一、 前言 【Word版，可自由编辑！】 目 录 二、 管理处行政部的工作职责 三、 公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责 四、 管理处行政制度及流程 1 保密规定 2 廉洁守则 3 收发文及档案管理 4 月报制度 5 表格格式的管理规定 6 文件格式的管理规定 7 管理处印章使用管理规定 8 资产管理规定 9 采购、仓库管理规定 10 物品领用制度 11 集团网手机使用管理规定 12 对讲机使用管理规定 13 工作任务单使用办法 14 图书借阅管理规定 15 制服管理规定 16 车辆使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 电话接听制度 19 电话管理制度 20 节约用纸、使用二次用纸的规定 21 办公区域的管理规定 22 办公行政管理规定 22．1员工证 22．2更衣柜、钥匙的管理 22．3电脑使用与管理 22．4复印使用管理 22．5传真机使用管理 22．6办公费用控制 六、相关表格 （一） 模版 1 2 3 4 5 6 公文模版 信函模版 传真模版 备忘录模版 会议纪要模版 内部工作联系单模版 （二） 表格 1 2 3 4 5 6 7 8 9 请购单 工作任务单 公司车辆使用申请表 车辆维修申请表 固定资产申请表 非固定资产申请表 实物资产处理申请表 实物资产转让申请表 合同审批流程表 10 名片印制申请表 11 报价分析报告 12 事务应酬费用申请及报销申请表 13 行政费用分析表 前 言 本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。 物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。 资源部 二零零五年七月 管理处行政的工作职责 1、 贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本； 2、 组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全； 3、 负责管理处的各类物品采购和固定资产管理； 4、 严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。 1）管理体系文件的发放管理。 2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。 3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。 4）指导管理处各部门的文件资料管理。 5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。 5、 负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实； 6、 根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理； 7、 按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。 8、 完成其他日常行政事务性工作； 物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责 一、 资源部与管理处行政的定位和角色： 资源部 规章制度的草拟者 业务的支持者 业务的监督者 业务咨询顾问 二、资源部与管理处行政职责描述： 资源部 1、 组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度，编制实施计划与预算，审核各管理处的实施计划及预算； 2、 修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，确保行政后勤管理管理处行政 1、 执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议； 2、 严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理的顺利进行；管理处行政 规章制度的执行者 业务的优化者 业务的实践者 基层信息的提供者 的顺利进行；监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决疑难问题； 3、 组织、协调公司各类活动； 4、 制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导管理处的档案管理； 5、 各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事务的具体实施； 6、 统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资产管理工作； 7、 收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行情况资料； 8、 负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作； 9、 配合公司各职能部门及管理处的工作。 接受公司行政的监督； 3、 组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动； 4、 按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导； 5、 管理处日常行政事务的具体实施； 6、 具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销； 7、 收集、提供管理处日常运行情况资料； 8、 负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作； 9、 配合物管公司及管理处其他部门的工作。 三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述： 事务类型 1、行政规章制度 资源部 起草公司及管理处行政管理制度； 执行公司行政管理制度； 监督管理处执行公司行政管理制度 检查、完善现行各项行政管理制度。 2、预算管理 编制公司行政预算的费用指标； 编制公司本部的行政预算； 协助管理处完成行政预算； 执行公司的行政预算，对预算目标负责； 监督管理处执行行政预算； 对公司及管理处的行政预算执行情况做编制管理处行政预算； 执行公司批准后的行政预算； 定期检查汇报管理处行政预算的执行情况。 管理处行政 执行物管公司行政管理制度； 汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。 定期检讨。 3、收发文管理 制定公司及管理处的收发文管理规范； 负责公司本部所有的收发文事务； 监督管理处的收发文管理情况。 执行公司的收发文管理规范； 负责管理处所有的收发文事务； 汇报管理处的收发文执行情况，并提出优化改进建议。 4、文档管理 制定公司文档管理标准文件，并统筹实施，包括统一发文格式、统一表格格式等； 草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。 5、档案管理 制定公司及管理处的《档案管理制度》； 依照公司《档案管理制度》建立负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要档案的集中管理； 发挥档案价值，保障档案安全完整； 监督管理处档案管理工作； 组织实施公司本部档案室盘点工作。 6、印章/用章管理 制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程； 监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和流程； 审批各管理处刻制管理处印章申请； 8、资产采购及管理 制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资产管理和资产保全工作； 指导、监督、检查各管理处的资产管理工作； 在各管理处之间合理调配各类资产，组织执行资产转移工作； 制定资产采购流程及相关应用表格； 按照行政采购审批权限实施物管公司的管理处档案管理工作程序； 管理好物管公司的所有文档资料； 汇报管理处的档案管理情况，并提出优化改进建议； 严格执行《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程； 按工作需要申请刻制管理处印章，并妥善保管； 按公司《资产管理制度》、的职责要求，严格实施资产管理和资产保全工作。 