员工人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强xx有限公司（以下简称集团公司）人事档案管理工作，提高集团公司人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和公司相关规定，结合企业实际，特制定本办法。

第二条 员工人事档案是企业组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是集团公司档案的组成部分。

第三条 本办法适用于集团公司全体在册员工。

第二章 人事档案管理权限

第四条 集团公司员工人事档案按照人事管理权限实行集中统一人力资源部管理，人力资源部设专职管理员一名。其中公司各部室、各所属公司的所有员工以及三级子公司领导班子成员的人事档案由人力资源部统一管理，三级子公司其他员工的人事档案由对应所属公司保管。公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力资源部管理。

第三章 人事档案管理职责

第五条 保管员工人事档案。

第六条 收集、鉴别和整理人事（员工）档案材料。 第七条 建立员工人事档案花名册，办理负责员工人事档案的查阅、接收和转递。

第八条 档案管理人员岗位变动时，应及时对所管理档案进行清点，并履行交接手续。

第九条 为有关部门提供员工人员情况。

第十条 做好员工人事档案的安全、保密、保护工作。 第十一条 办理其他有关事项。

第四章 人事档案的保管

第十二条 人事档案保管应配备档案柜，室内要备有防火、防盗等安全防护措施，要保持室内的清洁。

第十三条 人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。

第十四条 严禁任何个人私自保存和复制人事档案。 第十五条 集团公司人力资源部档案管理员档案由部门负责人保管。

第五章 人事档案的查阅须遵守的规定

第十六条 查阅人事档案必须是工作需要并与其所查

人事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。

第十七条 查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部负责人同意后，方可查阅。

第十八条 人事档案只限在人力资源部查阅，一般不得借出，特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得相关部门领导批准，方可办理查阅、借出手续。

第十九条 查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的完整与安全，不得私自将档案折叠、拆卸调换、涂改、复制，更不得遗失。

第二十条 查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将档案内容向无关人员泄露，如违反规定造成不良影响应承担相关责任。

第二十一条 因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批准后，才能复制有关材料。

第二十二条 对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，只能提供与信函有关的项目。

第二十三条 任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

第六章 人事档案的转递

第二十四条 因工作调动，职务变化，退休等需将人事

档案转给新的主管单位时，应及时办理档案移交手续，严格转递手续，以保证人事档案的绝对安全。

第二十五条 转出人事档案，要认真对其清理并整理，填写转递通知单，注明转出时间和原因，在花名册上注销。

第二十六条 转出的人事档案均应包装密封，贴好封条并按管理权限加盖部门印章。

第二十七条 转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄，必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送，不允许本人自带。

第二十八条 对转出的人事档案不得扣留或分批转出，对转出的人事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。

第二十九条 接收转入的人事档案要核对是否是本单位所属人员档案，认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时反馈回寄出单位。

第七章 人事档案的统计

第三十条 人事档案每年进行统计，确保所管理的档案与所管理人数相符，人员调动、病退休、死亡后，应及时进行分类保管，随时做好接收、转出变动情况的登记以及档案数字统计。

第八章 附则

第三十一条 本《办法》公司董事会有权根据实际情况进行调整。

第三十二条 本《办法》由公司人力资源部负责解释。 第三十三条 本《办法》自下发之日起执行。