会议服务

一、 会前服务

二、 1、做好会议服务促销。了解和熟悉酒店的设备、设施与内部运作程序，正确灵活地运用酒店授予的权利，随机应变地运用谈判技巧。销售洽谈时要有诚意和耐心。

三、 2、主动参与会议策划。销售人员需主动提供延伸服务，积极主动地提供参考意见和建议，协助会议组织者周密地做好会议前期的有关准备工作，在会议组织方的心目中留下深刻的第一印象。

四、 3、认真落实服务承诺。销售洽谈中关于会议服务的所有安排和要求，均要以“预订书”或“协议书”为准。在“预订书”中需明确会议的各项要求，任何修改和调整都必须通过双方协商予以确认。酒店方必须把会议组织方做出的承诺一一详细记录，以制定具体的“会议接待计划书”，每项承诺如何兑现、何时完成，均要落实到人。

五、 二、会中服务

六、 1、会议期间，酒店应有专人负责与会议组织者联络、沟通，及时跟进，确保会议服务的统一指挥和协调。

七、 2、酒店的会议联络员要以高度的责任心和组织能力，及时有效地处理解决会议组织方随时提出的紧急需求，不能敷衍推诿，以保证会议的正常进行。

八、 3、顺应与会者的心理，组织各种形式的留念活动。特别是一些大型、重要会议的参与者，往往把承办酒店作为个人一次美好经历的见证，酒店应籍此把文章做好做足，比如签字、拍照留恋、赠送酒店小标志等纪念品，使与会者成为酒店的潜在客户。

九、 三、会后服务

十、 1、服务善始善终。会议结束，酒店的服务没有结束。即使会务组撤了，但个别逗留的会议代表也是酒店的服务对象，不能让他们有会散茶凉的感觉。

十一、 2、重视总结提高。与会者来自四面八方，他们是本次会议的参加者，可能就是下次会议的组织者和决策者。因此，酒店要注意收集举办本次会议的有关信息，为下次会议的承办打下基础。要把资料归类、分析、整理并存档，从中发现问题，找出原因，总结经验，作为提高会议服务质量的宝贵财富。

十二、 3、搞好跟踪回访。定期或不定期的向会议组织者和出席者寄送酒店的有关信息和资料，并进行定期销售回访，联络感情，逐渐使对方感到自己是酒店的贵宾，从而成为酒店忠实的回头客户。

十三、 随着酒店业的不断发展，市场竞争的不断加剧，各酒店为提高经济效益，对自身的客源市场也在不断调整。会议已成为酒店的一个重要客源市场，会议带来的收入已成为酒店经济效益的增长点。要想做好会议客源市场，酒店的会议服务是关键。因此准确、细腻而娴熟地把握好会议服务的三环节——会前服务、会中服务和会后服务是做好会议服务的根本。

一、会前服务

1、要有精明强干的会议服务销售骨干。会议销售骨干不仅要了解和熟悉本酒店的设备、设施与内部运作程序，具有相当的沟通能力，能够正确灵活地运用酒店授予的权力，而且随机应变地运用谈判技巧，促使洽谈获得成功。

2、销售洽谈要有诚意及耐心。会议销售人员与会议组织者交谈时，要尊重对方的要求和意见，特别是对方将本酒店承接会议服务的条件与其他酒店比较时，要善于倾听和理解，然后以得体的方式提供本酒店的特点和以往成功接待会议的详细情况，加强相互间沟通。往往承接一个会议不是一次就能谈成功，会经过多次交涉，因此会议销售人员要有充分的耐心，直至洽谈成功。

3、谈价格先要赢得客人的信赖。会议组织者在洽谈中往往首先询问价格和优惠政策这类问题，会议服务销售人员应极力避免价格成为客人选择的第一条件。销售人员在洽谈中要有意识地摸清客人的心理价位。若差距不大，销售人应撇开价格，与会议组织者讲座会议的策划，介绍酒店会议服务的特点，让对方感到酒店是把服务放在第一位，盈利放在第二位的，只有客人相信酒店能提供优质服务，才有合理的价格可谈。

4、参与会议的总体策划。各型会议的前期准备是非常重要的。酒店会议销售员面对的会议组织者可能是有经验的，也可能是没有经验的，这就要求酒店的销售员必要时提供延伸服务。如会程的安排以酒店会议接待的经验来看是否合理，可向会议组织者提供参考意见和建议等，协助会议组织者圆满完成会议计划。

