会务人员岗位职责

1.0 目的

规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。 2.0 范围

适用于腾讯管理处会务人员。 3.0 职责

岗位 类别 岗位职责 备注 1、会议室日常检查 2、会议室预定及会议协调 3、接受各种会议相关工作的报障 4、负责会议室的各类环境卫生监督及整改 会议类 5、文印区、报刊架、邮件区的物资整理 6、每天下班前进行当天会议数据统计 7、周报.月报数据整理 8、公共区域资产管理（OA设备类） 周报月报输出、 会务日常检查表、 会务人员 接待类 9、接待会议室工作支持（名牌制作、会议室设备检查、物资摆放等） 10、重要来访客人的会务支持（访客指引、茶水服务等） 11、保持接待各类物资充足 12、工作环境检查 经理室 13、经理室日常会务支持 14、温馨卡片（建议和需求收集） 15、部门重要的会务工作支持 其它BU 会务支持 16、其它活动的会务支持（如：生日会） BU支持需在保证公司会议和接待工作不受影响下进行 按接待标准执行

4.0 工作流程

工作时间 8:30-9:00 经理室服务 工作内容 经理室整体环境检查；物品补给 会议室环境整体巡检工9:00-9:30 会前检查 作（参考：工作细则5.1.1 ） 会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2） 标准 《经理室会务工作细则》 《会议室物资摆放标准规范》 《会议资源管理规定》 巡检内容： 9:30-11：40 不定时巡查 办公区、茶水间、休闲区环境巡检，并执行项目节能推进工作。节能巡检内《会议室物资摆放标准规范》《会议资源管容见 理规定》 按会议预定时间分楼层巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 12：00-13：30 午休 会议室环境整体巡检工13: 30-14:10 会前检查 作（参考内容：工作细则5.1.1 ） 会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2） 《会议室物资摆放标准规范》 《会议资源管理规定》 巡检内容： 14:10-17：00 不定时巡查 办公区、茶水间、休闲区《会议室物资摆放标环境巡检 准规范》《会议资源管按会议预定时间分楼层理规定》 巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 1.了解第二天会议预定情况并做好相关准备。 17:10-17:30 2.完成当日楼层日报表、物资消耗登记表。

5.0 工作细则 5.1 会议会务工作

5.1.1 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、

电话等物品摆放整齐，增补相应的文具；设备设施正常（投影仪、音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号）；环境设施整洁（如窗帘、饮水机、绿植等）；室内各类指示牌（手册、温馨提示等）挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味；

5.1.2 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即

时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。

5.1.3 会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时，须在3分钟内到达会场、了解

具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。 5.1.4 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、

发现问题督促清洁人员及时整改。

5.1.5 会务人员在每次巡查楼层时，需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架，保持各区

域的物品摆放整齐。

5.1.6 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目，

在OA系统上查看下个工作日的会议预定情况，安排好第二天的工作计划。 5.1.7 每周一会务人员输出上一周的工作总结，制定本周工作重点；每月第一个工作日输出

上月的月报表

5.1.8 公共区域资产管理: 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管

理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向7000平台或资产管理员反馈。 5.2 接待会务工作

5.2.1 会议室接待工作支持：当有接待任务时，由会务主管发出接待会议通知单，接到会议

通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进行：

①矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前1小时摆放好）； ②会议桌椅.设备.文具、姓名牌等物品（会议前1个小时摆放好）；

③会议设施设备，如麦克风、投影仪等（会议前1小时调试完成）； ④空调（会前1小时开启，并调试温度为26℃）；

⑤会服人员于会前30分钟到岗，在门口迎候，当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

⑥会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。 ⑦如遇全天会议，会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。 ⑧会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作；检查是否有遗失物品和文件，及时交与接待负责人处理；会后将会议物资整理好，关闭空调、照明、设备等。

5.2.2 当公司有重要来访客人，会务人员接到需求时，到前台将客人引导至会客地点，提

供茶水服务；会谈结束后，指引访客离开公司。

5.2.3 会务人员需要每天了解接待物资的储备情况，当出现物资预警时，需及时向会务负责

人提出申请需求。 5.3 经理室会务工作

5.3.1 工作环境检查：每天早上8：30分至各经理室检查环境卫生，做好物品摆放（未经得

允许，文件类禁止翻阅和整理）；

5.3.2 报刊、信件发放：每天早上8：40将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上，

以供经理翻阅；当经理有信件时，会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面，告知经理本人及时查阅。

5.3.3 办公用品检查：每星期不定期至各经理室检查办公用品.

需要经常检查并领用的易耗品：签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。一旦发现物品缺少，马上到对口部门领用并及时补给； 需要经常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出现缺口、纸篓是否老化或破碎；订书机、计算器、灯具是否能正常使用，水壶是否保温。

5.3.4 临时性服务:会务人员通过RTX、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后,需在2

分钟内响应。

5.3.5 经理室日常会务支持:接到经理室会务需求时，应对经理室提供必要的服务。内容包

括茶水服务、记录所使用的纸笔，以及经理室所需要的其他物品。

5.4 其它BU会务工作支持： 5.4.1 各BU的大型会议，会务支持

5.4.2 各BU的生日会工作支持。 5.4.3其它会务类工作支持。

会议室资源管理规定

会议室物资摆放标准规范

会议接待标准化操作规范