行政行政办各岗位工作职责
一、行政办主任
1、负责行政办全面工作，拟定行政办工作计划，统筹安排行政办各项工作；
2、负责公司对外宣传、联络、拓展公关业务，促进公司与各界的广泛合作与友好往来，树立良好的企业形象；
3、负责公司的来访人员接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持；
4、负责各类文件、会议决议、领导批示的整理及督办工作； 5、负责公司各类文件、工作计划、工作总结等综合材料的核稿把关；
6、协调各部门工作，做到上情下达，下情上报，为领导做好政务、事务方面的服务工作；
7、负责公司部分印鉴的保管使用；
8、负责收集、整理、通报及反馈公司政务信息；
9、负责公司各类证照年检、变更、登记、商标注册等工作； 10、负责公司的综合治理、安全保卫、消防等工作； 11、负责行政办作风建设，增强服务意识，提高工作效率； 12、完成领导交办的其他工作。 二、文员
1、协助行政办主任做好行政办全面工作，分管文书、秘书综合工作；
2、负责公司各类文件、会议、工作计划、工作总结等材料的起草；
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3、负责公司计算机管理维护、网络服务、电子邮箱的使用维护，提高办公自动化水平；
4、负责公司各类文件、材料的登记、传阅及归档工作，做好文件信函的邮寄报送工作，及时交接管理的材料档案；
5、负责复印机、打印机的管理和文印工作； 6、负责领导行政办及会议室的日常卫生工作； 7、负责办公耗材的申请、领用、保管、发放等工作； 8、负责节假日值班安排；
9、完成领导布臵的其他临时性工作； 三、档案
1、全面负责公司各类文书档案，根据《档案法》相关规定，做好档案保管。
2、对各类档案分类保管，建立卷宗及电子档案。
3、不定期对档案储藏室（柜）进行检查，严防浸水、虫蛀、霉变、损毁。
4、严格执行公司档案借阅、传递相关规定，禁止未经批准私自将公司档案出借、影印他人。
5、档案的销毁需严格按照《档案法》及公司决议执行，严禁未经同意私自销毁。
6、完成领导交办的其他工作。
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办公用品管理办法
第一章 总则
第一条 为保证公司办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。
第二条 本规定中的办公用品包括：
（一）易耗品：签字笔、中性笔、铅笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮、长尾夹、涂改液、白板笔、萤光笔、笔记本、档案袋、信封、印油、口曲纸、订书钉、打、复印机硒鼓、碳粉等； （二）耐用型：文件夹、压杆夹、文件架、档案盒、票夹、计算器、钉书器、笔筒、剪刀、裁纸刀、打孔机、起钉器、装订机、U盘、硬盘等价值较高或使用寿命较长的物品。 （三）其它：报纸、杂志、工具书等。
第二章 办公用品的申请
第三条 办公用品的申购及领用管理由行政办文员负责。 第四条 每月28日前，各部门应填写本部门下月《办公用品需求表》报行政办文员处，详细写明使用人、所需办公用品的名称、数量、型号等；特殊情况下（如临时性需要购买的），申请人填写《办公用品需求表》，经部门负责人签字后，报送至行政办。
第五条 行政办文员对每个部门的需求计划进行认真审核，申报不合理的应予纠正。
第六条 各部门需订阅书籍、报纸、期刊的，应提前提出申请，报行政办统一汇总，统一订购。各部门订阅或使用的业务资
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料，以“部门共用”原则臵备1-2册，不宜人手一册。
第三章 办公用品的购买
第七条 公司的办公用品由行政办统一购买，统一管理，并由专人负责。
第八条 办公用品的购买应本着“节约开支，合理使用”的原则； 在购买办公用品时应查清库存，避免重复浪费；对于必需品、采购不易或用量较大的，可酌量库存。
第九条 行政办在购买办公用品时应准确掌握市场价格，进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的办公物资。
第十条 行政办在购买办公用品应填写《办公用品申购表》，详细注明所购买用品的名称、数量、价格、型号等情况，报部门经理审批，批准后方可购买。
第十一条 办公用品购买后，行政办文员依据办公用品供应商提供的购货清单办理入库登记，认真填写入库登记表。公司凭供应商提供的发票、购货清单及《办公用品申购表》对外结算，未经申购的办公用品不予结算。
第十二条 行政办文员在收到物品之后要认真检查物品的质量。在使用过程中，若物品出现质量问题，行政办文员应及时联系供应商进行更换或者退还。
第四章 办公用品的领用
第十三条 员工领取办公用品，应填写《办公用品领用登记表》。对于领用情况不合理的，行政办文员有权拒绝领用。公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。若由于质量问题，使用人要求再次更换时，行政办文员应予以以旧换新，但对于丢失或人为损坏耐用型办公用品的须照价赔偿。
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第十四条 办公用品的发放应作好登记工作（以部门为单位），由行政办文员建立领用台帐。
第十五条 对于各部门使用情况，行政办文员应做好月、季及年度统计，填写《办公用品使用统计表》
第十六条 新员工入职时，行政办文员应及时为其提供办公必需的办公用品。
第十七条 员工离职时，行政办文员应将耐用型办公用品收回，并及时办理入库登记，如丢失应照价赔偿。
第五章 其他规定
第十八条 办公设备的耗材及维修
（一）电脑、打印机、复印机、传真机、一体机等办公设备的耗材由行政办统一购买。
（二）耗材包括：硒鼓、墨粉、定影膜、充电辊、转电辊、定影组件，针式打印机色带、针头，鼠标，键盘等。以上办公耗材损坏后以旧换新。
（三）当办公设备出现故障时，各使用人应及时通知行政办文员报修。
（四）打印机、复印机、传真机、一体机为公司财产，请员工做到资源共享，并且节约能源，爱惜使用。
第六章 附则
第二十条 公司根据本管理制度追究使用人损坏赔偿责任。 第二十一条 本规定由公司行政办负责解释，自颁布之日起实施。
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计算机管理办法
第一章 总则
第一条 公司行政办所配电脑，是承办公司事务、人事、档案、文书、标书、合同、制订、决议、纪要、介绍、业绩、证件、记录等属于行政办所管理的所有业务的载体。同时包含其他业务部门不包括的业务承办。
第二章 计算机的使用