5、认真做好“预订书”和“计划书”。关于会议服务的所有安排和要求，均要以“预订书”或“协议书”为准。在“预订书”中要明确会议的各项要求，任何修改和调整都必须通过双方的确认书予以确认洽谈等，酒店方必须把向客人作出的承诺一一详细记录，以此制订详细的“计划书”即“接待计划”，每项承诺谁负责、何时完成，均要落实。

二、会中服务

1、会中期间，酒店应有专人负责与会议组织者沟通、联络，及时跟进确保会议服务的

统一指挥和协调。

2、会议期间，酒店的会议联络员要有极强的组织能力，能有效及时地处理会议中的紧急需求，保证会议的正常进行。

3、顺应与会者的心理，组织各种形式的留念活动。大型会议的参与者把承办酒店作为美好经历的“参照物”，酒店应籍此把文章做好做足，比如签字留念、拍照赠送酒店小标志等纪念品，使与会者成为酒店的潜在客户。

三、会后服务

1、会议结束了，酒店的服务没有结束。会议结束了，会务组撤了，但逗留的客人仍是我们服务的重点，应让他们感到酒店是“家外有家”。同时，酒店方要做好会后各种费用的结算工作，每笔费用消消楚楚，方便会议组织者结帐。

2、搞好跟踪调查。将收集的本次会议的各种信息归类、分析、整理并存档，发现问题找出规律性的东西，作为提高会议服务质量的依据。

3、索取会议活动的信息和资料。大型会议的与会者来自四面八方，他们是本次会议的参加者，可能他们就是下次会议的组织者和决策者。因此酒店应特别注意收集举办会议的大量信息，为下次会议的承办打下基础。

4、将会议组织者和出席者的资料归档并向他们定期或不定期寄送酒店的信息和资料，对重要的客人，定期作销售拜访，逐渐使他们感到自己是酒店的贵宾而成为酒店忠实或潜在的客户。

综上所述，会议服务的三个环节是相辅相成，缺一不可的，每一个环节都非常重要，每一个环节完成的好坏将直接影响会议的服务质量。因此，一个酒店要做好会议接待必须在这三个环节上下功夫，精益求精，做出自己的特色，使我们的酒店在激烈的市场竞争中立于不败之地。

《会议酒店服务与管理》是酒店服务与管理的重要组成部分，是一门广泛吸收多学科知识的边缘科学，具有很强的实践性和应用性。《会议酒店服务与管理》介绍了酒店会议管理与服务的知识，为参加企业经营管理实践打下基础。

编辑本段基本信息

《会议酒店服务与管理》是酒店服务与管理的重要组成部分，是一门广泛吸收多学科知识的边缘科学，具有很强的实践性和应用性。酒店垂青会议管理与服务，首先是会议经营能带来可观的经济收益；其次，会议经营管理有利于酒店扩大其社会影响，提高其知名度；再者，会议经营管理可以调节酒店的淡季市场。但不容忽视的是，会议管理与服务也给许多酒店提出了新的挑战。这是因为会议管理与服务在我国是一个新生的事物，这种针对整体团队的消费经营，与传统的针对商务客人、观光客人的营销手段、接待技巧有所不同，或者说有所侧重。这是基于以上现状，《会议酒店服务与管理》介绍了酒店会议管理与服务的知识，为参加企业经营管理实践打下基础。

编辑本段内容简介

20世纪90年代以来，会展业发展迅速，年增长速度达到20%以上。伴随着中国经济的发展以及对外交流的扩展使之得到了迅速的发展。中国酒店业作为与会展业非常紧密的行业支撑体系，单纯的会议形式已经不能很好地满足会议客人的需要，会议型酒店便由此

悄然升温。

会议型酒店与通常概念上的酒店有两个区别：一是会议型酒店的特征；二是会议客人的需求特点。

关于会议型酒店的特征，有以下四个方面：一是销售形式不同于传统的酒店，它是综合性销售，不但有客房、餐饮，还有会展的设施、会议的设备，是会议相关的一些销售。二是服务的对象不同。除了服务中面对每一位参会个体之外，还要面对会议的组织者。和组织者的沟通是非常重要的环节。三是服务部门的设置不同。我们在实际中要针对专业性较强的会议实施不同的服务模式，包括配置相应的会议设备设施，以保证为会议提供圆满的服务。四是酒店会议功能间的配备。功能间要尽量准备得充足一些。我们经常发现一些客人不喜欢在宴会厅开会，特别是外宾。酒店应具有专门的功能间，以满足客人的特别需求。再就是宴会的配置，包括餐饮的独特性等，这是会议酒店应该具备的特点，和其他酒店要有所区分。