对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报； 配合执行公司资产转移工作； 严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购； 按公司文档管理标准规定的细则，实施文档管理工作； 正确使用公司文本和表格模式。 资产采购工作； 公司本部资产的日常维护管理。 9、各类日常行政事务（饮用水、用餐、快递、车辆调度、办公用品采购/分发、办公设备的维护、指定供应商的意见反馈等） 负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反馈、适时更换等事务。 制定日常事务操作规范，并监督实施情况，提出意见和改进建议； 优化公司日常行政工作，提高工作效率。 管理处资产的日常维护管理。 负责本管理处各类办公设备、设施维护、调配等工作； 按公司的要求与有关供应商合作，并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议； 优化本管理处日常行政工作，提高工作效率。 11、报告关系/类别： 1、 行政月报汇总： 2、 半年度行政工作报告； 3、 年度工作报告； 4、 各类会议纪要； 5、 审核管理处年度行政预算。 行政工作制度及流程 1、 行政月报 2、 半年度行政工作报告； 3、 年度工作报告； 4、 各类会议纪要； 申报管理处年度行政预算 1 保密规定 为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。 1.1 保密的范围 1.1.1 本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。 1.1.2 商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息；或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。技术信息和经营信息包括但不限于客户/业主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。 1.2 保密文件的控制 1.2.1 保密文件的界定 1.2.2 保密文件的保管 “密件，不得复印”字样。任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密责任。 1.2.3 保密文件的传递 1.2.4 保密文件的使用 1.2.5 保密文件的销毁 1.2.6 网络保密文件的控制 1.3 员工保密的义务 1.4 员工泄密的后果与处理 2 廉洁守则 2.1 公司任何员工个人不得以任何形式收受有关业务单位（施工单位、供应商等）的红包及礼物，若因节庆之故，难以推却的，应缴交公司资源部登记，由公司统一处理。 2.2 公司任何员工个人不得要求和尽量避免受请参加业务单位的请吃。若因工作需要应事前向部门经理报告，经批准后始可赴约。 2.3 公司任何员工严禁损害公司利益向业务单位收取好处或回扣。 2.4 公司设立总经理信箱，接受员工及业务单位的，对在廉洁纪律执行时发现的问题，若金额或物品价值较大的，将移交司法机关处理。 2.5 员工因谋求私利，参加业务单位请吃，影响公司形象者，将予警告和通报批评处理，屡犯者，将予辞退。 3 收发文及档案管理 3.1 文件定义 3.2 收发文管理 3.2.1 收文 3.3 发件 3.3.1 起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。 3.3.2 编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。 3.3.3 打印：由发文部门/管理处负责。 3.3.4 校对、签署 由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。 3.3.5 申请盖章 由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。 3.3.6 发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。 3.3.7 内部传阅 收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。 3.3.8 归档 具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘 书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。 3.3.9 管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。 3.4 文件保管及处理 3.4.1 物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。 3.4.2 管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。 3.4.3 文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。 3.4.4 定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如： 3.5 档案管理 3.5.1 文件的移交 3.5.2 档案的保管 公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。 3.5.3 档案信息的使用 公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。 1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。 2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。 3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。 1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。 2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完 档案归还手续。 由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。 4 月报制度 4.1 月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。 4.2 月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。 5 表格格式的管理规定 5.1 适用范围 “广州新世界物业管理有限公司”）及公司辖下各管理处、各部门所使用的表格。 5.2 表格格式 5.2.1 表头 “广州新世界物业管理有限公司”，下款是表格名称。 “广州新世界物业管理有限公司”和表格名称（两行上下排列、紧靠标志的右边）。 例： “广州新世界物业管理有限公司”用隶书，字号为三号；表格名称用华文楷体，字号为小三号。 5.2.2 表尾 1） 表格编号由：制表部门\\表格编号（以用途分类）\\版次\\生效日期 组成 2） 编号的字体：宋体，9号。 3） 表格编号的位置：在表尾的左边。 1） 页号数内容：第 页，共 页。 2） 页号数的字体：宋体，9号。 3） 页号数的位置：在表尾的中间。 5.2.3 表格的正文 5.3 表格管理 5.3.1 表格的编制 各部门负责编制相应的表格，应指定专人负责，并将编制好的表格报资源部，如有更新，应及时告知资源部。 5.3.2 表格的管理 资源部负责表格编号分类、登记及检查、督促等管理工作。 5.3.3 所有表格均由资源部统一公布适用。凡未经资源部公布的表格，均不发生效力。 6 文件格式的管理规定 6.1 适用对象 本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件，包括打印版本和手写版本的文件。 6.2. 