办公室相关工作流程

一、人事相关工作

1、员工招聘流程：

人员招聘目前主要有现场招聘、网络付费招聘、网络免费招聘、劳动力市场招聘，公司目前主要采用的是现场招聘和网络免费招聘相结合的方式。

各部门书面提出岗办公室审发布招聘信息 人事专 位需求和职位要求 核 /现场招聘 员面试 业务总经 用人部门人员试用 理/分管 主管面试 总裁批准 工作要求：接到招聘申请后一周内发布招聘信息或人才市场现场招聘。

2、员工入职手续：

项目 1、如实提交个人资料 内容 应聘面试表 身份证复印件 学历证复印件 原单位离职证明 健康证明（体检表） 2、办理担保手续 担保协议 一式三份，由担保人详细填写并盖担保人单位或居委会公司提供文本 公章；担保人须拥有独立民事能力、有稳定收入来源，女性担保人年龄45岁以内，男性担保人年龄50岁以内 担保人身份证复印件 3、签订劳动合同 4、安排工作岗位及后勤服务 劳动合同 服务承诺书 安排工作场所 公司 公司 所在部门/办公室 一式二份 办公用品、办公资产领用，公司相关规章制度的学习，公司概况介绍（办公室）； 工作内容及岗位职责（用人部门主管） 入住公司宿舍 办公室 签订住房租赁协议、缴纳住房押金并领取房间钥匙；协助员工代购部分生活必需品（床、电视机等） 5、建立员工 上述1～3项内档案 容 各人事兼管人员/办公室 一月内收齐，交办公室审核后由档案室保管 入职人员 要求复印清晰、真实 入职人员 二甲医院以上提供，当年有效，应届毕业生不需提供 提供方 公司 入职人员 入职人员 入职人员 备注 由入职人员详细填写并签字 要求清晰、真实 最高学历、真实 需原件（即有原单位红章），应届生为就业协议书 要求：以上手续应在入职后一个月内办理齐全，一月内未交齐者工资暂缓，转正时仍未交齐者

予以解聘。

3、员工转正流程：

试用期结束前一周 领取转正申请表及考核 试卷 员工自我小结、完成各项测试 所在部门主管考核、评价 人事主管核实工作情况及测试成绩等 发转正通业务总经理/分管办公室提出是 知书 总裁审批 否转正建议

工作时效要求：员工转正资料交至办公室后，二个工作日内审核资料是否完整/测试成绩是否合格，符合要求的提出转正建议（含薪资和转正日期），资料不合格的列出全部要求补办的手续和资料，退至各业务部门人事兼管员。

员工转正后，办公室必须在员工生日当天早上送上贺卡并代表公司和领导对员工表示感谢和祝愿。

4、员工的晋升（加薪）：

用人部门提 名晋升（加 薪）人选 本人填写晋升（加薪）申请表 所在部门主管考核、评价 人事主管与所在部门主管沟通，征询意见 业务总经理/分管总裁审批 晋升（加薪）通知书

5、员工离职手续：

员工提出辞 职申请（填写同意 《员工辞职申请表》） 工作内容交接 部门主管/业务总经理在《员工辞职申请表》上签署意见 办理移交(填写《员工离职移交清单》) 办公资产交接 应收款情况审核 人事档案、社保、钥匙、宿舍水电 部门主管签字 所在部门/办公室签字财务主管签字 办公室签字 开具离职证明、离职手续存档、停缴社保、档案费用 业务总经理/分管总裁在《离职移交清单》 上签署意见 必要时 审计室作离职审计(业务员、部门主管、技术人员等重要岗位人员) 工作要求：员工离职时督促办妥各种移交手续，审核齐全后方可开具离职证明、结算工资等。

6、人事代理关系的建立：

员工人事代理关系的建立是指员工转正后，由人事部门将其个人人事档案转至公司在人才开发中心的户头下，并通过人才开发中心与其建立人事代理关系的手续。

本人填写社（杭州/萧山）人 交办公室 邮寄 保、档案转移才开发中心开具人事档案所在地 将员工档案寄至（杭州/萧山）人才开发中心 调档函 申请表 送交至公司档 或 者 案室存档 若员工个人人事档案由其本人保管 人事主管填写人事代 理表至人才开发中心办理人事代理 工作要求：入职时即与员工说明转档和人事代理的情况和要求，督促其在转正后一月内办妥档案转移和建立人事代理关系。

7、人事代理关系的解除： 部门人事兼管人员及时员工离职后 人事主管提交人事代（杭州/萧山）人才开发中心解除人事代理关系 由其本人至人才开发中心办理转移或个人委托 提交人员离职信息 每月10日前 理关系转移表、离职证明、劳动合同原件