编辑本段作者简介

栾建国，黑龙江商学院毕业，旅游饭店管理硕士。国家职业技能鉴定专家委员会专家，曾在国内外我家四星、五星级酒店任总经理。2000年被授予“中国饭店行业经营管理大师”、“中国服务大师”称号。世界饭店金钥匙组织中国委员。

编辑本段目录

会议酒店概述

第一章会议会展仪式、典礼与会议宴会

第一节开幕式与闭幕式

一、开幕式、闭幕式的含义和作用

二、开幕式、闭幕式的准备

三、开幕式和闭幕式

第二节开工与揭幕仪式

一、开工与揭幕仪式的含义和作用

二、开工与揭幕仪式的准备

三、奠基开工与企业开张仪式的程序

第三节颁授仪式

一、颁授仪式的含义和作用

二、颁授仪式的准备

三、颁授仪式的程序

第四节交接仪式

一、交接仪式的含义和作用

二、交接仪式的准备

三、交接仪式的程序

四、交接仪式的礼仪

第五节签字仪式

一、签字仪式的含义与作用

二、签字仪式的准备

三、签字仪式的两种程序

第二章一般会议接待礼仪

第一节会展接待准备

一、会展接待工作的原则

二、会展接待方案的拟订

三、选拔培训接待人员

第二节会展场馆布置

一、会场布置

二、展馆布置

第三节会展接待

一、接站的引导

二、报到与签到

三、食宿安排

第三章国际会议接待礼仪

第一节会见与会谈

一、会见与会谈的含义

二、会谈

第二节礼宾次序与国旗升挂

一、礼宾次序

二、国旗升挂

第四章会议宴会的种类与服务

第一节会议宴请

一、会议宴请的类型

二、会议宴请的筹备工作

三、布置会议宴会厅，安排坐席

四、会议宴会的服务工作

五、赴宴礼仪规范

第二节会议宴会的类型与种类

一、按会议宴会的菜式划分

二、按会议宴会的形式划分

三、按会议宴会的规模划分

四、按会议宴会的特点划分

五、按会议宴会的专题划分

第三节会议宴会的发展趋势

一、会议宴会的文化趋势

二、会议宴会的美食化趋势

三、会议宴会的节俭化趋势

四、会议宴会的营养化趋势

第四节会议宴会的预订

一、会议宴会预订的基本内容

二、承接会议宴会预订的组织

三、会议宴会预订的方式

四、会议宴会预订的立卷建档

五、回答客人有关会议宴会的各种问讯

六、接受会议宴会预订

七、会议宴会预订确认

八、会议宴会预订程序

九、会议宴会预订金的处理

十、会议宴会预订后的进一步确认

十一、会议宴会预订信息的传递

十二、会议宴会预订活动记录与通知

十三、会议宴会预订的取消

十四、会议宴会预订的变更

第五节会议宴会菜肴设计与菜单制作

一、会议宴会菜肴设计要点与方法

二、会议宴会菜肴设计程序与举例

三、会议宴会菜单

第六节会议宴会的台面设计与摆台

一、会议宴会台面的种类与设计要求

二、会议宴会摆台的基本技法

三、会议宴会台面的餐具配置与装饰

四、会议宴会台型设计

五、花台设计

第七节会议宴会的服务类型与程序

一、会议宴会服务的作用与特点

二、会议宴会服务的类型

三、中式会议宴会的服务程序

四、西餐会议宴会的服务程序

五、冷餐会的服务程序

第八节会议宴会的酒水与服务

一、酒水在会议宴会中的作用

二、会议宴会酒水设计

三、会议宴会中的酒水服务

第五章世界主要国家及地区会议、展览概述

第一节世界会展业发展概览

第二节德国、意大利、法国、英国礼仪

第三节美国、加拿大、巴西、阿根廷礼仪

第四节日本、新加坡、中国香港、澳大利亚礼仪

第五节埃及、南非礼仪

第六章会议宴会用酒水知识

第一节非酒精饮料

第二节其他饮料

第三节葡萄酒

第四节啤酒

第五节黄酒、清酒、白兰地

第六节中国白酒

第七节鸡尾酒

第七章会议酒店常用英语

附录

……

编辑本段文摘

第一章会议会展仪式、典礼与会议宴会

第二节开工与揭幕仪式

一、开工与揭幕仪式的含义和作用

社会各界为了庆祝各种工程项目奠基或竣工、现代化设备的启动或运行、经营单位的开张、机构的成立、塑像或纪念碑的落成等，往往要举行一定的仪式或典礼，以起到对外扩大社会影响、树立良好的形象，对内振奋精神、鼓舞士气的作用。为叙述方便，本书将上述各种仪式和典礼统称为开工与揭幕仪式。

