一、目的：
为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性与保密性，特制定本制度。 二、归档范围
公司的营运资质证书包括荣誉证书（含个人以企业名义获得的），公司成立各项批准、变更文件，公司规划、年度计划，公司各项固定资产有价资料，公司现行的各项规章制度，财务审计验资报告，年度经营情况总结，劳动工资人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、业务统计数据、技术图纸、技术图纸电子档案、照片、声像等具有参考与历史记载价值的文件资料。 三、公司的档案管理
由公司档案室归口管理，具体工作由档案管理员负责，电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续。 四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 四、 资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制度，即：各部门相应一次性办结的业务实行即时归档，具有连续性的业务实行年度归档一次。
2.在档案资料归档时，由档案管理员分别向各主管部门
第 1 页 共 1 页
收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.各部门专用的收、发文件资料，按文件的重要程度确定是否归档。凡重要的文件必须把原件放入档案室。 五、资料的分类与归档
1.公司档案资料分“综合类档案”、“业务类档案”、“人事档案”三大类
2.综合类档案分：
（1）资证系列，（公司营运资质证书、荣誉证书，产品型式试验报告、人员资质证书、公司历史照片、公司文化记录、年度财务审计报告、批准公司成立的各项文件与公司固定资产的有价证明等，共10小类）
（2）文档类（外来文件、公司红头文号文件、各部门业务制度、非公司产品业务合同比如各项行政办公、设备采购合同，共4小类）
（3）书籍（技术标准、参考文献、杂志，共3小类） （4）托管（客户托管、代理商托管、内部托管，共3小类）托管业务是一项具有发展性的业务，主要托管客户、代理商、内部一些重要的文档、图纸。
3.业务类档案分：销售合同、技术图纸、工程管理，以产品分类，时间先后为序编目。
4.人事档案（员工录用登记表，转正、调岗、升迁手续，
第 2 页 共 2 页
劳动合同，养老保险手册，工伤档案等等）
5.档案编号说明：公司档案以“母-子-序”编号逻辑编制档案号，具体见目录表。 六、档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《档案借阅审批单》，由部门经理批准送办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准才能借阅。密级档案行政类由总经理确定，技术类由技术副总与总经理共同确定。
4. 档案借阅者必须做到：
（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
（2）注意安全保密，密级档案禁止擅自翻印（确实需复印与借阅流程一样需相应的人员审批）、抄录、转借、遗失。 （3）如发现故意损坏或丢失公司档案处以50-500元/次的罚款。
5.档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度
第 3 页 共 3 页
执行，并认真做好《档案借阅登记登记表》，玩忽职守的按情节情重处以50-500元/次的罚款。 七、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任与各相关业务部门负责人审核经总经理批准后执行。
3. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。
附：《档案室收件登记表》、《档案借阅审批单》、《档案目录》、《档案借阅登记表》、《公司档案资料销毁审批表》
***************有限公司
二O一八年九月二十八日
第 4 页 共 4 页
表1 档案收存登记表
序号 档 案 名 称 入档时间 数量/页 收档人 送存人 领导签字
第 5 页 共 5 页
表二 档案借阅申请单
填表日期： 年 月 日 借阅人 借阅类别 借阅资料编号 内容 借阅用途 借阅人签字 部门经理 经办人签字 所在部门 归还时间： 年 月 日 职务 □现场借阅 □复印 □带出借阅 □其他（请说明） 借阅资料名称 部门主管签字 总经理/总监 备注:1、技术资料，部门主管签字。 2、关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字。 3、公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字。 表二 档案借阅申请单
填表日期： 年 月 日 借阅人 借阅类别 借阅资料编号 内容 借阅用途 借阅人签字 部门经理 经办人签字 所在部门 归还时间： 年 月 日 职务 □现场借阅 □复印 □带出借阅 □其他（请说明） 借阅资料名称 部门主管签字 总经理/总监 备注:1、技术资料，部门主管签字。 2、关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字。 3、公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字。
第 6 页 共 6 页
表三 档案借阅登记表 表 号： 序 日 期 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 档号 文件名 方 式 利用 复印 目的 借阅 查阅 份数 借 阅 部 门 借阅人 部门负责分管领导签字 人签字 人签字 归还日期 第 7 页 共 7 页
表四 档 案 目 录
编号： 档号 目次 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 文 号 档案名称 来文单位 题名 日期 密级 页份数 备注 数 第 8 页 共 8 页
表五 档 案 资 料 销 毁 审 批 表
记录表号：
部门名称： 拟销毁档案资料名称 拟销毁档案资料份数 销毁人 拟销毁档案资料编号 拟销毁时间 监督人 销毁原因及拟销毁方式 档 案 室 意 见 部 门 负 责 人 意 见 领 导 批 示 备 注 第 9 页 共 9 页
第 10 页 共 10 页
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容