公司标志 公司标志在文件上端的最左边，具体如下： 6.3 文件编号的规则： 1） 文件编号由：物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号 组成 例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 档号 文件种类 发文部门 项目物管处 物管公司 诠释： 物管公司 G80 文件类型 内部工作联系单 W 时代 项目物管处 岭南 逸彩 资源部 财务部 工程部 发文部门 客服部 保安部 6.3 日期的格式统一有以下两种 RMA RMS RMY ZY CW GC KF BA 档号 备忘录 会议纪要 电子邮件 传真 物管公司 项目管理中心 合作公司 往来公司 M MU E F 0 1 2 3 `0001始 文字日期）、或2005年1月31日（简称为中文式数字日期）。 ——年/月/日，例如：2005/1/31。 6.3 使用规定 6．3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件，其最后落款的文件日期，统一使用上述之中文式文字日期；正文内容提及到的日期，则可选择上述格式中的任一种。 7 管理处印章使用管理规定 7.1 目的： 规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。 7.2 使用范围： 新世界物业管理有限公司下属各管理处印章管理。 7.3 职责： 7.4 工作程序：见《印章申请使用流程》 申请使用印章部门 填写《印章使用申请表》 7.5 使用规定： 不同意 管理处主任 将《印章使用申请表》及文件一审查 人事行政助理向管理处主任并交人事行政助理 口头汇报（文件内容） 在申请表上签字 人事行政助理代签（管理处主任人事行政助理审核 使用部门在《印章使用登记表》登记 上班后一天内补办有关手续） 盖章 不同意 文件复印存档 7.5.1 管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来；不得用于发往外部单位、部门及个人等的对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项。 7.5.2 使用印章应填写《印章使用申请单》，经管理处主任批准后再加盖公章。 7.5.3 加盖的印章应端正、清晰，加印位置应“齐年盖月”。 7.5.4 不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。 7.5.5 行政助理要严格遵守印章管理规定，严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数，对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。 8 资产管理规定 8.1 本文件的适用范围 适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。 8.2资产的定义 泛指使用期为1年以上（含1年）在公司及公司辖下各管理处使用的资产。其中，单位价值在RMB2000以上（含RMB2000元）的资产，属固定资产类，财务软件系统中划分为A类资产；单位价值在RMB2000元以下的资产，属非固定资产类，财务软件系统中划分为H类资产。 8.3 资产的分类 所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的，具体为： 8.31办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等）； 8.3..3交通设备类（包括汽车、摩托车、电池车等）； 8.3. 4房屋类； 8.4 资产管理和主管部门 8.5 资产使用部门 资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定，负责部门资产日常维护工作的执行部门。 8.6 资产所有权及相关责任 8.6.1 资产所有权 资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。 8.6.2 资产管理部门责任 负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安排。 8.6.3 资产使用部门责任 资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用，并妥善保管、爱惜使用。 8.7 固定资产的折旧 固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门/管理处承担。 8.8 资产的取得 作购买前的准备，填写“固定资产申请表”（所申购的资产属固定资产类时适用）、或填写“非固定资产/费用申请表”（所申购的资产属非固定资产类时适用），然后将申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。 资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。 当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点： 注：如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必须通知资源部，并作有关的协调，保证对资产情况的及时了解。 8.9 资产的编号 所申请的资产是从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的资产编号，资源部作相应的变更使用人登记。 8.10 资产的签收 资源部将该资产编号填写在申请表的“取得登记栏”中，再由申请人或使用人在“取得登记栏”上签收。 8.11 资产资料的存档 资产管理的公司责任人，将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。 8.12 资产购买款的支付 由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写“取得登记栏”的申请表原件、资产卡片、等资料交财务部。 8.13 资产的处理 资产的处理应填写《实物资产处理申请表》，并根据有关规定执行；如属固定资产 批准后交由财务部操作。 8.14 定期资产检查 两种周期性的维护来保持记录的精确、真实： 资源部于每年12月31日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司/管理处资产的年报，交档案室归档；同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。 周期性的盘点为每年的3月和9月。 9 采购管理规定 9.1 目的 规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。 9.2 适用范围 适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。 9.3 职责 作及货款报销、采购资料存档管理工作。 9.4 采购制度要点 9.4.2 采购行为分类 指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。 员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。 文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。 经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。 9.4.4 采购审批权限按《广州新世界物业管理有限公司财务审批权限》执行。 9.5 其他采购要求: 9.5.1 尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。 9.5.2 采购物品均要求供应商提供正式的商品销售。 9.5.3 对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。 9.6 采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。 9.6.2 询价、比价、议价 9.6.3 呈核、订购 9.6.4 验收 9.6.5 存档跟踪管理 9.7仓库管理 9.7.2 物品盘点 9.7.3 仓库管理 9.8 物品供应商评审管理 9.8.1 评审范围 9.9 行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容： 9.9.1 供应商/委托方的名称、注册地址 9.9.2 营业执照复印件 9.9.3 资质等级证书 9.9.4 评审结果和记录 9.9.5 其他证明材料 9.10 物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。