外贸部管理制度

第一章. 外贸部职能

部门名称:

外贸部 直接上级:

总经理 部门本职:

组织, 完成公司的年度销售任务.

一.主要职能:

1. 制定年度销售计划, 进行目标分解, 并执行实施; 2. 管理,督导外贸部正常工作运转, 正常业务运作;

3. 建立各级顾客资料档案, 保持与顾客之间的双向沟通; 4. 合理进行外贸部的预算控制;

5. 制定业务人员的行动计划, 并予以检查控制; 6. 配合企划部作好木屋的推广, 促销; 7. 收集市场信息;

8. 做好合同尾款的回收;

9. 做好销售服务工作, 促进,维护与客户的关系; 10. 组织,完成各类产品的销售. 二.外贸部管理架构

总经理 外贸部经理 区域主管 区域主管 区域主管

三.外贸部职能说明书

A. 外贸部经理 直接责任:

1. 分析市场供应, 需求, 成交量等竞争状况. 正确作出市场销售预测报批; 2. 拟定年销售计划, 分析目标, 报批并督导实施;

3. 根据发展规划合理进行人员预备, 配备; 4. 汇总市场信息, 提报调整, 修改建议; 5. 关注所辖人员心态变化, 及时沟通处理;

6. 编审销售预算, 并对预算做过程控制, 降低销售成本费用; 7. 组织建立完成的客户档案, 确保业务人员离职后客户不丢失; 8. 指导, 巡视, 监督, 检查下属; 9. 定期向上级述职汇报;

10. 向直属下级授权, 布置工作;

11. 制定部门工作程序, 和规章制度, 报批通过后实行; 12. 制定业务员的的职务说明, 并界定其工作范围; 13. 负责业务员的工作程序的培训, 执行和检查; 14. 参加公司例会和有关销售业务会议;

领导责任:

1. 对外贸部工作目标的完成负责; 2. 对外贸部设置,人员合理性负责; 3. 对公司商誉负责;

4. 对销售指标的制定和分解合理性负责; 5. 对外贸部给企业造成的影响负责;

6. 对所属业务员的纪律行为, 工作秩序, 精神面貌负责; 7. 对外贸部预算开支的合理性分配负责;

8. 对外贸部工作流程的合理设计, 正确执行负责; 9. 对外贸部负责监督的制度执行情况负责; 10. 对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责;

主要权利:

1. 有外贸部的代表权;

2. 有对部门所属员工及各项工作的管理权; 3. 有向总经理报告权; 4. 对销售的现场指挥权;

5. 对所属业务员工作的监督检查权; 6. 对所属业务员工作争议的裁判权;

7. 对所遇业务员的管理,业务,业绩的考核权; 8. 对销售预算内经费的支配权; 9. 一定范围内的价格优惠权;

10. 一定范围内的突发事项的处理权;

B. 业务人员:

直接上级: 外贸经理 工作职责:

1. 严格执行销售程序, 规范销售; 2. 严格执行行为规范, 热情服务;

3. 对个人洽谈的客户, 负责售后跟踪及售后反馈及时汇报; 4. 对个人发生的订单, 负责催收尾款;

5. 接受客户异议和意见, 及时上报, 并协助经理处理; 6. 做好销售统计工作, 填报各项流程表格; 7. 听从经理的指挥, 执行经理发布的其他命令; 8. 完成公司下达的销售任务;

第二章 销售人事管理

一. 业务人员的招聘 二. 业务人员的培训

1. 试用期员工的培训 1) 公司产品知识; 2) 销售技巧;

3) 公司,外贸部管理制度培训; 2. 在职培训

第三章 业务人员的业绩考评办法

一. 接待来电 二. 接待来访 三. 销售分组

四. 销售业绩计算规则

第四章 业务人员的薪金, 奖励制度

一. 工资

1. 薪金的构成: 由岗位工资,绩效工资构成;(初稿)

1) 岗位工资: 1650元/月;

试用期工资: 岗位工资的80%; 2) 绩效工资: 700元/月;

①业绩部分: 350元; 按完成当月销售额的百分比计算.

②考勤部分: 100元; 全勤且无迟到早退(有病例病假,丧假,婚假等除外)按100%发放; 迟到或早退合计在3

次以内含3次, 事假1天以内含1天按50%发放; 迟到或早退超过3次,事假超过1天无考勤奖励

③行为规范及团队建设部分(此项以部门同事之间互相考评做50%依据): 150元; 服从领导管理, 无违反公

司及部门管理制度, 与同事关系融洽按100%发放; 轻微违反公司及部门管理制度,或者有与同事之间轻微发生情绪争执事件按50%发放;严重违反公司及部门管理制度,或与同事之间发生严重争执事情,无此项绩效奖励;

