为规范公司基本建设项目档案管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和上级相关文件精神，结合公司实际，制定本规定。 2 范围
本规定适用于公司基本建设（含新建、更新改造、大修理）项目档案管理。 3 术语和定义 3.1 建设项目档案
本规定所称建设项目档案指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体形式的项目文件。 3.2 项目文件
本规定所称项目文件指项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。
3.3 项目前期文件
本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3.4 项目竣工文件
本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
3.5 项目竣工验收文件
本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
4 职责
4.1 总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门，主要职责： 4.1.1负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制订公司建设项目档案管理办法；
4.1.2 负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； 4.1.3 负责公司建设项目档案验收工作； 4.1.4 负责参加公司建设项目竣工验收；
4.1.5 负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；
4.1.6 负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体。 4.2 工程处是公司新建项目工程管理部门，负责指导、监督、检查各项目部项目档案管理工作。
4.3 生产处、管道处是公司更改大修项目工程管理部门，负责指导、监督、检查所属各单位项目档案管理工作。 4.4 项目建设单位
4.4.1 项目建设单位负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作；对项目档案的齐全、完整、准确负责；负责项目档案的移交工作。
4.4.2 项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。
4.4.3 项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。
4.4.4 项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。 5 管理内容
5.1 建设项目档案管理一般规定
5.1.1 公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证，是生产运营、管理维护、工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。 5.1.2 建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 5.1.3 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 5.1.4 项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。
5.1.4.1 档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。
5.1.4.2 档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。
5.1.4.3 档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
5.1.5 项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员，负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。
5.1.6 项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。 5.1.6.1 项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经
档案管理部门签署会签意见。
5.1.6.2 项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。
5.1.7 项目建设单位有关部门负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。
5.1.8 项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。 5.1.9 建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。
采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。
5.1.11 项目建设单位应当配备档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。
5.1.12 项目建设单位要应用档案管理系统（E6）对项目档案进行归档与移交工作。
5.2 建设项目档案收集、整理与归档
5.2.1 反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案，参见《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）。
项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
5.2.2 项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件按“件”整理。具体执行《归档文件整理规则》（DA/T22－2000）。项目竣工文件
应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）进行整理。图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3－1989）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）。
5.2.3 项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案管理部门归档。项目建设单位档案管理部门汇总项目文件，将全部档案条目录入或通过离线客户端导入“档案管理系统（E6）”并上载相应电子文件。
5.2.4 项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作。工程结束后，项目建设单位应根据工程实际编辑一套反映工程全过程的照片册。另外，公司级以上的项目，还应编制一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的视频资料，并进行编辑配音。
5.2.5 项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。
5.2.6 项目档案收集、整理与归档具体执行《建设项目文件整理与归档操作指南》（附录C）。 5.3 建设项目档案验收
5.3.1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 5.3.2 项目档案验收执行下列规定：
5.3.2.1 由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织。
5.3.2.2 由集团公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织。
5.3.2.3 由专业公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织或委托组织。
5.3.2.4 由公司组织竣工验收的项目，根据工程实际，项目档案验收可由总经理办公室单独组织验收，也可与工程竣工验收合并进行。
项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查，必要时可组织预检。
5.3.3 项目档案验收应当按照下列规定，组成验收组进行验收： 5.3.3.1 国家档案局组织的项目档案验收，验收组按国家规定组成。 5.3.3.2 集团公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收，验收组由集团公司办公厅、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。 5.3.3.3 公司总经理办公室组织的项目档案验收，验收组由公司总经理办公室、项目主管部门等单位组成。
项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组。 5.3.4 申请项目档案验收应具备下列条件：
5.3.4.1 项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要； 5.3.4.2 项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；
5.3.4.3 完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。 5.3.5 项目档案验收前，项目建设单位应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）和《建设项目档案验收内容及要求》（附录B）进行全面自检，并形成项目档案自检报告。 5.3.6 项目档案自检报告应当包括以下主要内容： 5.3.6.1 项目建设及项目档案管理概况；
5.3.6.2 保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
5.3.6.3 项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
5.3.6.4 档案在项目建设、管理、试运行中的作用； 5.3.6.5 存在的问题及解决措施。
5.3.7 项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报《建设项目档案验收申请表》（附表1）。项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。