具体要求： 9.10.1 掌握委托方/供应商内部管理的状况 9.10.2 委托方/供应商产品价格的变化 9.10.3 社会信誉的变化 9.10.4 同本管理处合作的情况跟踪 9.10.5 其他应当跟踪管理的要素 9.11 跟踪评审结果的处置 9.11.1 资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。 9.11.2 委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。 9.12 物品采购流程 采购流程 预算内 预算外 各管理处行政助理月底汇总各部门下 月资金使用计划(附《申购单》) 公司采购部汇总审核 报公司副总经理审批 采购部跟进往后采购流程 到货 需临时应急采购物品 管理处拟写书面提交管理处主任通过 申请报告 否 价值是否<=1000元? 是 管理处主任审核书面同意 否 登记入仓，填写入库登 建档 备注：每月22日前各管理处提交下月采购物品计划（注明到货时间），并填写好物品采购单。 10 物品领用制度 10.1 物品领用前先填写《工作任务单》或《用料单》，确部门主管审核审核后方可领取，各部门主管须跟进物料使用情况。 10.2 对用户维修由相关部门下单，工程部领料，完成维修后，客服中心在进行验收的同时，监管材料是否得到合理使用。 10.3 各部门内部需领用物品时，由部门提出申请，报人事行政经理批准后方可领用。 10．4 每月25日工程部各班组须将剩余和回收材料填写退料单、领料单，交仓管员入账，工程部、管理处行政人员每月不定期抽查并核实用料。 物料领用流程 是 验收通过否 是 退货跟进 记表及入仓单 资产登记，粘贴标签 使用部门领用，出仓填写出财务报销 库登记表及出仓单 领用人 凭工作任务单/领料单领料 领用人部门主管 批准后签名 领用物品总价值是否在300元以内 否 管理处主任 审核后签名 仓管/行政助理 复核库存数 是否以旧换新物品 是 否 行政助理/仓管员 领料人携旧物料交行政助理 /仓管员办理出仓手续，并对旧物品进行处理 行政助理/仓管员凭单 进行销帐 备注：1物料领用审批时间需在当天内完成，遇审批人不在时，可通过电话请批，后补签名。 11集团网手机使用管理规定 11.1手机所有 手机为联通公司送给新世界物管公司，所有权为新世界物管公司所有，手机与手机号码统一由资源部配于新世界物管公司主管级以上员工使用。 11.2手机使用管理 11.2.1 CDMA手机由新世界公司配于主管级以上员工使用，是属于员工福利的一种，在使用CDMA手机时，同时享有公司手机补助。 11.2.2 MA手机统一由资源部管理，由资源部统一调配，员工不能干涉。 11.2.3 员工在使用CDMA手机时，必须保证在工作时间内开机，如果发现在工作时间内无故关机，无法联系的情况，资源部有权做出处理。 11.3手机费用管理 11.3.1 CDMA手机交由员工使用的当月起，员工相应享有与其职位相应的手机报销。具体参照“手机通信费用管理规定”。 11.3.2 CDMA手机话费每月由使用者自行到营业厅缴费，索取话费交行政核准，在限额标准内实报实销，超过报销限额的话费由持机人自行承担。 11.4其他 11.4.1 员工在领取CDMA手机时，需和公司签定一份公司内部手机管理协议； 11.5内部手机管理协议 为便于与新世界公司的沟通，提高工作效率，新世界物业管理有限公司决定对主管级以上员工统一配发手机及对应的号码。为更好地进行管理，现制定以下规定： 将会受到公司的调查，公司将保留追究使用者相关责任的权利。 卡，结清话费，否则公司有权直接从使用者的薪金中扣抵配发手机的市场价款、话费及其他相关费用。 12 对讲机使用管理规定 12.1 对讲机的管理 12.1.1 对讲机由各管理处各部门领用保管，遵守“谁领用，谁保管，谁损坏，谁负责”的原则，层层落实。 12.1.2 对讲机由各管理处行政助理统一编号管理，定期对使用情况进行检查。 12.1.3 各管理处各部门必须设立对讲机使用登记薄，由部门每天统一发放、验收，并做好对讲机交接工作。 12.2 对讲机的维修 12.2.1 对讲机的维修统一由各管理处行政助理负责，由资源部指定统一的维修商进行维修保养。 12.2.2 行政助理应建立对讲机的设备台帐，及时掌握对讲机的性能状况及使用情况。 12.3 对讲机的使用 12.3.1 对讲机必须随身携带，小心爱护，使用时应小心轻放，严禁手提对讲机天线，严禁用对讲机敲击 硬物，因使用不当造成损坏须照价赔偿。 12.3.2 用对讲机后必须保持对讲机处于开机状态，并注意及时更换电池，更换电池时，必须先关机后再更换电池，以保护和延长对讲机使用寿命。 12.3.3 须严格按对讲机的操作规范使用，发话时，按住发话按钮，发话完毕后松开发话按钮接听，严禁长时间按住发话按钮，影响正常通话。 12.3.4 在公众场合注意控制对讲机音量，避免对客户造成滋扰。 12.3.5 对讲机仅供工作上的联系，不准用对讲机讲与工作无关的事情，不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处秘密。 12.3.6 用对讲机时应先报岗位，然后讲要找的岗位，再说具体事情；使用对讲机时应使用礼貌用语，要求别人办事时应多用“请”字，如“消防中心CALL巡楼保安，请即到××层检查×号烟感”，接收人收到后应回复“收到”或不清楚时说“请重复”，检查后回复“巡楼保安CALL消防中心，检查无火情，请复位”，“谢谢”。严禁用对讲机讲粗言烂语。 12.3.7 对讲机使用过程因接受信号不好，接收双方听不清楚时，呼叫三次无反应，其他同事应立即转呼并及时代为转告。 13 《工作任务单》使用办法 13.1 目的 加快工作效率、避免工作延误，把每一项工作明确到人和完成时间，以保证“成本、效率、质量、态度”均使客户得到满意 13.2 使用说明： 13.2.1 每一张工作任务单只有一项工作内容，一个编号； 13.2.2 工作任务单共3联：第一联为白色，由下单部门保管；第二联为红色，由接单部门保管；第三联为蓝色，由仓库保管； 13.2.3“接待人”（客户服务中心前台）在接到报单人的电话时，需马上详细记录、填写“报 单人”姓名、“报单时间”和“报单内容”；若报单人到客户服务中心前台，则请报单人亲自填写 13.2．4接待人在确认报单内容后，需填写“接待人”、“发单人”、“发单时间”“要求完成时间”栏内容，并在4小时内交接单部门 （一） 接单部门不得以任何理由拒签工作任务单，接单人为接单部门的主管 （二） 接单人需填写“接单时间”、“维修人员”，并在4小时内交维修人员 （三） 维修人员填写所需材料，凭工作任务单到仓库领料 （四） 维修人员需填写“到达时间”、“完成时间”或“未完成工作情况反馈”、“工时”、“工价”“总费用” （五） 在完成工作以后，属于有偿服务的，马上需请业主在“有偿收费确认”栏签名；并把工作任务单交客户服务中心确认，由客户服务中心前台评分后，分别送下单部门主管、管理处 主任进行评分；由客户服务中心前台进行统计保管，每月25日把工作任务单统计表交人事行政助理进行绩效考评 13．3《工作任务单》管理制度 14 图书借阅管理规定 14.1 图书的收集和管理 购买、定期收集、公司/管理处/部门/员工提供。 14.2 图书借阅 14.3 图书归还 借阅人归还图书时，须经图书管理员检查所归还之图书是否整洁、完整、并签名确认。 14.4 图书处理 15 制服管理规定 15．1 目的 为了统一物管公司对外形象，加强员工的归属感，促进公司的业务和管理水平，公司均为各岗位的员工订制制服，现特制定相关的员工制服管理规定，具体内容如下： 15. 2 一般规定 15. 3 折旧标准 按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%； 按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%； 按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%； 由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大，且一年四季只有两套服装，所以按一年时间折旧。 皮鞋类按一年时间折旧；布鞋类按半年时间折旧； 涉及个人卫生问题，员工离职时一律采用工鞋折旧方法，工鞋不予回收 如女门童使用的保暖长袜等，一般按半年时间折旧，离职时不予回收，其他如保安精神带等配饰，一般按一年时间折旧，或根据具体情况作出决定。 15. 