8、 社会保险关系的建立：

员工社会保险关系的建立是指员工转正后，经公司同意后为其办理缴纳社会保险金（包括养老保险金、基本医疗保险金、重大疾病统筹金、失业保险金、生育保险金、工伤医疗保险金）的过程。

建立人事代理后 人事主管签署建立社保关系 送业务总经理/分管总裁审批 同意 人事主管填写缴纳社保申请表并盖章 （杭州/萧山）社保部门建立社保关系 的意见

根据社保基数调整应缴费用 当月工资中代扣个人应缴费用 工作时效要求：员工转正后，人事档案按要求转到公司指定的人事管理中心后，经核准，可以补交自入职以来的社保（一般为三个月），转正当月完成开户和补交。

9、社会保险关系的解除：（各部门人事兼管员应及时提供人员离职信息）

人事主管填写解停当月社保 办理离职手续后 除社保关系申请每月10日前 表并盖章 杭州社保部门解除社保关系并将社保手册归还其本人 萧山开发区管委会留存申请表备份 杭州社保部门解除社保关系并将社保手册归还其本人 工作时效要求：每月9日以前离职的，停当月社保和人事代理，10日以后的停下月社保和人事代理。

10、女工生育保险的报销：

本人提供生育保险报销各种凭证资料 人事主管填写生育保险报销申请表并盖章 送交社保部门审批、报销 社保部门将生育保险金打入公司帐户 根据核报费用与员工进行结算（扣除社保个人应缴部分，含产假工资） 核报生育保险应提供的凭证资料：病历本、准生证原件及复印件、身份证原件及复印件、婴儿出生证明、医疗费用收据及清单、医院产假证明。

时效要求：在提交的资料完整后五个工作日内送交社保部门审批。 11、考勤管理：

加班单 部 门 ＜ 5 天的事假请假单 主 请假单、结婚证明、医院证明等

＜3天的病假请假单、医院证明 结婚证明、产假单、医院证明、准生证 ≥3天以上病假、≥5天以上事假 管审批办公室存档 部门主管审批 业务总经理审批 请假单、医院证明等 业务总经理、职能部门主管请假 分管总裁审批办公室存档 要求：每月5日前核查各部门考勤卡，按部门整理并归档

二、行政后勤工作流程

1、资产管理 公司资产包括固定资产和低值易耗品两大类：

固定资产为单价2000元以上的资产，如电脑、空调、打印机、房产、车辆等。低值易耗品为单价200-2000元的资固定资产管理。固定资产每年盘点一次。

（1） 固定资产购买

使用人提 出购买申请 所在部门主管初审 业务总经理/总裁审批 办公室调配/购置 有可调配资产 无可调配资产 报销入账 使用人办理借用手续 办公室进行固定登记编号 办公室委派专人购买

（2） 固定资产报修报废（主要为电脑、传真机、打印机、空调等）

使用人填制报修单 网管/行政主管提出检修或报废建议 报废 办公室主管确认 维修 自行修理或送修 交付使用 行政主管填制报废单 总裁审批 报损

（3） 低值易耗品管理

使用人提 出购买申请 所在部门主管初审 业务总经理/分管总裁审批 办公室调配/购置 有可调配资产 无可调配资产 报销入账 使用人办理借用手续 办公室进行登记编号 办公室委派专人购买 时效要求：固定资产、低值易耗品、办公用品等的购置和维修，在申请单核准审批交至办公室后一周内完成（不需购置、更换配件的一天内完成）。

2、 宿舍管理

从公司实际情况出发，为员工解决住宿的后顾之忧，公司租用友谊学校一幢大楼作为员工宿舍。大楼配有电子门禁及相应的传达室和环保人员，对宿舍大楼的安全卫生负责。办公室做好员工宿舍的修缮，房租及水电费的收付等。员工住宿原则上根据先办手续后入住的原则，房源充足时可单独租用一套。员工需租住宿舍的，提出申请后一天内办理手续。

员工租/退宿舍手续：

办理入职手续 人事主管确认 签订入住协议 交房屋押金财务开具收据 领取钥匙和门卡，入住 办理离职手续 按时交清个人水电费 从当月工资中代扣下月人事主管确认 退房（交钥匙、门卡、结清水电费） 员工提交押金收据 财务退还押金 离开宿舍

3、 邮件寄发管理：

内勤 信件送至 办理续人员 办公室指定桌面 内勤人员按要求进行邮件登记 邮局/快递公司取件 办公室保留底单备查 邮寄信件应放至办公室指定位置，快件应在每天16：00前、平信挂号信应于每天12：00

以前放至办公室，挂号信应在信封右上角注明“挂号”字样（个人邮寄信件、物品费用自理，并应事先说明）。交寄人员应在信件登记本上按邮件的性质分类进行登记（部门、寄件人、内容等），办公室当天代为寄发。16：00之后拿至办公室的快递，如当日邮件已取走，交寄人员如无特殊需要，将视为第二天寄出，如属急件或有特殊内容的(特别是周末交寄的信件)，请与办公室人员说明，尽量联系当天寄出。寄件底单由办公室留存以备查询。

