迎新
晚 会 策 划 书
共青团河南师范大学委员会
学生社团联合会
二〇一一年九月二十四日
目录
基本情况 工作分组 执行与流程 资金预算与成本控制 应急预案 附录
一、 基本情况
活动名称 活动形式 活动背景 予极大期望和关注，社会各界支持教育事业发展； 活动主题 活动目的 活动时间 活动地点 梦想•奋斗•情融师大 欢迎新生到来，增进师生情谊，展示学校魅力 2011年10月15日19时30分至21时30分 塑胶田径运动场 大一全体新生及辅导员、学校有关领导、社会媒体、关心活动对象 教育事业的有关人士 活动举办方 河南师范大学（主办方）；河南师范大学社团联合会（承办方）；**公司（赞助商）、**电视台（合作伙伴） 河南师范大学2011级迎新晚会； 文艺晚会 2011级新生满怀希望、热情来到新校园，学校对新生给
二、 工作分组
分组指挥组 名称 构主席团 成 负责人 统筹、协调、监督、整个按时、按质、职活动；信息按量完成准备能 上传下达；工作 组织管理全部分组 备指挥组为活动指挥中枢；八个部门贯穿活动始终；负责人可以根注 据实际情况对人员进行安排调动 执行工作 后续工作 高效、准确完成及时、快速完成主席 副主席 副主席 副主席 八个职能部门 准备组 执行组 处理组 前期 中期 后期
三、 执行与流程
阶任务项目 段 场地申请 指挥组、办公室 12时 10月13日拉赞助及协议签订 外联部、纪监部 24时 10月13日7确定与会嘉宾 指挥组、办公室 时 请柬、工作证设计、内宣部、网络部、制作 前晚会节目、演出人员、编辑部 各 执行主体 间 10月10日 完成截止时备注 10月12日部部24时 长要切实期 司礼人员筛选，演出指挥组、文艺部、10月13日8履行实施细则并形成文本印发 道具等资源采购 外联部、纪监部 15时 音乐、视频及宣传材网络部、编辑部、料制作 召开新生班干部通气指挥组、办公室 会 16时 策划部 完成10月13日任15时 务；策划部 时 职责，10月13日按时10月13日完成时间校内外宣传及媒体接内外宣部、编辑部 洽 请柬发放 办公室 10月14日可以24时 灵活10月13日8调时 场地布置 策划部 17时 召开动员会 指挥组 17时 指挥组、文艺部、第一次彩排 策划部 指挥组、文艺部、第二次彩排 策划部 晚会前会议 器材、道具搬运及安策划部、文艺部 放调试 舞台布置 中期 司礼、安全、秩序维护及后台（特效、灯纪监部及相应人员 光、音响等）人员到位 策划部、文艺部 18时 17时 指挥组 19时 10时 21时 能影10月13日响下一步整，10月15日但不10月13日工作；10月14日各部门工10月14日作人员可10月15日以根据实10月15日际情况进行调10月15日动；18时30分 安全第一 10月15日嘉宾及师生座位布置 策划部及相应人员 19时 10月15日嘉宾接待 指挥组、办公室 19时 纪监部及相应人员10月15日师生入场 （含各班组织委19时10分 员） 10月15日主持人、演员演出准演员及相应人员 备 10月15日正式演出 演出结束，领导及嘉欢送嘉宾，鸣谢赞宾发言，鸣谢赞助单助单位 位 感谢并欢送领导、嘉主持人、师生 宾 后期 左右 10月15日组织师生有序退场 纪监部及相应人员 21时45分左右 21时40分 左右 10月15日 21时30分 演员、主持人、各19时30分组各司其职 整 10月15日 19时 10月15日打扫卫生 八部门 22时左右 10月15日收纳并归还演出设备 八部门 22时30分 10月16日8整理各类票据等材料 召开总结会议并表彰指挥组、八部门 表现优秀个人（团体） 向学校汇报工作 指挥组 15时 时30分 10月16日办公室 时 10月16日9
四、 资金预算与成本控制
金额项目 规格 数量 成本控制 （元） 重复利用以往宣传展板 横幅 幕布 计算机、投影仪（含租借、同学自愿投影布）、照相机等多媒体设备 气球 邀请函 证件 节目单 音响 灯具 烟花、烟雾、鲜花、荧光棒等舞台效果增强道具 - - 团购 1000 - - - - - - 500 100 4 淘宝购买 外包 外包 外包 租借 租借 250 100 200 90 800 900 - - 提供相结合 600 2*3 1*6 4*10 2 展板 7 1 材料 批发、再利用 重复使用以往200 150 100 嘉宾接待 服装、化妆品等 剪刀、纸张、笔记本、胶带、胶水等杂物 照相及视频拍摄 各类材料印刷 照片冲洗及视频制- - 固定商家 租借 400 - - 同学自愿提供与购买结合 100 - - - - - - - - - 外包 外包 外包 淘宝购买 - - 300 100 400 500 500 6690 作 奖品 其他 总额 - - - 在不影响晚会质量前提下，尽量节约；鼓励工作人员自我奉献小物品；充分调动学校资源；鼓励非急需品网络团购；利用微博等网备注 络等新兴媒体进行低成本宣传；与商家签订长期合作协议；舞台要适当加高，避免后方观众看不见
五、应急预案
本着为全体师生及与会人员负责的态度和防患于未然的原则，特制定本方案。
1. 实行入场安检制度，入场人员需出示有效证件并不允许携带无关用品
2. 入场前对场地全面检查，消除安全隐患 3. 将活动细则及应急预案通过班委告知每一位学生 4. 预留适当资金，以备不时之需 5. 准备一定数量医疗箱
6. 晚会之前遇到恶劣天气，宣布晚会日期推迟（提前做好天气情况记录工作，极力避开恶劣天气）
7. 晚会中途遭遇恶劣天气，宣布天前结束，各组提前做好散场工作准备
8. 嘉宾中途耽误，排除人员前往接洽迎接 9. 提前与各班委沟通，保持联系
10. 晚会断电，立刻启动备用电源，期间各组做好秩序维护工作并请求班委协助
11. 演出设备故障，更换使用备用或替代用品，更换维修期间由主持人进行现场互动；如故障难以短时间排除，更换备用节目或者直接进行下一节目
12. 学生发生冲突，立即制止并现场调解，调解失败则将当事人带离处理；如果冲突升级，立即报告校方，必要时报警
13. 准备好灭火工具及及灭火材料，由专人负责，如遇火险，各组务必保持观众情绪稳定，及时快速排除险情；必要时有序疏散并报告火警
14. 实行活动现场巡查制度，及时发现并处理不稳定因素 15. 其他未规定方面，由指挥组根据实际情况制定并发布
六、附录
1.工作人员基本信息
姓名 …… 备注 即时通讯工具构建通讯平台 2.节目单
联系方式 …… 姓名 …… 联系方式 …… 所有公工作人员应尽职尽责；务必保持通信畅通；利用节目演员 名称 …… …… …… …… 上台衔接节目 时间 …… …… 备用节目 1魔术○（以赞助商提供的商…… 品为演出道具并作为与观2趣味但不众互动的奖品）○低俗的恶搞类节目（脱口3秀、校园风、舞蹈混搭）○4军训优秀学员汇报表演○教师队伍趣味节目 3.活动细则 4.邀请函
5.活动场地平面图 6.商家协议
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