4 工衣换洗 适用范围 客服人员 夏季 4次/月 冬季 2次/月 备注 保安人员 工程人员 后勤人员 16车辆使用管理制度 2次/月 1次/月 2次/月 1次/月 1次/月 1次/月 16.1总则 为加强公司车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，减少经费开支，制定本制度。 16.2车辆使用范围 16.2．1公司接送往来宾客等接待用车； 16.2．2公司领导业务用车； 16.2．3员工外出开会、联系业务用车； 16.2．4其它紧急和特殊情况用车等。 16.3车辆使用程序 16.3．1周一上午本部各部门以电邮形式申报本周用车计划，交由前台文员定出“公司车辆行程安排表”，以电邮形式通知本部所有员工。 16.3．2需用车人员根据行程表做出外出办事安排，用车部门需提前一天填写“公司车辆使用申请表”，由部门经理批准后交资源部。 16.3．3资源部尽可能安排同线路外出办事的同事共同用车。 16.3．4无法安排用车时，资源部将开具“无公司车辆安排回执”。 16.3．5员工外出联系业务尽可能考虑使用地铁、公共汽车等交通工具。 16.4车辆的管理 16.4．1车辆调配权归属资源部。 16.4．2必须在公司指定的场所进行定期维修、保养，以确保车辆保持良好运行；司机有责任在每次出车前进行检查，确保安全后方可用车。 16.4．3停放公司指定车位，钥匙交回资源部（或存放在时代监控室）以备紧急情况使用车辆。 16.4．4车辆需在指定加油站加油，由资源部统一支付油费。 16.4．5车辆加油统一由司机经办，司机在每个工作日结束前检查油箱油量，保证紧急任务和特殊情况用车时的需求。 16.4．6司机出车时应向用车人收回“车辆使用申请表”，并在工作日志中及时登记起点至目的地区段名和行程公里数，由用车人签名确认。 16.4．7司机下班后应将车辆停入停车场，同时及时登记行程公里数，掌握用油情况及控制用油量。 16.4．8公司人员下班后或周末确需用车的，应提前向资源部提出申请，确有急事应口头申请获得批准后，方可用车。自行开车者需在“公共用车登记薄”上登记起始终点及行程公里数，并签名确认。 16.4．9司机每天做好工作日志，详尽记录行程，并由经办人签名确认。 16.4．10司机应保持车辆外观及车内的整洁，备用修理工具齐全；停入停车场时应保障油箱储油不少 于1/4，外出时需在正规停车场保管车辆、否则发生损毁、遗失或被盗等到情况，责任由当事人负责。 16.4．11杜绝员工无证或未经允许驾驶公司车辆。 16.4．12用车人违反交通规则或发生交通事故责任和费用由当事人承担。 17 宿舍管理制度 因工作及管理需要，管理处为部分员工安排员工宿舍，统一配备床铺及必需生活用品，并制定员工住宿及管理规定如下： 17.1 住宿员工需提供个人资料，到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。 17.2 员工应保证无不良嗜好，不得携眷住宿； 17.3 住宿作为员工福利，房屋租金、管理费及必要正常的修缮维护费由管理处负责，水电费用由员工自行负担。 17.4 员工离职时，应于离职日内迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。 17.5 单元宿舍统一由保安部住宿人员中职位最高者担任宿舍舍监，其工作任务如下： 17.5.1 总管一切内务，保持整洁、维持秩序； 17.5.2 备置员工资料（如暂住证资料、紧急联络人等）； 17.5.3 监督舍员的行为规范，宿舍制度的执行，定期向行政人事部汇报各项情况，配合行政人事部定期的宿舍检查。 17.6 舍员应遵守下列规定，违犯者将视情节轻重给予必要行政处分，甚至解雇。 17.6.1 服从舍监管理、派遣与监督； 17.6.2 遇紧急事故时能服从召集命令，迅速到达现场增援； 17.6.3 室内遵守消防规定，严禁使用及装接高负荷的电器，严禁私接电线，（禁止明炉烹饪）； 17.6.4 室内不得使用或存放危险及违禁物品； 17.6.5 个人被铺及其他物品必须叠放整齐，保持室内清洁； 17.6.6 爱护室内一切公共设施及物品，不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品，不得任意改造、改建室内现有装修及设备； 17.6.7 爱护管理处统一配备的设施和物品，员工离职或损坏将按有关规定折旧或赔偿； 17.6.8 各房间的清洁由舍监安排住宿人轮流清洁值日； 17.6.9 任何时侯均不得制造噪音、气味； 18 电话接听制度 18.1 接听电话 18.1.1 铃响三声以内，必须接听电话。 18.1.2 拿起电话，应清晰报到：“您好，XX管理处，有什么可以帮到您？” 18.1.3 认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻搁下电话，去传呼他人；如对方有公事相告或相求时，应将对方要求逐条记录在《工作日记》内，并尽量详细回答。 18.1.4 通话完毕，应说：“谢谢，再见！”语气平和，并在对方放下电话后再轻轻放下电话，任何时候不得用力掷听筒。 18.1.5 接电话听不懂对方语言时，应说：“对不起，请您用普通话，好吗？”或“不好意思，请稍候，我不会说广州话”。 18.1.6 中途若遇急事需暂时中断与对方通话时，应先征得对方的同意，并表示感谢，恢复与对方通话时，切勿忘记向对方致歉。 18.1.7 接听电话时，声调要自然清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不太清楚。 18.2 拨打电话 18.2.1 电话接通后，应首先向对方致以问候，如：“您好”，并作自我介绍。 18.2.2 使用敬语，将要找的通话人姓名及要做的事交待清楚。 18.2.3 通话完毕时，应说：“谢谢，再见”。 19 电话管理制度 19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理，特制定本制度。 19.2公司及各管理处的电话，主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用，在非紧急情况下，不得使用办公电话作私人用途。 19.3任何情况下，严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现，将给予书面警告处分。 19.4任何情况下，严禁接驳信息台，一旦出现信息费，将由使用人自行负担此项费用。 19.5员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以节约话费成本。 19.6各管理处的分机号码统一使用“8”开头的三位数，各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任：801；客户服务部：802-805，客户服务部前台800；人事行政部：806；财务部：807-808；保安部：809-810；工程部：811-812。不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处，由公司根据实际情况另行审核批示。 19.7总机人工录音服务内容统一为“您好，x x 客户服务中心，请拨分机号码，查号请拨0。”、“您拨的分机正忙，请改拨其他分机号码。,或拨0由总机为您服 务。”、“您拨的分机无人接听，请改拨其他分机号码。”总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。 19.8总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。 19.9前台文员接听外线电话的标准用语为“您好，x x 新世界管理处\"，当对方告知分机电话时，说“请稍候！”如分机占线，说“电话占线，请稍后再拨。谢谢！”接听内线电话的用语为“您好，前台！”其他内容视情况回答，要求规范、简洁、礼貌。 19.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核，并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。 19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作，并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的，应主动联系电信部门查明原因，为费用结算提供合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调，适时向物管公司提出检讨方案。 