二、开工与揭幕仪式的准备

开工与揭幕仪式的各项准备工作与开幕式、闭幕式大体相同，不同之处主要有以下几点：

1.确定主礼人

所谓主礼人，就是在会展活动的各种仪式和典礼中主持关键性礼仪的人员，如主持剪彩、奠基、揭碑、揭幕、启动、点火等仪式的人员。

主礼人一般是主办单位或上级机关参加开幕式职务最高的领导，有时也可以邀请协办单位、赞助单位、东道主、社会知名人士、国际政要共同担任，统称主礼嘉宾。双边性或多边性仪式，如联合投资的工程举行剪彩、奠基、开工、竣工仪式，或联合成立的机构举行挂牌仪式，各方应派身份相当的人士出席并共同参与仪式。国内有些竣工、通车、交接仪式，请出对该项作出贡献的工程技术人员剪彩，其社会效果非常好，值得提倡。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

http://wenku.baidu.com/view/4435cf363968011ca300910c.html （这是网址自己看）

http://wenku.baidu.com/view/58de63116c175f0e7cd13751.html （这个是会议结构你看看）

会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。

步骤/方法

1. 会前服务

2. 1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

3. 2、我山庄为会议主办方提供会议报价：

4. （1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

5. （2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

6. （3）机场、火车站接站安排。

7. （4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

8. （5）会议流程方案。

9. （6）会后旅游行程安排。

10. 3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

11. 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

12. 5、会议展板、展架、横幅的制作。

13. 6、会议各种用品的运输、托运工作。

14. 会中服务

15. 1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

16. 2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

17. 3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。

18. 4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

19. 5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

20. 6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

21. 7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

22. 8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认

23. 9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

24. 10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

25. 会中旅游

26. 旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。

27. 会后服务

28. 1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

29. 2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

注意事项

• 会议服务工作是一个系统工程，需要主办方、会议服务公司、嘉宾主动配合与协调，

才能达到良好的会员举办效果。

酒店会议中心服务员工作流程

一、会议中心服务员的迎送工作

会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下：

（1）认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话)，弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。

（2）确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，

安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。

（3）做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。

（4）严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。

（5）迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。

（6）妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票)；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。

二、会议服务基本环节的操作细则

会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。

1．会前准备工作

会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。

（1）了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

（2）调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。

①服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅（室）内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅（室）内外的清洁卫生。

②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。

(3)准备会议需用物品。

①茶水具。

a.茶具要求:

第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。

b.水具要求:

第一，不用不保温的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c.茶叶:

第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。

②签到桌及文具用品。

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。

③水果饮料。 根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。

各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

2．会议服务程序

会议开始前30分钟，服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员；如果与会者不在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客，并为客人引路。

（1）宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅（室）的入口处迎接客人。配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然后送上香巾、茶水。

（2）会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。

（3）会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。

（4）会议如设有主席台，应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时，服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。

（5）会议结束时，服务员要及时提醒客人带好自己的东西。

3．会议结束

（1）宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主。

（2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。

（3）清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。

4．服务中的注意事项

（1）如宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要代办其他事务。

（2）会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。

三、团体会议的接待

1．住前接待

（1）预订。旅店在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜，以

（2）确认。在会议订房确定之后，直到会议进住之前的这段时间内，可根据会议规模和要求与对方进行联系，进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体宾客名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。

2．接待准备

总服务台将整理好的会议有关资料，包括会议种类、会议人数、日程安排、团体宾客名单（性别、年龄）、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下：

（1）落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次，保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。

（2）后勤部要做好客房设备、设施的检修保养，并根据会议特殊需要进行调整。

（3）供应部要做好所需物品和原材料准备。

（4）各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查，待批准后着手实施。

3．接待实施

会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位，一切准备就绪。

（1）宾客到达时，会议接待员要提前到位，大堂经理要出面迎客表示欢迎之意，并致简短的欢迎词，预祝会议成功，客人生活愉快。

（2）会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见，询问有无要求，对服务是否满意。

（3）配合会议接待，旅店要有管理人员值班，便于及时处理各种突发情况。

（4）会议团体住宿期间，服务员要根据会议日程安排，做好主动服务。积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员，随时提供相应的服务。

4．接待结束

会议接待结束前，经理要亲自看望与会人员，征求意见、建议，表示诚挚的谢意，并赠送名片或纪念品。

宾客离店的当天，经理或大堂经理同接待员送客人上车，致欢送词，祝宾客旅途愉快，欢迎大家再次光临。目送客车远去。