的材料申请单后，进行成本控制核算，对超出三定材料标准的分部应重点关注，找出造成材料超标的原因，避免物料的重复申购，及时掌握各分部的材料费用，协助好采购共同降低成本费用的支出。 c) 各片区分部在填写材料申请单时应该准确、真实地填写清楚所需物品的数量、规格型号及用途等。

d) 请购部门的区域经理在审核月度所需物料时，应结合三定标准及实际上月各项目的具体库存数量，合理申购避免浪费。 4.1.2 请购的审批

a) 物控员应当对各分部申购物品的内容进行审查，以避免物品申购的重复性。

b) 采购员对确实需要购买的物品实行询价制单后交给广州分公司人事行政部门领导审核，待审核后依据所采购费用的总金额，按4.0.1，4.0.2，4.0.3，4.0.4的审批权限逐级审批，待全部审批程序完成后方可向供应商下采购订单。 c) 单价在500元以上的物品或物料等，采购应当附有书面的询价分析报告，需要签定采购合同的、连同合同一并附在分析报告后交由公司领导逐级审批。 4.1.3 广州分公司人事行政部有权在下列情况下退回、减少或阻止分部的材料申请：

a) 材料申请单上对所需采购的物料用途不明的。 b) 公司内部可以安排调配调剂的。

c) 对各分部所需物料，因市场价格异常或波动性较大的、不是甲方合同内指定品牌的，采购人员应从优先考虑降低成本的因素上，有权对各分部所提出的物料申请在购买中进行调换，在保证质量的前提下以降低采购成本。 4.2 采购的流程

4.2.1 已经批准的材料申购单或采购单应当由下列部门（岗位）留存：

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a) 申请分部备存材料申请单作为申购依据。

b) 采购员留存送货单，作为采购及供应商的月结凭证。 c) 项目负责人签收送货单作为入库的依据。 4.2.2 执行采购的原则 a) 优质优价。 b) 最低采购成本。

c) 在满足使用的基本功能上，对部分物料可使用低值替代品的原则。 d) 货比三家的原则。 4.3 供应商开发、确定

4.3.1 通过互联网，清洁用品公司黄页，平时的交易会和展览会的积累，及现有供应商的资源积累等方面，建立一套完整的物料供应商数据库。 4.3.2 了解供应商背景，产品质量标准，原则上不能少于3家供应商。 4.3.3 拜访供应商，做详细的供应商前期评估，出具供应商评估分析报告。 4.3.4 通过询价、比价、议价、定价确定合格的供应商作为合作伙伴，报呈集团公司总经办审批后，进入合格供应商名单并签订供货合同。 4.3.5 供应商确认过程至少有两名采购人员全程参与。 4.4 采购的分类 4.4.1 计划性采购

a) 各区域分部应该分别在每月的7日前将当月的材料申请计划报给物控员审核，经物控审核无误后的材料申请单方可下订购单进行采购。

b) 采购员依据计划采购的物品在公司认证的供应商范围内询价、下订单购买并约定送货时间、地址及产品质量要求等。 4.4.2 零星采购

a) 零星采购应当按照计划性采购的程序作业。

b) 由于计划不当而产生的零星采购应给予发生分部通报批评和相应处罚，

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以控制及规范采购流程。 4.4.3 紧急采购

下列情况应作为紧急采购：

由甲方提出可另行付费的物料费用，需有签报文件的支撑，采购员在接到文件后方可向供应商下单购买。 5.0 材料入库、品质监控

5.1.1 确定合适的物料样品后，各项目负责人验收合格后入库。对不合格的物品，应立即退回，并及时通知采购人员，采购人员按合同条款对供应商进行考评与管控。

5.1.2 通过验货抽查，若发现品质异常，该批货物即退回供应商，要求供应商在二个工作日补送到位。

5.1.3 分部材料在使用过程中，出现品质问题，要第一时间反馈到人事行政部门相关负责人，经核查属实后，由采购通知供应商在指定时间内给予更换，并将本次供货记录纳入供应商月度考评表中，按照合同条款进行相关经济处罚。 5.1.4 由人事行政部联合相关部门，成立品质监控小组，不定期到仓库或各区域清洁分部对物料品质进行抽查及监控，做出质量评价报表。以决定选定的供应商能否有资格为我司提供下一年的材料供应服务权。

6.0 本规定自广州总经办报呈集团董事长签发后开始实施，随着广州公司业务发展的需要可持续改进。

签署：

广州玉禾田环境发展有限公司

二零一三年二月十四日

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