19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%，若超出该范围，管理处主任须提交充分合理的理由，书面报告予物管公司审核，否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。 19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能，若目前使用的未有该项功能，应结合实际情况提出整改意见，并向公司报批加装。 19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设，业务拨打电话应尽可能采用总机线路。 19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预算，统一购买IP电话卡，由行政人员保管，员工因公需要拨打长途的，必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因，由部门主管或管理处主任签字确认，行政助理才予以协助拨打，并记录每次时长及消费额。若负责人不在，又确因业务需要挂长途电话的，必须通过电话请示批准后，方可进行拨打，并在三日以内补办审批手续，逾期不补办者视为私人电话，电话费由其本人全额支付。 19.16行政助理未按上述的规定执行，手续不全即帮他人拨打长途电话者，除当次电话费由其全额支付外，每发现一次罚款50元。 19.17员工未经同意私自拨打国内长途电话，或以公事为由挂国内长途电话者，经查明属实后，除全额支付当次电话费用外，每次罚款50元；私自拨打或电话者，每次罚款100元。屡犯不改者，视情节给予处分，直至辞退处理。 20 节约用纸、使用二次用纸的规定 20.1 收集二次用纸（单面用过的纸） 20.1.1 对已无效、且原有的内容不属保密的二次用纸，除可留作自用外，统一放到指定位置，以作公用。 20.1.2 对已无效、但原有的内容属保密的二次用纸，可留作自用，在可能的情况下避免碎、毁的处理方法。 20.2 使用二次用纸 20.2.1 传真用纸，一律使用二次用纸，此项工作主要由行政人员负责。 21 办公区域的管理规定 21.1 保持办公区域的整洁 21.1.1 通道上不许放置任何的物品。 21.1.2 保持办公桌的整洁，上班时电话机、文件要摆放整齐，不放置与工作无关的东西。 21.1.3 下班前整理桌面，关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗，将桌面上的物品减少到最低程度，而且要摆放整齐。 21.1.4 办公桌下不许放置非经同意的任何物品，如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等；电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。 21.1.5 文件（特别是机密、重要的文件）归档后分类后存放在文件柜内，柜内不要放置与工作无关的物品、或过时的文件等。平时文件柜钥匙请不要插在柜上，应由专人负责保管以免遗失或不慎折断。 21.1.6 文件柜面不许放置非经同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面，不许放置任何物品；座位旁的文件柜面，只许放置整齐的文件夹；图纸一律放到文件柜内。 21.1.7 办公屏风、玻璃部分不可张贴任何纸张（包括图纸等）；木板部分只能张贴与工作无关的内容，并及时更换破损不齐的或过时的内容。 21.1.8 垃圾篓只供临时放置纸屑的杂物，食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。 21.1.9 会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品，在会议结束后，立即由该部门负责搬离会议室。 21.2 用餐要到管理处饭堂或指定位置，不可在办公室内用餐。 21.3 会客请在会议室。 未经特别允许，非本公司的工作人员，原则上不得进入办公区域；特别情况，需经批准并由管理处人员陪同下，方可进入办公区域，不能操作办公设备。 22 其他行政管理规定 22.1. 员工证 22.1.1 所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。 22.1.2 员工证必须当值时按规定佩戴，不得挂在腰际或以其他外衣遮盖，违者以不配戴论处。 22.4 员工须注意爱护员工证，人为损坏或遗失，除按规定及时到行政人事部补办手续外，将视实际情况可能给予一定的纪律处分。 22.1.4 离职员工必须将员工证交回，否则扣罚工本费30元。 22.2. 更衣柜、钥匙的管理 22.2.1 员工更衣柜不能随便与他人调换，不能私装锁头和私配钥匙，不能存放易燃易爆危险物品，不要存放贵重物品，物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。 22.2.2 物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。 22.2.3 员工离职时须将更衣柜清理干净。 22.2.4 物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。领用人领用钥匙后，需在领用单上注明确认。 22.2.5 钥匙保管人应遵守下列条件，否则所发生损失由保管人负担责任，并按情节轻重论处或依法究办： 22.3 电脑使用管理 随着科学技术的发展，电脑作为企业员工进行文件处理、文件和信息传输以及企业经营管理工作的基本工具，对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。为配合企业的制度化、程序化、规范化管理，公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。 广州新世界物业管理有限公司全体员工。 22.3．3．1各管理处根据实际工作需要，制定电脑配置与采购计划，报请公司审批采购。 22.3．3．2所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配，并由行政助理负责资产登记与管理。 22.3．3．3外出公干需要使用笔记本电脑的员工，报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。 保证电脑设备在良好环境下使用，不得在设备上放置杂物，并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。 各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱，如确有需要，由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。 3 为防止管理处资料外泄，各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装USB接口，电脑使用者必须负责USB接口的管理，并确保相关资料不被外泄。 22.3.5.1人事资源部：对电脑设备资产管理、调配、调试负责，有义务指导员工正确应用电脑。 2员工：员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。 22.3．6监督机制 22.3．6.1员工不按规定操作电脑者，将视情节轻重给予纪律处分。 22.3．6.2员工故意损坏电脑设备者，公司将视情节轻重给予纪律处分，并追究其相应责任且有权要求 其经济赔偿。 22.4复印机使用管理 22.4.1 复印机必须由各部门指定人员负责操作，其他人员非必要请勿使用复印机。 22.4.2 员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记（双面复印当2张），及清理遗留的物件及废纸。 22.4.3 使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件，禁止复印私人文件。 22.4.4 当连续复印文件数量达100张，必须暂停2分钟，禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。 22.4.5 行政助理负责复印机维保工作，及监督复印机的使用状况。 22.5传真机使用管理 22.5..2传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作，禁止其他人员私自取走未经登记的文件。 