公司公文形式与格式细则

XX公司公文形式与格式细则

公文形式

一、以公司委员会名义向上级机构请示、报告工作等，用《XXX委员会》（代字为“XXX公司委员会呈”）的形式印发，发文字号为：XXX公司委员会呈〔20××〕×号。盖公司委员会印章。

二、以公司委员会名义作出的重要决定、通知、批复、意见等,用《XXX委员会》（代字为“XXX公司委员会发”）的形式印发，发文字号为：XXX公司委员会发〔20××〕×号。盖公司委员会印章。

三、以公司委员会决定的干部人事任免事项，用《XXX公司委员会》（代字为“XXX干任”）的形式印发，发文字号为XXX干任〔20××〕××号。盖公司委员会印章。

四、以公司名义向上级机构请示、报告工作，用《XXX文件》（代字为“XXX呈”）的形式印发，发文字号为：XXX呈〔20××〕××号。盖印章。

五、以公司名义发布重要信息，部署重要工作，对重大问题作出的决定、通知，用《xxx文件》（代字为“XXX发”）的形式印发，发文字号为：XXX发〔20××〕××号。盖印章。

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六、以公司名义与同级单位和不相隶属机构联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项以及对其他公司及下级机构请示事项予以批复，转发上级机构重要文件，贯彻落实上级机构工作部署或会议精神，传达领导讲话以及安排部署内部工作的通知，传达要求各部门执行和周知的事项等，用《XXX》（代字为“XXX函”）的形式印发，发文字号为：XXX函〔20××〕××号。盖印章。

七、属于决定的有关人事事项，用《XXX文件》（代字为“XXX人字”）的形式印发，发文字号为XXX人字〔20××〕××号。盖印章。

八、以公司委员会名义，向上级机构请示、报告工作，转发上级机构有关文件，贯彻落实上级机构工作部署或会议精神，以及安排部署内部工作的通知等，用《XXX委员会》的形式印发。盖公司委员会印章。

九、公司委员会会议、公司专题会议议定的事项，分别用《XXX委员会会议纪要》《XXX专题会议纪要》的形式印发。不盖章。

十、以公司总裁办名义与同级单位和不相隶属机构联系、商洽工作，询问和答复问题，报送通讯、值班信息等，用《XXX公司总裁办》的形式印发，盖公司总裁办印章。

十一、不编号的通知、报告、总结等文件或文字材料可用《XXX委员会》或《XXX公司》函件纸印发，盖公司委员

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会或公司印章。

公文格式

一、组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156mm）以上部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上称为主体，公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上部分称为版记。

二、 版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机构标志、发文字号、签发人等内容。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文须标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文可根据涉密程度分别标注“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行。密级与保密期限之间用“★”隔开；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。标注为“特急”或“加急”（不含电报），用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度的，应按顺序自上而下分行排列。

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（四）发文机构标志。由发文机构全称或规范化简称加“文件”二字组成，上边缘至版心上边缘为35mm，用小标宋体字标注，颜色为红色，字号不大于上级机构的发文机构标志，以醒目、美观、庄重为原则。与其他单位联合行文时，主办机构名称排列在前，其他机构依次分行编排，“文件”二字置于发文机构名称右侧居中排列。

以代字“XXX公司呈”“XXX公司发”“XXX干任”制发的公文，发文机构标志使用“XXX公司”名称，不加“文件”二字。

（五）发文字号。由代字、年份、发文顺序号加“号”组成，编排在发文机构标志下空二行位置，红色分隔线上4mm处。联合行文时，使用主办机构的发文字号。下行文发文字号居中编排，上行文发文字号居左空一字与最后一个签发人姓名同处一行。

（六）签发人。以“XXX呈”名义上报的公文须标注签发人，由第一领导签发。签发人编排在发文机构标志下空二行位置，标注时居右空一字，由“签发人”加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人和冒号”用3号仿宋GB2312字，“签发人姓名”用3号楷体字标注。上报的联合行文须标全所有联署机构会签人姓名，按顺序从左到右、自上而下依次排列，每行排两个姓名（单名中间空一字）。

三、主体由标题、主送机构、正文、附件说明、发文机构署名、成文日期、印章、附注、附件等组成。如无特殊说

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明，通常使用3号仿宋GB2312字编排。

（一）标题。由发文机构名称、事由和文种组成。用2号小标宋体字居中编排于红色分隔线下空二行的位置。四个以上（含）机构联合行文时，可以采用主办机构名称加“等”的方式标注。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等，不是法规或规章全称的一般不使用书名号。标题可分一行或多行排列，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形。

（二）主送机构。公文的主要受理机构，应使用机构全称、规范化简称或是同类型机构的统称。编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机构名称后标全角冒号。如主送机构名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机构名称移至版记部分，编排方法同抄送机构。同级同类机构之间使用顿号，同级不同类机构之间用逗号。

（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页须显示正文，编排于主送机构名称下一行，如没有主送机构，在标题下空一行标注，每个自然段左空二字，回行顶格。文中的小标题层次序号依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用3号黑体字，第二层一般用3号楷体字，第三层和第四层一般用3号仿宋GB2312字标注。公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机构署名和印章。

