公文格式标准
2016年6月
第一条 范围
（一）本标准规定了通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
（二）本标准适用于公司及各部门制发的公文。 第二条 规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其应用
GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 GB 3102（所有部分） 量和单位 GB/T 15834 标点符号用法 GB/T 15835 出版物上数字用法 第三条 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80％—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。
第四条 公文用纸幅面尺寸及版面要求 （一）幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
（二）版面
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1、页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
2、字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
3、行数和字数
一般每面排22行（建议行间距为固定值27磅），每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
4、文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 第五条 印制装订要求 （一）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
（二）装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
1、订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；
2、无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
3、骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为
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3mm—5mm。
4、包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
第六条 公文格式各要素编排规则 （一）公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。
（二）版头 1、份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2、密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3、紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4、发文单位标志
发文单位标志使用发文单位全称。
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发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用初号小标宋字体，颜色为红色。
联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前，以联署发文单位名称为准上下居中排布。
5、发文字号
编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6、签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7、版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（三）主体 1、标题
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一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2、主送单位
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
3、正文
公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4、附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5、发文单位署名、成文日期和印章 （1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上
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距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。
（3）加盖签发人签名章的公文
单一单位制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办单位签发人职务、签名章，其余单位签发人职务、签名章依次向下编排，与主办单位签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个单位的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
（4）成文日期中的数字
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用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（5）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6、附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 7、附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（四）版记 1、版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2、抄送单位
如有抄送单位，一般用四号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送
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单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
3、印发单位和印发日期
印发单位和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
（五）页码
一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第七条 呈批件各要素编排规则 （一）呈批件各要素的划分
部门上行公文以呈批件形式为主。呈批件格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，均位于呈批件首页。呈批件首页最上端分隔线以上的部分称为版头；呈批件首页最上端分隔线（不含）以下、
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最下端分隔线（不含）以上的部分称为主体；呈批件最下端分隔线以下的部分称为版记。页码位于版心外。
（二）版头 1、密级
如需标注密级，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。
2、紧急程度
如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注密级、紧急程度，按照密级、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
3、部门所属单位标志
部门所属单位标志使用部门所属公司简称或公司logo，置于版心右上角。
4、呈批件标志
呈批件标志居中排布，编排在紧急程度下空一行位置，推荐使用初号小标宋字体，颜色为红色。
5、发文字号
编排在呈批件标志下空一行位置，居左顶格编排。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
6、签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，
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编排在呈批件标志下空二行位置，与发文字号一行编排。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文部门的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7、版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的黑色分隔线。
（三）主体 1、主体各要素构成
呈批件主体竖分为两栏，右栏为正文栏，左栏为审批栏，由中间靠左的一条黑色竖线分隔。黑色竖线上下端分别延长至上下端横向分隔线位置。
2、正文栏
正文栏主要编排正文标题、报送单位、正文。 （1）正文标题
一般用二号小标宋体字，编排于横向黑色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（2）报送单位
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
（3）正文
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公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于报送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
正文内容超出首页时，在后面附加页面，从版心第一行继续通行编排。
（4）附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）发文部门署名、成文日期
发文部门署名编排在正文（或附件说明）下空一行右空二字，在发文部门署名下一行编排成文日期，首字比发文部门署名首字右移二字，如成文日期长于发文部门署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文部门署名右空字数。
（6）成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（7）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下发文部门署名、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（8）附注
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如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 （9）附件
附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
3、审批栏
审批栏用于报送单位领导签署审批意见和签名。意见正文、签名及日期格式参见7.3.2正文栏内容。
（四）版记 1、版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，分隔线位于版记中要素之上。 2、版记中的要素及格式
版记中的要素有经办人和联系电话，编排于版心最末一行。“经办人：”字样及经办人姓名靠左顶格编排，“联系电话：”字样和经办人联系电话靠右顶格编排。
（五）页码
呈批件首页不排页码，首页背面空白，第2页页码从下一页正面开始编排。页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。公文的附件与正文一起装订时，页码可以单独编
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排。
第八条 公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
第九条 公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
第十条 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1； 公文首页版式见图2； 公文首页版式详解见图2-1； 联合行文公文首页版式1见图3； 联合行文公文首页版式2见图4； 公文末页版式1见图5； 公文末页版式1详解见图5-1； 公文末页版式2见图6； 联合行文公文末页版式1见图7； 联合行文公文末页版式2见图8； 附件说明页版式见图9； 带附件公文末页版式见图10； 呈批件首页版式见图11；
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图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸
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图2-1 公文首页版式详解
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图3 联合行文公文首页板式1
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图4 联合行文公文首页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图5 公文末页版式1
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图5-1 公文末页版式1详解
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图6 公文末页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图7 联合行文公文末页版式1
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图8 联合行文公文末页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图9 附件说明页版式
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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图10 带附件公文末页版式
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
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