22.6办公费用控制 22.6.1 文具 管理表格 （一）模版 1公文模版 ［单击此处键入主题］ 新物管字 号[200X] 广州新世界物业管理有限公司 二零零X年 月 日 2信函模版 文件编号：［单击此处键入代号］ 致：［单击此处键入公司名称］ ［单击此处键入姓名］台鉴： ［单击此处键入主题］ 此致 礼！ 广州新世界物业管理有限公司 年月日 或 广州新世界物业管理有限公司 ×××先生/小姐 抄送： 3 传真模版 收件人 To 发件人 From 日期 Date 年 月 日 ［单击此处键入姓名］ ［单击此处键入姓名］ 收件公司 Company ［单击此处键入公司名称］ 传真号码 Fax no. ［单击此处键入传真号码］ 题目 Subject ［单击此处键入主题］ [单击此处键入日期] 总页数 Total page(s) ［单击此处键入总页数］ 档案编号 Ref no. ［单击此处键入代号］ 如未能接收全部页数,请立刻联络 If you do not receive all the pages, please call 4 备忘录模版 致 To 抄送 cc 题Subject 目 [单击此处键入主题] 文件编号Ref no. [单击此处键入代号] [单击此处键入姓名] [单击此处键入姓名] 发件人 From 日 期 Date [单击此处键入姓名] [单击此处键入日期] 5 会议纪要模版 会议纪要 文件编号： 会议日期： 会议地点： 会议内容： 会议主持： 与会人员： 会议记录： 一、工作要求 序会议内容 号 负责人 执行人 完成时间 原因 时间 要求 未完成 实际完成备注 一． 记录 序号 期： 会议内容 发言人 ~会议结束 会签： 副本抄 送： 发出日 6内部工作联系单模版 内部工作联系单 急缓程度：□一般□急□特急 收文部门： 文件编号： 发文部门： 拟稿人：林琼华 签发人：赵海燕 日期：2005年7月4日 □以上事宜请贵部于?? 日内给予答复 □以上事宜请贵部于 日内完成并答复 －－－－－－－－回 执－－－－－－－－ 就贵部所提事宜，现答复如下： 抄送： 拟稿人： □跟踪检查意见： 检查人： 日期： 负责人： 日期： （二）表格 1请购单 广 州 新 世 界 物 业 管 理 有 限 公 司 请 购 单 请购人： 请购原因： 供应商名称： 联系人： 联系电话： 请购日期： 付款方式： 到货日期： 年度预算金额： 累计使用金额： 仓库 序号 请 购 单 品名 品牌 规格 单位 数量 单价 复价 用途 现库存 预下月库存量 备注 合计 附件：□报价资料 □报价分析报告 □产品资料 □样板 □其他资料 仓管员核查： 行政部核查： 总经理： 2工作任务单 行政助理： 仓管员收货： 部门验收： 供应商： 财务部复查： 管理处主任： 广 州 新 世 界 物 业 管 理 有 限 公 司 工 作 任 务 单 报单人 报单内容 发单人 发单 时间 年 月 日 时 接单部门 维修人员 未完成工作情况发馈 序号 所用材料 规格 数量 单价 金额 出仓单号 1 仓管确认 接单人 到位时间 年 月 日 时 要求完 成时间 年 月 日 时 发单部门主管确认 编号： 报修时间 年 月 日 时 接待人 接单时间 完成时间 年 月 日 时 年 月 日 时 2 3 工时 工价 有偿收费确认 总费用 报修人签认 客户服务中心人员签认 质量 效率 成本 态度 总评分分 人签名 22110 0 22110 0 22110 25 20 110 5 0 5 发单人评分 发单部门主管部门评分 管理处主任评分 3公司车辆使用申请表 5 0 5 5 0 5 0 5 0 限 公 司 广 州 新 世 界 物 业 管 理 有 申请部门/管理处：车 辆 用 申 请 表 使申请日期： 年 月 日 时间 用车日期 路径起止地点 申请事由 出车时间 还车时间 乘车人名单 总人数 司机姓名 司机确认 另：用车者请注意批准的出车时间，超过半个小时仍未出发，将视作放弃该用车申请。 申请人： 部门主管： 资源部行政审核： 无 公 司 车 辆 安 排 回 执 人事行政部确认 原 因 行政审核 公共汽车 部门主管 使用何种交通工具（双程或单程） 出租车 地铁 审批 车牌号A/ 司机姓名 车辆使用情况及服务意见回执 出车 实际用车时间 是 / 年 月 日 用车部门 用车部门 用车人签名 准时出车 否 服务态度 差 / 一般 / 好 中途停靠地点 还车 备注：各管理处借车使用时所付出的费用计入各管理处 请用车人还车时填写意见回执交到前台 4汽车维修申请表 广 州 新 世 界 物 业 管 理 有 限 公 司 电 话 联系人 地 址 送修厂名称 汽车维修申请表 送修原因 维修项目： 维修金额 送修人 行政部 复核 总经理 签批 项目中心 签批 助理总经理 签批 财务部 复核 备注： 5固定资产申请表 固定资产申请表 申请部门此栏由申请部门/物管处填写 1.拟购买固定资产名称: 规 格: 希望到货 其它要求: 2.申请原因 : 经办人: 日 期: 此栏由行政部填写 1.现时库存状况: 2.初步处理意见: 签署人: 统计人: 收表人 管理处主任: 日 期: 日 期: 日 期: 收表日期 日期: 副总经理: 日 期: 选用意品名 跟进人: 日 期: 规格 行政部门审核: 日 期: 单价 数量 合计 行政经理: 日 期: 供应商 见 数 量: /管理处: 3.价格比较(需采购时填写) 此栏由MIS部填写(属电脑网络的资产时填写) 1.审批意见: 2.建议供应商及产品情况: 送用意品名 规格 单价 数量 合计 供应商 见 跟进人: 日 期: MIS部主管: 日 期: 此栏由财务总监审核(费用大于20000元且小于或等于30000元时,填写此栏) 1同意/不同意 2.其他 意见: 日 取得登记栏 品名: 规格: 财务总监签名: 数量: 资产编价值: 资产权: 使用部门/物管资产位置: 行政部跟进 人: 行政部审核 人: 使用人签名(由本人填写) 处: 号: 期: 申请部门/物管处资产负责人(由本人签名) 附加:此表适用范围为总款在2000元以上(含2000元),且使用期不少于1年的物品申请 非固定资产申请表 申请部门/管理此栏由申请部门/物管处填写 1.拟购买固定资产名称: 其它要求: 2.申请原因 : 经办人: 日 期: 此栏由行政部填写 1.现时库存状况: 2.初步处理意见: 规格 单价 签署人: 统计人: 收表人 管理处主任: 日 期: 数量 合计 日 期: 日 期: 收表日期 规 格: 希望到货日期: 数 量: 副总经理: 日 期: 供应商 选用意 处: 3.价格比较(需采购时填写) 品名 见 跟进人: 日 期: 行政部门审核: 日 期: 行政经理: 日 期: 此栏由MIS部填写(属电脑网络的资产时填写) 1.审批意见: 2.建议供应商及产品情况: 送用意品名 规格 单价 数量 合计 供应商 见 跟进人: MIS部主管: 取得登记栏 品名: 日 期: 规格: 日 期: 数量: 资产编 价值: 资产权: 使用部门/物管 号: 资产位置: 行政部跟进处: 人: 行政部审核 使用人签名(由本人填写) 申请部门/物管处资产负责人(由本人签 名) 人: 附加:此表适用范围为总款在2000元以下,且使用期1年以下的物品申请 实物资产处理申请表 此栏由处理部门填写 1．处理资产名称： 规 格： 处理资产编号： 使用日期： 2．申请处理原因：（1）损坏处分的，须附有损坏报告 （2）遗失处分的，须附有遗失报告 （3）废弃处分的，须附有该物品的照片 （4）固定资产变卖的，须附（或后补）有变卖的有关资料（变卖报告、 手续、票据复印件等） 3．处理前使用部门： 处理前使用人： 4．处理日期： 5．部门主管签署处理意见： 部门主管： 管理处主任： 日 期： 日 期： 此栏由行政部填写 1．处理资产编号： 2.处理资产的原值： ， 3. 因处理产生的费用： 4.处理后的残值： 5．处理前使用的人： 6.处理前使用部门： 7．开始使用日期： 8.处分前存放地点： 9．（ ）是/（ ）否 属固定资产 行政助理： 行政经理： 副/总经理： 日 期： 日 期： 日 期： 此栏由财务部填写（此栏适用于固定资产的处理） 核定：1.该固定资产的原值： 2.开始使用的日期： 3．现时净值： 4.其他： 处理意见： 跟进人： 财务主任： 财务经理： 日 期： 日 期： 日 期： ※当被处理的物品原值大于30.000元且小于或等于100.00元时，需要财务总监审批。 总经理签署 总经理意见： 物管总经理签署： 日期： 实物资产转让申请表 此栏由转让部门填写 1．转让资产名称： 规 格： 转让资产编号： 使用日期： 2．申请转让原因： 3．转让前使用部门： 转让前使用人： 4．转让时状态： 转让日期： 5．部门主管签署转让意见： 跟进人： 行政部审核： 使用部门主管： 日 期： 日 期： 日 期： 此栏由行政部填写 1．