④执行力部分: 100元; 严格执行上级领导的命令,及公司下达的各项任务, 按100%发放; 未完全执行公司

的各项任务,及领导的命令, 视情节严重发放50%或无此项绩效奖励;

二 福利:

员工试用期满, 经公司及部门领导考核转正后, 在公司任职服务期间均可享受公司规定的有关福利待遇. 三 销售提成:

1. 提成的计算

销售提成=销售额*提成比率-应交所得税(可以用发票抵) 2. 销售提成的提成比率: 按销售回款额计发; 完成目标的0%-100% : 1%

完成目标的100%-150%: 超出部分按1.25%计发

完成目标的 150%以上: 100%以内按1%, 100%-150% 按1.25%, 超过150%部分按1.5%计算 四 特别奖励:

1. 季度销售冠军: 在 1月1日,4月1日, 7月1日,9月1日. 经统计上一季度完成销售额最多的业务员, 将发

放其销售额的1‰作为特别奖励; 年度销售冠军,年度内, 发放其销售额的1‰作为特别奖励;

2. 销售建议奖: 提供有关销售管理, 业务方面的书面建议(被公司采纳的), 将发放200-1000/次的奖励; 3. 特别奖励: 为公司提出合理化建议, 致使成本下降, 售价上升, 品牌提升, 由部门向公司申报奖励;

第五章 惩罚条款

以下行为构成过失, 将处以相应的罚款. 严重的将会导致解雇; 惩罚金只在绩效考核奖金或销售提成中扣除, 岗位工资不扣.

1. 在工作时间或在办公室内,长时间接打私人电话,或者接待私人探访超过30分钟; 2. 在办公室大声喧哗, 在非吸烟区抽烟; 3. 办公桌脏,乱,差或破坏清洁卫生,乱扔垃圾; 4. 工作时间睡觉;

5. 将个人情绪带入工作, 对客户或同事无礼; 6. 在工作中看与工作无关的书报杂志或网站; 7. 事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟;

8. 在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播打168等信息号码;

第六章 外贸部基金

一. 外贸部基金来源 1. 罚金

2. 公司拨划,分配剩余部分; 3. 关联销售代理佣金; 4. 部门自营利润; 二. 外贸部基金的管理

1. 外贸部基金属部门全体人员集体所有;

2. 设立专门账册, 由经理进行专人管理, 每月5日前向公司财务部负责人及总经理汇报;

3. 根据部门人员的流动情况, 以成为公司正式员工为界, 将金额核定到个人. 离开外贸时, 可领取其在外贸

部期间所占有的部分基金; 三. 外贸部基金的使用 1. 支付特别基金;

2. 支付部门全体成员参加的行动;

3. 支付部门员工生日贺礼. 标准为 100元/年.人 以内; 4. 部门建设需要, 公司不能支付的销售费用; 5. 支付部门全体成员表决,切合理的费用;

第七章 销售工具的领用, 使用, 管理办法

为使外贸部办公用品的采购, 领用合理化, 规范化, 并减少物品的损耗., 杜绝浪费. 根据外贸部具体情况指定以下制度:

1. 外贸部的所有办公用品由办公用品管理员统一领取, 建立个人帐户后领用.

2. 新进试用期的员工, 首次领用个人日常办公用品, 需向部门经理提出申请, 经同意后视实际情况发

放, 但金额不得超过50元; 试用期内, 每月领用办公用品应控制在15元以内;

3. 外贸部人员办公用品领用按以下标准执行, 但根据实际情况可由部门经理进行调节, 平衡;

经理: 每月30元以内, 每年不超过400元; 业务员: 每月20元以内, 每年不超过260元;

4. 须购买非日常性办公用品时, 须拟定计划书(急需物品除外), 经部门经理审批后由专人购买; 5. 办公用电脑, 照相机, 等办公设备的领用, 由领用人提出申请, 由部门经理批注后办理.

注意事项:

1. 采购申请: 应明示物品的名称, 规格, 估价价格等内容.

2. 所购物品由专人验收, 保管, 发放. 未经授权, 批准后的申报, 擅自采购的物品不予验收,报销; 3. 所有公物, 设备一律不得私自借用. 个人所领办公用品在离职时须办理退还手续; 4. 个人对办公用品应爱惜使用, 妥善保管, 如有丢失, 不予补发;

5. 应具备良好的个人素质, 借用办公用品后应即时归还, 不得未经同意而擅自乱拿, 使用;

第八章 销售会议制度

1 周例会:

时间: 每周六15:00 – 16:00 (或由公司周例会时间另行安排) 地点: 会议室

人员: 外贸部全体人员;

会议内容: 1. 回顾本周销售状况, 及行为奖惩事件;

2. 总结本周热销的型号, 面积, 及客户来源, 区域 等情况; 3. 提出需公司例会解决的问题; 会议纪律: 1. 不得迟到;