第二条 公司行政办所配计算机，由专职操作员操作，同时进行保养和管理。
第三条 公司行政办的电脑，记录和保存着许多涉及公司机密的文件和资料，不经行政办主任同意，任何人（总经理、副总经理除外）不得查阅、调用、拷贝和泄露。
第三章 其他规定
第四条 公司行政办所配电脑的使用、维护和修理，要遵循并按照《各部门计算机管理》的规定办理。
第五条 公司行政办所配电脑如因特殊需要（如作图），可配臵较高档次的机型。需求报送至行政办，后由行政办上报上级领导商议解决。
第六条 公司行政办电脑的更换、升级和管理应服从于行政办。
车辆管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司车辆管理，使用、停放、燃油添加及报销，车辆保养与维修等环节，经公司研究，特制定本管理办法。
第二章 车辆管理
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第二条 公司车辆的统一管理归公司行政办，公司专职驾驶员因公司事务受公司行政办主任指派。
第三条 公司行政办要建立车辆档案。档案内容包括：行驶证复印件、保险单复印件（交强险和商业险）等资料。
第四条 行政办负责办理车辆保险等事项。
第五条 休息日和节假日，车辆钥匙交公司行政办管理。
第三章 车辆使用
第六条 公司公务车辆仅限于因公司事务需要时使用，平时禁止因个人私事动用公司车辆（确因个人紧急情况需要用车应提前向公司总经理请示，经总经理批准后方可使用。紧急情况仅限：家庭成员或公司员工突发疾病、意外事故等急需用车）
第七条 公务车辆执行公务时，只能有专职驾驶员或公司安排的驾驶员驾驶，不得用其他任何人代驾。
第八条 公务车辆市内（城区内）办公时，如随行办事人员办事时间较长（预计三小时以上），应将人送到办事地点的返回公司，待其办完后，再前往办事地点接回或由其自行安排交通工具。
第四章 车辆的使用范围
第九条 （一） 优先保证公司领导的公务用车。
（二） 公司组织的各项集体活动等。 （三） 接送公司客人及政府领导来去公司。 （四） 财会人员到银行取送款项。 （五） 取送机要文电、急件。 （六） 参加紧急性会议。 （七） 处理突发事件。 （八） 公司统一调度用车。 （九） 特殊设备及物资采购。
第五章 车辆停放
第十条 公务车辆的指定停放点在公司办公楼下车位线内，
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正常上下班时间、中午和车辆未办理公务时，必须停放在指定停车点。
第六章 燃油管理
第十一条 燃油报销方式
（一）公务车辆添加燃油应在公司指定加油站加油，燃油报销采取实报实销方式报至行政办。
（二）公务车辆市内办理公务之前，应充分预算好往返里程和消耗的燃油量，油量不足时，应一次到市内，指定加油站加足燃油。
第七章 车辆的保养与维修
第十二条 正常保养
（一）车辆正常使用中的日常保养，由专职驾驶员负责车辆外表内饰和座椅的清洁，车内不得随意堆放杂物，随车物品应在车尾箱中摆放整齐，固定不了的可随车摆放。
（二）车辆每次出行前应检查：外部螺栓、螺母，有无松动方向盘自由间隙是否过大，球头是否松动，水箱冷却液是否足够，有无渗漏，刹车盘、刹车片是否磨盘过度，刹车真空助力是否有效，检查机油是否足够等等，不准带病运行车辆，以保证安全行驶。
第十三条 车辆的例行保养应根据车辆的使用说明书和保养手册的规定进行，不得为了节约使用而拖延保养期，直到无毛病拖出毛病或小毛病拖出大毛病“三包”期内的保养必须到车辆的特约维修站保养。
第十四条 车辆的维修
（一）车辆出现故障时应及时申请维修，不得拖延。 （二）车辆维修前应填写《车辆维修申请单》应提供三家维修厂的报价、并经公司领导审核，总经理批准后到指定修理厂（或车辆服务站）进行维修。
（三）预计维修费用车1000元以上的维修，应由行政办指
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派专人与驾驶员前去修理厂共同监督修理厂的维修质量。
（四）维修费用要有维修厂的发票及材料清单，由行政办经办人员按规定报销流程报销。
第八章 车辆的安全管理
第十五条 车辆安全规范
（一）牢固树立安全第一的思想，严格遵守操作规程和交通法规。严禁酒后驾车，不得将车辆私自交给他人驾驶。违反本规定的，如若发生事故，由驾驶员承担全部责任。
（二）爱护车辆，每日对车辆要进行检查、保养，保持车容整洁、状况良好，发现故障、隐患及时维修，不开带病车，不疲劳驾驶。
（三）驾驶员要坚守工作岗位，在工作时间不得擅离职守，严格考勤，上班时间无出车任务时，在司机室休息待命。因事离岗，需向行政办报告去向，以方便联系。
（四）驾驶员要加强业务和交通安全知识的学习，不断提高自身素质；要服从领导、增强服务意识。，跟随领导外出，要遵守工作纪律，涉及工作问题，应主动回避和严守秘密。要树立良好的自我形象和驾驶作风，文明驾驶，礼貌行车，爱护车辆，严防事故。
公章管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司印章的管理，维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。所有用印手续均按照本办法履行签字审核手续。
第二章 印章的分类
第二条 公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章。
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第三章 管理办法
第三条 各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。
第四条 任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。
第五条 各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。
第六条 保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。
第四章 各类印章的使用范围
第七条 公司公章的使用范围： （一）公司对外签发的文件；
（二）公司与相关单位联合签发的文件； （三）由公司出具的证明及有关资料； （四）公司对外提供的财务报告； （五）公司章程、协议；
（六）员工的调动、任免及聘用。
第八条 财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。
第五章 印章管理细则
第九条 公司公章的保管与使用
（一） 公司公章由行政行政办主任负责保管与使用。