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（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；若存在两个以上附件，需使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1.×××” ）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应与上行附件名称的首字对齐。公文在正文中写明报送、上报、批转、转发、印发等时，不必在附件说明处标注附件名称。

（五）发文机构署名。署发文机构全称或者规范化简称。单独行文时，可以不署发文机构名称，但需加盖印章。不加盖印章的公文，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机构署名。与其他单位联合行文时，需署发文机构全称或规范化简称，每排最多排三个单位名称。

（六）成文日期。署领导最后签发的日期，联合行文时，署最后签发人签发的日期。成文日期在正文或附件说明的右下方右空四字用阿拉伯数字编排，年份标全称，月、日不编虚位（即不编为01月01日）。不加盖印章署发文机构名称的公文，成文日期编排在发文机构署名下一行，首字比发文机构署名首字右移二字。

（七）印章。印章必须盖于成文日期上，不得出现空白印章。印章顶端上距正文或附件说明一行之内，端正、居中下压成文日期。印章应与正文处于同一个页面，当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，可以采取调整行间距或字间

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距的方式加以解决，不得以标注“此页无正文”的方式解决。

（八）附注。主要是对公文的补充事项加以说明，标注在成文日期下空一行居左空二字用圆括号括入。主要标注公文的发布层次、印发传达范围、公文办理的联系人和联系电话以及附件的报送方式等。上行文以及有请示或征求意见的函件等，应当在附注处标明联系人姓名、联系电话及附件报送方式。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，标注在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件名称除法规、规章外一般不使用书名号，附件及附件序号后都不标冒号，无序号时，附件两字之间空一字。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，标题居中编排在版心第三行。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。

四、版记。用4号仿宋GB2312字编排，置于公文最后一页，包括抄送机构、印发机构和印发日期等内容，最后一个要素置于最后一行。

（一）分隔线及位置。分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记第一个

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要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（二）抄送机构。编排时左右各空一字，“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送机构名称，回行时与冒号后的抄送机构名称首字对齐，最后一个抄送机构名称后标句号。抄送机构的排列顺序一般按机构的性质和隶属关系确定，先排上级机构、再排平级机构、最后排下级机构；同级不同类的机构，一般按党、政、军、群的顺序排列；、政协、、应另起一行排列；如文件需抄送各民主党派的，则另起一行编排。如需把主送机构移至版记中，应将其置于抄送机构之上一行位置，编排方法除将“抄送”改为“主送”外，其他与抄送机构的编排相同。抄送上级机构的行文不用“抄报”，不是领导直接交办的请示、报告类公文不直接抄送给领导个人，不将向上级的请示性公文抄送给下级机构。

（三）印发机构和印发日期。编排在抄送机构下一行的位置，左右各空一字。印发机构统一使用“XXX公司总裁办”；印发日期年月日用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。

(四)其他。为便于统计发文份数，制发的正式文件均在版记末条分隔线下一行，居右编排“共印××份”；如同时印制纸质文件和通过电子公文传输的，标注为“共印××份，其中电子公文××份”。二维条码按照要求印制在公文最后一页的版心右下角位置，如公文带有版记，印制在版记下方右侧。

五、页码。用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心

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下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页居右，双页码居左，公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

六、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

七、函件格式。主要指使用XXX函代字印制的公文。在第一条红色双线下顶格居版心右边缘位置编排发文字号；如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，在第一条红色双线下顶格居版心左边缘位置依次分行编排。标题与其上最后一个要素相距二行居中编排。首页不显示页码。版记用4号仿宋GB2312字编排，不加印发机构、印发日期和分隔线，在抄送单位下空一行居右标明印制份数，用圆括号括入。

八、纪要格式。

（一）发文机构标志。由会议名称加“纪要”组成，其上边缘至版心上边缘为35mm，用红色小标宋体字，字号大小酌定，以版心为准居中排布。密级和保密期限、紧急程度的标注同第二条。

（二）编号。按年度编排，采用年度加顺序号在红色分隔线上居中编排为：〔20××〕×号。

（三）出席、请假、列席。重要会议需标注出席、请假和列席人员，专题会议只标注出席人员。标注时在正文或附

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件说明下空一行左空二字用3号黑体字依次分行编排。出席、请假、列席后分别标全角冒号，冒号后用3号仿宋GB2312字标注姓名，姓名回行时与冒号后的首字对齐。

（四）其他要素。纪要不加盖印章，标题、正文和版记的格式与正式公文一致。标题在红色分隔线下空二行标注，标题下空一行标注正文，版记部分需将“抄送”改为“分送”。

九、发电。按照各自单位关于电报格式的有关要求办理。 十、公文用纸及版面要求。公文用纸为A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，左侧装订；版心尺寸为156mm×225mm (不含页码)；正文一般每面排22行，每行28字，特定情况可以作适当调整。

十一、公文中使用的计量单位、标点符号和数字等，应严格按照有关国家标准和规定执行。其中计量单位的用法应符合《国际单位制及其应用(GB3100》、《有关量、单位和符号的一般原则(GB3lOl)》和GB3102(所有部分），标点符号的用法应符合《标点符号用法GB/Tl5834》，数字用法应符合《出版物上数字用法(GB/T15835》。

十二、根据工作需要，需要新增各自单位公文形式的，由提议部门拟制相应的格式按程序报批。

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