1 范围
本程序适用于哈飞汽车股份有限公司（以下简称哈飞汽车）。
本程序适用于哈飞汽车股份有限公司辅料、机具备件、办公用品、IT耗材等实行ERP结算物资的订单管理。 2 目的
旨在加强公司非生产采购订单的管理，以达到保证质量、准时交付、满足生产的目的。 3 术语和定义
3.1 非生产性物资订单管理：指非生产性物资从订单生成到交付的全过程管理活动。 4 职责
4.1 采购管理部门：
4.1.1 负责维护系统订单生成数据搭接（物料、供应商、价格等）；
4.1.2 负责采购订单的制做、发放、交付过程监控，确保物料按时、按质、按量到达需求部门；
4.1.3 负责供应商开票通知单及发票的审核。
4.2 供应商：接收采购订单, 按要求送货到指定地点。
4.3 质量部：负责对生产用辅料按质量标准进行判定，确保供应商所供物料满足质量要求。 4.4 需求部门：负责按采购订单对物料进行领取验收使用。
4.5 财务部：负责采购订单价格及开票通知单审核、货款的挂帐支付。 5 工作要求及程序 5.1 工作程序
5.1.1 采购管理部门根据审核后的需求制做《采购订单》（见附录B.1）并发放、跟踪。 （1）采购订单生成前准备，采购订单基础数据搭建: 1）建立物资采购目录；
2）维护ERP系统的物资采购价格； 3）负责供应商ERP系统物资关联。 （2）采购订单的制做:
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1）根据审核后的采购需求制做采购订单； 2）对错误订单在系统中及时进行关闭处理；
（3）采购订单的发放:发放采购订单给供应商,并与供应商交流订单信息，及时修正供应商提出的异常订单。
（4）采购订单的跟踪:落实发放采购订单的交货状态，发现异常及时处理，确保公司生产、维修需要。
5.1.2 供应商接收采购订单, 按要求送货到指定地点。
5.1.3 质量部对生产用辅料按标准进行入厂验收，确保产品质量。
5.1.4 需求部门按采购订单对物料进行验收，验收不合格的物资，由采购管理部门填写《非生产性物资退、换货记录表》（见附录B.3）,并做好跟踪追料工作。
5.1.5 财务部对采购订单价格进行审核，确保采购订单价格正确后生成开票通知单（见附录B.2）。
5.1.6 采购管理部门审核开票通知单无误后 ,签字确认交财务部挂帐。 5.1.7 财务部审核供应商开票通知单、采购订单、发票无误后，挂账付款。 5.2 工作流程
5.2.1 非生产采购订单管理流程 （2）非生产采购订单管理流程图见图1。
图1 非生产采购订单管理流程图
（2）非生产采购订单管理流程说明见表1。
表1 非生产采购订单管理流程说明
序号 1 2 活动名称 执行者 执行时间 1个工作日 1个工作日 1个工作日 1个工作日 1个工作日 1个工作日 输入物 审核后采购需求 参考文件 交付品 采购订单 物料 盖质量审核章采购订单 已接收采购订单 开票通知单 开票通知单 制做采购订单并发放、采购管理部门 跟踪 接收采购订单,按要求供应商 送货到指定地点 入厂验收，合格到步骤4，不合格返回步骤2 质量部 采购订单 3 物料 质量标准 4 5 6 验收物料 审核价格，生成开票通知单 审核开票通知单 需求部门 财务部 采购管理部门 物料 采购订单 开票通知单 2页 如有你有帮助，请购买下载，谢谢！ 7 6 记录 序号 1 2 3 审核挂账付款 财务部 1个工作日 挂账单据 结算挂账 记录名称 采购订单 开票通知单 非生产性物资退、换货记录表 格式 附录B.1 附录B.2 附录B.3 记录编号 HF-CG14-R01-01 HF-CG14-R02-01 HF-CG14-R03-01 管理部门 采购部 采购部 采购部 保存期限 1年 1年 1年 7 附录
附录A 参考标准
无。 附录B 记录模板 附录B.1 采购订单 见表B.1。
表B.1
标准范本见附件B.1。 附录B.2 开票通知单 见表B.2。
表B.2
标准范本见附件B.2。
附录B.3 非生产性物资退、换货记录表 见表B.3。
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表B.3
标准范本见附件B.3。 附录C 引用文件列表 见表C.1。
表C.1
序号 参考文件 文件编号 管理部门 4页
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附则
本程序起草单位：采购部 本程序起草人：李艳红 本程序审核人：邵百苕 本程序批准人：刘正均 发布/修订记录 发布/修改日期 实施日期 变更理由 修订内容 5页
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