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（二） 使用公章须履行登记手续，由经办人至行政办填写《公章使用登记表》，写明用印事由，并经直接经理审核同意后，方可用印。
（三） 以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，经由总经理审阅批准，报送至行政办后方可加盖印章。
（四） 任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
第六条 公司财务专用章、法人章的保管与使用： （一） 公司财务专用章由财务部经理负责保管；法人章由财务部出纳负责保管。
（二） 公司财务专用章与法人章不得交与银行出纳员自行保管和使用。
（三） 除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续，由经办人至财务部填写《法人章使用登记表》写明用印事由，并经直接经理，总经理审核同意后，方可用印。
（四） 任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。
第六章 失职责任
第七条 由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。
第七章 附则
第八条 本管理制度最终解释权归内蒙古锦峰臵业有限公司行政行政办。
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第九条 本管理制度自发布之日起实施。
公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范公司档案管理，特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 第三条 本制度最终解释权归公司行政办，行政办负责本制度的修订完善。
第二章 档案管理机构的设臵及基本要求
第四条 档案划分及管理部门
（一） 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
（二） 公司设立档案室，隶属于行政办，并设臵档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
（三） 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 第五条 各部门资料管理
（一） 公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
（二） 各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
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（三） 档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
第三章 档案质量
第六条 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
第七条 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
第八条 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
第九条 档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
第十条 档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
第四章 立档
第十一条 档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
第十二条 跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
第十三条 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
第四章 分类
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第十四条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
第十五条 公司档案大致分为以下几类：
（一） 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（二） 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（三） 制度类：管理制度汇编；
（四） 合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （五） 计划总结类：分年度计划及总结等； （六） 会议纪要类：办公例会纪要等
第五章 档案编号
第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
第十七条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第十八条 公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
第六章 归档及保存年限
第十九条 归档标准
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（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
第二十条 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
第二十一条 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
第二十二条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
第六章 档案日常管理
第二十三条 借阅
（一）借阅手续：各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（二）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（三）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
（四）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