转让资产编号： 2.原值： 3.购买日期： 4．已折旧期： 5.残值： 跟进人： 行政部审核： 日 期： 日 期： 此栏由转让后部门填写 1．接收后使用部门： 2.接收后使用人： 3．开始使用日期： 4.接收后存放地点： 5．接收时状态： 6.转让意见： 跟进人： 行政部审核： 使用部门主管： 日 期： 日 期： 日 期： 此栏由财务部填写（此栏适用于固定资产的转让） 核定：1.该固定资产的原值： 2.开始使用的日期： 3．现时净值： 4.其他： 处理意见： 跟进人： 财务主任： 财务经理： 日 期： 日 期： 日 期： ※当被转让的物品原值大于30.000元且小于或等于100.00元时，需要财务总监审批。 总经理签署 总经理意见： 物管总经理签署： 日期： □合作协议类 □建安类 □建安类顾问类 □广告媒体类 □劳务、制作类 □采购、供应类 □融资贷款类 □其他 项 目： 合同名称： 签 约 方：委 托 方：（甲方）： 承 接 方：（乙方）： 预算编号： 合同编号： 合同份数： 合同有效期： 付款方式： 对方是否签署 □是 □否 已批准预算金额： 已批出合约金额： （占已批准预算金额 %） 新申请合约金额： （占已批准预算金额 %） 提请审批： （经办人） 年 月 日 管理处主任复核：无意见/有以下意见： 签署：年 月 日 意见执行回馈 □完全按管理处意见修正； □ 参照意见，作一定修正； □ 不修正。 公司资源部复核：无意见/有以下意见： 签署：年 月 日 □完全按资源部意见修正； □参照意见，作一定修正； □不修正。 公司 财务部复核：无意见/有以下意见： 签署：年 月 日 □完全按财务部意见修正； □参照意见，作一定修正； □不修正。 批 准： 签署： 年 月 日 9合同审批流程表 10名片印刷申请表 名片印刷申请表 此此栏栏由由申申请请部部门门填填写写（注：请用正楷字体填写） 1. 申请部门： 2．姓名： （中文）， （英文，由由英英文文名名和和姓姓氏氏拼拼音音两两部部分分组组成成） 3、申请人职位 3.1 适用于职能部门 □ 部任职 3.2 适用于各项目 □ 岭南新世界家园任职 □ 时代新世界中心任职 □ 新世界逸彩庭园任职 4、联络方式 电 话： （总机）- (分机), （直线） 传 真： 手机号码： 电子邮箱： 5、申请印制数量: 盒 申请人： 部门主管： 日 期： 日 期： 此此栏栏由由行行政政助助理理填填写写 采用版式：□ 版式一：职能部门（折页） □ 版式二：各项目（双面单卡） 跟进人： 日 期： 此此栏栏由由资资源源部部填填写写 1、同意印制，申请人职务为 □ 版式一：职务1：中文（职位） —（部门功能） 英文 — 职务2：职位 所属项目 □ 版式二：职位 所属项目 2、不同意印制，原因： 资 源 部： 日 期： （副）总经理： 日 期：
11报价分析报告
请购单编号：
品名 综合分析 结论 附带资料 制表人:
供应商 金额 付款方式
报价分析报告 优势 不足
填表日期
复核人:
总经理：
12事务应酬费用申请及报销审批表
事务应酬费用申请及报销审批表（费用审批表）
申请人 申请部门 申请用款 申请用款日期 用款公司/项目 应酬对象 应酬事由 我司出席人员 总人数 应酬方式 午餐 晚餐 其他（请列明） 应酬方式 午餐 晚餐 付款方式 现金 支票 公司咭 其他（请列明） 付款方式 现金 支票 公司咭 其他（请列明） 年 月 预算用日 款日期 日 年 月 申请报销日期 用款公司/项目 应酬对象 （与左项同，无须填写） 应酬事由 （与左项同，无须填写） 我司出席人员 （与左项同，无须填写） 总人数 其他（请列明） 日 费用审批表号 费用报销审批 年 月 实际用款日期 日 年 月 （与左项同，无须填写）
借款金额（如适用） 借款方式（如适用） 部门预算额度 备注 申请人制表 （大写） 万 仟 佰 拾 元 角（小写）￥ 已付金额 （大写） 万 仟 佰 拾 元 角（小写）￥ 现金￥ 支票￥ 借款方式（如适用） 现金￥ 支票￥ 预算之内 超出金额约￥ 部门预算额度 预算之内 超出金额约￥ 部门主管审核 地区总监室批准 备注 部门主管审核 经张辉批准 行政费用预算执行情况分析表 申请人制表 统计期间： 序号 月份 原预 1-5月均费用 预算 *月 实际 %=实际/预算 预 本季合计 实%=实际/预算 预算 本年累计 实际 %=实际/预算科目 文具用品 算 算 际 预算 部门公共文具用品 个人公共文具用品 办公室水电费 差旅费及交通费 邮资及电话费 管理处办公室电话费 寄发信件 主管人员手机费 业务费(应酬费) 办公设备租赁及维修
证照费 备注： 办公室杂费 合计
1、以上预算根据各管理处行政费用预算及2005年1-5月数据进行调整，作为各管理处行政费用包干预算于七月份执行
2、公司财务部每月对管理处行政费用的表现收集数据并汇总，编制报表供各管理处负责人分析及制定相应修改措施。
3、为了鼓励各管理处开源节流，根据本季度编制的行政费用预算，年终财务结算后如有行政费用节余，各管理处可利用后执行。
行政部归档分类
1。1 内部管理文件 1 管理制度 公司制定的管理制度 公司制定的管理规定 公司制定的管理办法 公司的制定的操作流程 2 岗位职责 各部门的岗位职责 员工的岗位职责 各部门岗位的工作指引 工作说明书 3 合同、协议 广州新世界物业管理有限公司与发展商所签订3。1 的物业管理前期合同 广州新世界物业管理有限公司与清洁公司签订 的清洁合同 广州新世界物业管理有限公司与绿化公司签订 的清洁合同 广州新世界物业管理有限公司与外判公司所签 文件的期限 归档部门 行政部
订的的弱电保养合同 广州新世界物业管理有限公司与外判公司所签 订的的消防保养合同 广州新世界物业管理有限公司与外判公司所签 订的的空调保养合同 广州新世界物业管理有限公司与外判公司所签 订的电梯保养合同 广州新世界物业管理有限公司与房东签订的房 屋租赁合同 员工档案 职位申请表\\员工登记表\\合同\\转正评估表\\员 工变动会签表\\合同续签意见 员工证件 员工嘉奖单\\处罚单 员工考核资料 员工考核制度 员工考核表格 员工考核成绩 1 上级部门来文 1.1 物管公司来文 1.2 发展商来文 1.3 售楼部来文 1.4 会所来文 1.5 项目中心来文 1.6 与各管理处的之间的来文
2 管理处发文 1.1 管理处各部门发给物管公司 1.2 管理处各部门发给发展商 1.3 管理处各部门发给售楼部 1.4 管理处各部门发给会所 1.5 管理处各部门发给项目中心 3 与其它公司的公文往来 收到清洁公司\\绿化公司\\居委会\\街道\\自来水3.1 公司\\供电公司 发给清洁公司\\绿化公司\\居委会\\街道\\自来水3.2 公司\\供电公司 4 会议纪要 4.1 管理处所召开的例会 4.2 管理处各部门所召开的例会 4.3 物管公司的例会 4.4 系统部门的例会 与发展商\\售楼部\\会所\\项目中心\\所召开的例4.5 会 与施工单位\\清洁公司\\绿化公司等单位所召开4.6 的例会 员工资料 职位申请表\\员工登记表\\合同\\转正评估表\\员 工变动会签表\\合同续签意见 员工证件 员工嘉奖单\\处罚单 员工考核资料 员工考核制度 员工考核表格 员工考核成绩 本公司资料（代码证、营业执照、税务登记、6 收费许可证、资质证书等） 行政部 行政部 行政部 行政部
广州新世界物业管理有限公司的营业执照复印6.1 件 广州新世界物业管理有限公司的组织代码证复6.2 印件 6.3 广州新世界物业管理有限公司税务登记复印件 6.4 广州新世界物业管理有限公司资质证复印件 广州新世界物业管理有限公司收费许可证复印6.5 件 补充 发展商的营业执照复印件 发展商的室内停车场道路运输经营许可证原件 发展商的室内停车场收费公示牌原件 10 培训档案 10.1 管理处年度培训计划 10.3 各部门培训计划 10.4 各部门培训签到表 10.5 各部门培训成绩 10.6 培训总结 11 考勤类 11.1 各部门月度排班表 11.2 管理处月度考勤 11.3 管理处年度员工年假汇总表 11.4 11.5 6.6 行政部 行政部 行政部 行政部 12 采购档案 12.1 请购单 12.2 三家报价单 12.3 送货单 12.4 13 供应商档案 13.1 特约供应商
13.2 供应商资料 13.3 供应商评估表 14 库存\\资产档案 14.1 每月盘点表 14.2 每月进出仓区域月报 14.3 半年度的资产盘点表 14.4 资产申请表 14.5 资产处分记录 15 管理处出的通知和所盖章的文件 15.1 通知 15.2 盖章的文件 18 表格 18.1 人事表格 18.2 行政表格 18.3 后勤表格
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