为了规范公司邮箱管理，正确使用和利用邮箱平台，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度的提高邮箱的使用率，特提出以下要求：
1、新入职员工由人事行政部配合信息部提供员工信息，协助开办企业QQ及邮箱，并告知用户账号及初始密码。
2、企业邮箱开通后，使用者应立即修改密码，以保证邮件的安全性，并为该邮箱的使用责任人，不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为，申请人应对该邮箱的所有信息付法律责任。
3、企业邮箱仅限工作使用，不得从事于工作无关的事情。不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向人事行政部汇报。
4、员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。上级有特殊要求的员工并经过审批的除外。
5、员工利用企业邮箱发出去的文件，内容必须符合公司文化和要求，禁止发送与工作无关的文章、图片等。
6、公司层面的通知、报告、函等，各部门必须使用企业邮箱以部门名义发送，不得以个人名义发送。
7、对于非常紧急重要的事情，可以先发邮件提醒对方注意，对于文字表达不清楚的，请直接电话或者当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。
8、所有邮件应该邮件发放后12小时之内进行回复。
9、如发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况，应立即向人事行政部汇报。
10、员工离职，人事行政部应在离职当日将该员工离职信息上报信息部，对该邮箱账号做出终止使用的处理。
11、任何违反以上规定的员工，按情节严重每次扣款20-200元不等；给公司造成重大损失者，立即开除并移交公安机关处理。
12、本规定自文件发布之日起正式生效执行。
XXXXX有限公司
人事行政部 2015年7月20日
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