教材管理信息系统的设计与实现

教材管理信息系统的设计与实现

[摘要]:本文主要论述了高等院校教材管理计算机信息系统(简称MIS—Management and Information System)的设计思想与实现方法，由于本系统具有使用方便，操作简单，安全稳定，工作流程清晰合理，并与用户熟悉的工作方式相一致，用户无需培训即可方便地使用该系统进行工作，深受用户的欢迎。

[关键词]:高校教材管理 信息系统 系统设计

一、概述

我国高等学校的教材管理工作，在各高校一般是由教务处下属的教材科负责完成，其主要工作内容包括：每学期的教材计划制定、教材采购、教材入库、教材领用、记账、结算等一系列的工作。由于在高校中专业设置门类多，各专业每学期开设的课程种类也较多而且互不相同。因此，教材科每学期所涉及管理的出入库教材种类少则几百种多则几千种，经手的教材册数少则几千册多则几万册。特别是近年来，随着我国高等教育规模的不断扩大，高校学生人数迅速增加，使各高校的教材管理工作更加繁重。

据调查，到目前为止，我国还有许多高校，甚至一些重点院校的教材管理工作仍为手工管理方式，这种管理方式不但与现实高校教材管理业务的需求不相适应，而且也与高校信息化建设的发展趋势不相适应。因此，高校教材管理人员目前迫切需要一套方便、高效的计算机化的管理信息系统来代替他们繁重、低效的传统手工管理方式，并最终实现教材管理的全面自动化。

鉴于上述需求，一方面，我们对高校教材管理业务进行了详细调查，另一方面，又对以前推广的教材管理系统失败的原因作了进一步的分析，并采用比较先进的现代计算机软硬件技术，设计开发了一套具有方便、高效、易用等特点的“高校教材管理信息系统”。

二、高校教材管理的业务流程与数据流程

经调查，各高校教材管理的业务流程及数据流程都大同小异，其基本流程如下图1和图2所示。由图可见，原教材管理业务及数据流程清晰顺畅，基础数据完整，管理规范，因此，在计算机化的教材管理信息系统开发中，可基本不必改变原系统的处理流程，而只需根据计算机信息处理的特点，将原系统库存管理中所使用“分帐”数据的重复登记处理过程去掉，用户如需查询“分帐”库存管理中的数据，可由计算机自动从“总账”和“出库单”的数据库文件中随时提取。这样做既可提高入出库数据查询的准确性、及时性、方便性，又可使管理人员摆脱重复、

繁琐、易错、量大的分帐数据登记的机械性重复劳动，从而提高系统的工作效率。

三、教材管理信息系统的设计

1.功能模块设计

根据上述我们对教材管理业务流程和数据流程的调查分析，并根据模块划分原则，同时考虑到用户对新系统的易学易用性，我们将新系统划分为六个功能模块结构：

（1）“教材计划”模块：包括对教材计划数据的录入、编辑、修改、查询和打印功能，其中打印功能还包括由计划自动生成的“订书单”打印。

（2）“总帐”模块：包括入库流水帐（即总账）数据的输入、修改、查询和打印，并可选择入库教材打印入库结算单，送报财务处与书店资金结算。

（3）“分帐”模块：只提供书库库存中每种教材的入、出库数据及现有库存数据的查询。

（4）“出库”模块：包括出库单数据录入、查询、修改和出库单打印功能。

（5）“结算”模块：包括按班级进行的学期教材费用结算和毕业班教材费用汇总结算表打印。

（6）“系统维护”模块：包括系统初始化设置，如新学期各种数据表的建立、权限设置、口令设置等；系班名维护包括系名、班级名的输入、删除、添加等；系统数据维护包括系统数据表备份、删除、整理等功能。

2.数据库设计

根据系统功能的实际需求，用户操作的方便性，以及系统数据存储的安全性及效率等因素的综合考虑，我们共设计了如下几个数据表：（1）学期（学期号，学期名）；（2）系别（系号，系名）；（3）班级（系号，班号，班名，人数，学制，备注）；（4）课程（课号，课程名）；（5）教材计划（学期名，系号，班号，课号，书号，数量，备注）；（6）总账（日期，书号，入库数量，单价，总金额，备注）；（7）书库（书号，书名，作者，出版社，出版时间，版次，单价，库存数量，备注）；（8）出库单（学期名，系号，班号，日期，书号，出库数量，经手人，备注）。

3.输入设计

在输入数据的界面设计中，我们充分考虑到用户数据输入的方便性与快速性要求，给用户数据输入提供了多种快速输入方法。

4.输出设计

输出界面设计思想同上；输出报表格式设计按用户要求内容和格式输出。

四、系统实现及特点

1.开发工具及运行环境

由于Delphi的技术先进性和强大的功能，我们决定采用Delphi7.0作为系统开发工具，系统运行环境为Windows 9x以上的Windows系统平台。

2.系统特点

（1）系统的人机界面友好，操作简便，直观的图形界面所见即所得。用户在使用新系统时有着天然的熟悉和亲近感，凡使用过Windows的用户几乎无需培训即可使用本系统进行工作。

（2）巧妙的数据库和模块功能设计，基本做到使基础数据一次输入多次使用，用户的数据输入量大大减少，这不但减少用户的工作量，提高了系统工作的效率，而且避免了由于同一数据的多次输入不一致所造成的数据混乱。

（3）强大的模糊查询功能，用户只需输入与系统记录数据相关的最简单条件，系统立刻会帮助用户找到所需的相关记录；自动统计和计算功能，使用户无需作任何帐目计算，即可得到统计、汇总等计算数据，大大减轻了教材管理人员的工作负担和劳动量。

（4）系统的稳定性好、容错性强。系统提供了强大的检错纠错功能和联机帮助功能，以帮助用户修改纠正错误，正确使用系统。

（5）系统的安全可靠性好。系统除了提供每次退出系统时的自动数据备份以外，还在系统维护模块中提供用户所需的软、硬盘定期备份功能；另外，系统的权限及口令设置功能，限制了非法用户进入系统，使系统由专人专职负责，保护了系统数据的安全性和可靠性。

（6）由于系统功能模块的独立性强，块间耦合弱，因此系统结构简单，可维护性好；又由于系统开发工具Delphi技术的先进性和强大功能，使系统的升级性好。

五、结束语

本教材管理系统所具有的方便、高效、安全、稳定、易学易用等特点，在河南财经学院教材科使用三年多来，反映良好。它不但大大减轻了管理人员的工作量和劳动强度，提高了工作效率，而且由于系统提供的教材需求和库存信息及时准确，使教材科管理工作的质量明显提高，得到有关领导和师生的好评。目前，河南财经学院校园网正在建设之中，我们也正在积极准备将系统升级为网络版的教材管理系统以进一步推进高校信息化建设的进程。

参考文献：

[1]黄梯云.管理信息系统.高等教育出版社，1999.

[2]陈广宇.管理信息系统应用与开发.中国人民公安大学出版社，2000.