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（五）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政办主任批准。
（六）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
第二十四条 销毁
（一）每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
（二）销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
（三）保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
第二十五条 移交
（一）需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
（二）移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
第二十六条 保密
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（一）档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
（二）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
（三）爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
第七章 附则
第二十七条 在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
第二十八条 本制度自印发试行之日起执行。
传真收发管理办法
第一章 总则
第一条 公司使用传真机处理国内各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。促使本公司国内传真之收发业务推行顺畅。
第二章 适用范围
第二条 凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机，传真文件或资料时，均依本办法管理。
第三章 权责单位
第三条 行政办负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
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第四章 收发管理
第四条 发文时间原则上为上班时间，急件发文特殊处理。
第一款 申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交行政部人员（或传真机管理人）发送。
第二款 行政部人员（或传真机管理人）发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。
第五条 行政办人员（或传真机管理人）于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。
第五章 传真收发注意事项
第六条 传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
第七条 传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
第八条 本公司传出文件上均须注明公司地址、电话（传真号码）、E-mail、网址等联系方式。传真人的部门、职位称呼、姓名等。受传真人的公司全称（非简称）、部门、职称、姓名等。传真主旨。传真内容。备注事项。
第九条 如“如传真内容有不清晰时请回电话告知以便重 传”或“本报价单有效期限为一个月”等。
第十条 传真之使用须依下列原则：先考虑时效性。其次考虑经济性。再考虑方便性。传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。收件未经登记严禁取用。严禁传送本公司机密文件、资料、
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图样。
传真发文申请单（样表）
日期: 部门: 备接受单位 注 编号 文件名称 P数 传真内容
核准： 申请人：
传真收/发文登记簿 P传真日传真部接受部备编号 文件名称 数 期 门 门 注
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制度中所涉及各表格 附表一 办公用品需求表
办公用品需求表
部门： 序号 部门负责人审核 物品名称 规格 单位 日期： 年 月 日 数量 备注 20
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附表二 办公用品申购表
办公用品申购表
2013年 月份办公用品申购表 名称 U盘 规格/型号 总经理审批
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部门申请数量 单小位 办公室 财务部 工程部 人事部 销售部 计 个 备注 行政办审核 内蒙古锦峰置业有限公司行政办工作职责及办公制度
附表三 办公用品领用登记表
办公用品领用登记表
序号
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领用时间 物品名称 单位 数量 部门 领用人 内蒙古锦峰置业有限公司行政办工作职责及办公制度
附表四 车辆维修申请单
车辆维修申请单（一）
年 月 日 送修单位 维修故障内容 维修店负责人（签字） 本次维修金额（元） 鉴定结果： 行政部意见： 总经理意见： 说明： 1.车辆维修清单一式两联，第一联由修理厂保存结算，第二联由车队保留。 2.车辆维修费用按《车辆管理制度》规定严格执行。 车辆型号 车辆号码 累计行驶里程（公 里） 编号 请修人
辆维修申请单（二）
年 月 日 送修单位 车辆型号 车辆号码 累计行驶里程（公 里） 编号 请修人
维修故障内容 维修店负责人（签字） 本次维修金额（元） 鉴定结果： 行政部意见： 总经理意见： 23
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说明： 1.车辆维修清单一式两联，第一联由修理厂保存结算，第二联由车队保留。 2.车辆维修费用按《车辆管理制度》规定严格执行。
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2013年9月
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