4、 印章管理：

职能部门主管/业务总经理签字 不符合要求 印章保管人盖章 填写《用章申请表》 每月归档《用章申请表》备查 非格式文本经法务室审核签字

5、 加班订餐/住宿：

需要加班订餐时，由部门主管于当天16：00前报至办公室；原则上加班不安排接送车辆，需回杭州市区或家住萧山路途较远的人员，可由办公室安排入住公司宿舍客房。 办公室订餐 确认需住公司宿舍人数/性别 告知宿舍管理员 入住 部门主办理续 通知 管统计 班人加数

6、 借车管理：

部门应公务需要借用公司车辆半天以上，应提前一天填写《派车申请单》，说明使用人、用车时间、目的地、用车事由，经所在部门业务总经理批准后，由办公室统筹安排相关车辆及司机。部门按公司规定支付车辆使用费，油费、违章罚款自理。 用车部门办理续 填写《派 车申请单》 业务总经理签字 办公室根据实际情况调配 交接车辆(交出) 交回,检查是否有碰撞等车损情况 车辆使用费结算

三、档案管理： 1、归档管理：

不完整、不符合要求 各部门整理归档资料 列出交接清单 档案室进行清点复核 双方交接签字（必要时监交） 日常查阅管理 录入电脑备查 档案室重新整理、编目 工作要求：档案归档必须履行交接手续，双方现场清点、核对所交存资料的目录及具体内容，含页数、份数、原（复印件）等。档案室将收到的资料重新分类整理，建立档案目录，内容应包括立卷日期、文件类别、所属部门、编号、内容、数量、原件/复印件、保管期限、档案柜号等，放入相应的文件盒/柜，并录入电脑以方便查阅，应在交接后第二天完成。

2、档案查阅：

填写《档案借阅申请单》 职能部门主管/业务总经理签字 续借审批 逾期未还应办理续借手续 档案借出 经业务总经理/分管总裁签字同意 办公室复核同意 档案室调出档案就地查阅

工作要求：档案归还后，要当场重新对照目录作逐一清点核对，发现短少、损毁等情况由借阅人签字确认并负责查明原因，档案员应将情况报告办公室主任，采取补救措施，对相关责任人员进行教育、处罚。

四、网络管理：

1．使用权限/系统功能调整审批流程：

使用人填写权限审批/调整单 部门主管审核 业务总经理/分管总裁审批 管理员存档 使用人确认 网络管理员调整

工作要求：根据审批后的权限审批单，一天内完成系统权限的设定和调整。

2．用户名注销：

人员辞职/调离 本部门填写权限注销单 主管确认 业务总经理审核 网管员注销存档

工作要求：人员调岗/离职后当天注销用户名

3．系统使用规范 ① 系统管理员不得随意分配用户权限，也不得随意增减权限功能，必须凭“权限申请单/权限调整审批单”进行用户权限分配，并在审批单备注栏里填写相应登录名、生效时间等记录。

② 每位员工对本人使用的用户权限负责，实行登录名负责制。每位员工务必管理好自己的登录密码，并且进行定时修改。登录密码长度一般须大于5位，最好是字符、数字、标点的组合。

③ 如有事离开电脑时，必须及时退出泛恩医药系统，以避免他人使用。

④ 为了保证数据的真实性和完备性，员工平时操作时应当认真谨慎。一旦发现自己操作有误，应立即将详情反映给网络管理员，进行相应的调整和修补，涉及到财务数据的调整应经财务管理中心主任签字确认后方可调整或删改。

人员安排如下： 姓名 钟玲妹 岗位 行政主管 联系电话 82695026 工作职责 日常行政事务\\宿舍管理\\会议室管理\\固定资产管理\\办公设施维护、修缮\\后勤管理等 丁志朋 人事主管 82695026 人员的招聘\\薪酬管理\\入职、离职手续办理\\人事社保转移\\网站组稿\\文体活动组织 求钦霞 行政助理 82697621 考勤管理\\工资造表\\印章管理(珍诚公司章)\\季度考核落实\\人事、社保档案建档,费用分摊 吴沈君 网络主管 82695069 网络管理\\系统维护\\电脑打印机等采购维修\\计算机相关知识培训 平面设计/硬件管理 档案管理 郭跃峰 应意林 82695026 82695020 硬件维护、保养\\网页设计\\包装彩页名片等平面设计 日常办公用品采购\\复印机管理\\档案的归档、借阅管理\\外来信函、文件的收发管理 司机 陈雷 82697621 日常公务用车\\车辆保险、年检、保养、维修\\重要来宾接待安排\\办公场所的安全保卫