2. 缺席须向经理申请;

3. 会议期间将手机调成震动或无声; 会议记录 2. 特别会议:

1. 早训: 每天10分钟. 对一天的工作安排; 2. 晚结: 每天10分钟. 对一天的工作总结; 3. 月例会:

1. 每月末的30日召开;

3. 当月销售工作的全面总结分析, 以便有针对性的明确下月的总体销售策略, 制定销售计划和细化方案 4. 销售信息会

5. 销售经验交流会 6. 公司会议

第九章 外贸部保密制度

一. 对公司的保密事项保密; 二. 对产品的以下资料保密; 1. 原材料成本; 2. 总成本; 3. 平均价;

4. 已成交的低于折扣价;

5. 已成交的客户(客户声明不保密的除外) 三. 对部门内情况的保密; 1. 部门保密级管理文件; 2. 销售率;

3. 业务相关的表格; 4. 内部教材;

5. 注明保密的一切受控文件;

6. 内部分配情况;

7. 部门基金的使用情况;

她含着笑，切着冰屑悉索的萝卜， 她含着笑，用手掏着猪吃的麦糟， 她含着笑，扇着炖肉的炉子的火， 她含着笑，背了团箕到广场上去 晒好那些大豆和小麦， 大堰河，为了生活，

在她流尽了她的乳液之后， 她就用抱过我的两臂，劳动了。 大堰河，深爱着她的乳儿；

在年节里，为了他，忙着切那冬米的糖， 为了他，常悄悄地走到村边的她的家里去， 为了他，走到她的身边叫一声“妈”， 大堰河，把他画的大红大绿的关云长 贴在灶边的墙上，

大堰河，会对她的邻居夸口赞美她的乳儿； 大堰河曾做了一个不能对人说的梦： 在梦里，她吃着她的乳儿的婚酒， 坐在辉煌的结彩的堂上，

而她的娇美的媳妇亲切的叫她“婆婆” …………

大堰河，深爱她的乳儿！

大堰河，在她的梦没有做醒的时候已死了。 她死时，乳儿不在她的旁侧，

她死时，平时打骂她的丈夫也为她流泪， 五个儿子，个个哭得很悲，

她死时，轻轻地呼着她的乳儿的名字， 大堰河，已死了，

她死时，乳儿不在她的旁侧。 大堰河，含泪的去了！

同着四十几年的人世生活的凌侮， 同着数不尽的奴隶的凄苦， 同着四块钱的棺材和几束稻草， 同着几尺长方的埋棺材的土地， 同着一手把的纸钱的灰， 大堰河，她含泪的去了。 这是大堰河所不知道的： 她的醉酒的丈夫已死去， 大儿做了土匪，

第二个死在炮火的烟里， 第三，第四，第五

而我，我是在写着给予这不公道的世界的咒语。 当我经了长长的飘泊回到故土时， 在山腰里，田野上，

兄弟们碰见时，是比六七年 她含着笑，切着冰屑悉索的萝卜， 她含着笑，用手掏着猪吃的麦糟， 她含着笑，扇着炖肉的炉子的火， 她含着笑，背了团箕到广场上去 晒好那些大豆和小麦， 大堰河，为了生活，

在她流尽了她的乳液之后， 她就用抱过我的两臂，劳动了。 大堰河，深爱着她的乳儿；

在年节里，为了他，忙着切那冬米的糖， 为了他，常悄悄地走到村边的她的家里去， 为了他，走到她的身边叫一声“妈”， 大堰河，把他画的大红大绿的关云长 贴在灶边的墙上，

大堰河，会对她的邻居夸口赞美她的乳儿； 大堰河曾做了一个不能对人说的梦： 在梦里，她吃着她的乳儿的婚酒， 坐在辉煌的结彩的堂上，

而她的娇美的媳妇亲切的叫她“婆婆” …………

大堰河，深爱她的乳儿！

大堰河，在她的梦没有做醒的时候已死了。 她死时，乳儿不在她的旁侧，

她死时，平时打骂她的丈夫也为她流泪， 五个儿子，个个哭得很悲，

她死时，轻轻地呼着她的乳儿的名字， 大堰河，已死了，

她死时，乳儿不在她的旁侧。 大堰河，含泪的去了！

同着四十几年的人世生活的凌侮， 同着数不尽的奴隶的凄苦， 同着四块钱的棺材和几束稻草， 同着几尺长方的埋棺材的土地， 同着一手把的纸钱的灰， 大堰河，她含泪的去了。 这是大堰河所不知道的： 她的醉酒的丈夫已死去， 大儿做了土匪，

第二个死在炮火的烟里， 第三，第四，第五

而我，我是在写着给予这不公道的世界的咒语。 当我经了长长的飘泊回到故土时， 在山腰里，田野上，

兄弟们碰见时，是比六七年