5.3.8 项目档案管理机构应当参加项目的中交（间）验收、初步验收和竣工验收，并同步进行项目档案的预验收。在项目竣工验收3个月前应完成项目档案验收工作。
5.3.9 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。 项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收：
.1 项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、项目档案工作情况； .2 监理单位汇报竣工文件质量的审核情况； .3 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；
.4 项目档案验收组汇总项目档案检查情况，对项目档案质量进行综合评价，并形成项目档案验收意见；
.5 项目档案验收组宣布项目档案验收意见。
检查项目档案，应当采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于案卷总数的30﹪，抽查重点为重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，对抽查情况应填写建设项目档案验收检查记录，包括内容有档案（资料）号、验收检
查情况描述、检查人、检查日期等。
项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组织单位以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。集团公司办公厅委托进行的项目档案验收，由集团公司办公厅以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。
项目档案验收意见应当包括以下主要内容： .1 项目建设概况；
.2 项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收结论性意见； .3 存在问题、整改要求与建议。
项目档案验收报告或者档案章节（专篇），应当纳入建设项目竣工验收报告中，建设项目《竣工验收鉴定书》中应有关于项目档案的评价。 5.3.16 新建、扩建和试生产的国家和集团公司建设项目，由总经理办公室负责填写《建设项目档案管理登记表》（附件表2），一式三份，报集团公司办公厅，各工程项目经理部负责填报登记表。
《建设项目档案管理登记表》分为表一、表二、表三。表一于项目开工后6个月内填写，对于未验收的建设项目，每年填此表一次；表二于项目档案预验收后1个月内填写；表三于项目正式竣工验收后1个月内填写。 5.4 项目建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向有关档案管理部门移交项目档案。建设项目档案移交及档案整理、保管执行《档案管理程序》。 6 流程
无 7 相关文件
7. 1 相关的公司体系文件和公司企业标准 7.1.1 GDGS/CX 66.02 档案管理程序 7.1.2 GDGS/ZY 66.02－01 档案分类规则 7.1.3 GDGS/ZY 66.02－02 档案标识规则 7.1.4 GDGS/ZY 66.02－03 档案着录规则 7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件
7.2.1 GB/T11822－2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 7.2.2 GB/T10609.3－1989 《技术制图复制图的折叠方法》 7.2.3 GB/T18894－2002 《电子文件归档与管理规范》
7.2.4 DA/T28－2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 7.2.5 DA/T22－2000 《归档文件整理规则》
7.2.6 Q/SY GD0163－2008 《石油与天然气管道工程竣工验收细则》 7.2.7 厅发〔2010〕187号 《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》 8 记录
8.1 GDGS/ZY 66.02－05/JL-06 建设项目档案验收申请表
8.2 GDGS/ZY 66.02－05/JL-07 建设项目档案管理登记表（表一、表二、表三） 9 附录
附录A GDGS/ZY 66.02－05/JL-01建设项目文件归档范围和保管期限表 附录B GDGS/ZY 66.02－05/JL-05建设项目档案验收内容及要求 附录C 建设项目文件整理与归档操作指南
编 写 部门：总经理办公室 编 写 人： 徐美玲 审 核 人： 孙来勇 审 批 人： 刘增江
附录A 建设项目文件归档范围和保管期限表
（此归档范围不限以下内容，未列入的请执行其他相关标准） 序号 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 可行性研究、任务书 归 档 文 件 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件 项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件 环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复 安全预评价报告及批复 地震安全性评价报告及批复 地质灾害危险评估报告及批复 水土保持方案报告及批复 水资源论证报告及批复 职业病危害预评价及批复 设计任务书、计划任务书及其报批文件 区域总体规划 设计基础文件 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震等其它设计基础资料 设计文件 总体设计（总体规划设计） 工艺设计包 初步设计及其报批文件（基础设计） 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年 永久 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 序号 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.4 归 档 文 件 施工图设计（详细设计） 工程设计计算书 关键技术试验 设计审查、鉴定及审批 安全生产专项设计 项目管理文件 征地、移民文件 征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图 征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证 建设前原始地形、地貌的状况图、照片 施工执照 项目报批文件 项目申请核准文件及附件、核准批复文件 项目开工申请报告及附件、项目开工批复 计划、投资、统计、管理文件 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 概算、预算管理、差价管理文件 合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 规程、规范、标准、规定等文件 技术协议、技术设计审查 合同控制文件（投资、进度、质量、安全） 招标投标、承发包合同协议 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 30年 30年 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 序号 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.6 4.7 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 归 档 文 件 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文件审查 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告 中标通知书 未中标文件 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件 专项申请、批复文件 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划、职业健康等文件 水、暖、电、供气、通信、排水等配套协议文件, 以及工程途径铁路、公路、输电线路和河流穿跨越等协议文件 原料、材料、燃料供应等来源协议文件 QHSE文件 声像材料 施工文件 建筑施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录 施工组织设计、方案及审批记录，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件 原材料及构件出厂证明、质量证明书、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量记录、复核记录、地质勘探资料 土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、基础检测记录 施工日记、大事记 隐蔽工程检查验收记录 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 30年 永久 30年 30年 自存 永久 30年 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年 序号 归 档 文 件 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告 工程质量检验、评定验收记录 技术总结，施工预、决算 交工验收记录 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 永久 永久 30年 30年 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 30年 30年 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录 施工组织设计、方案及其审批文件，施工计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、质量检测 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 设备安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告 系统调试、试验记录 管线清洗、试压、通水、干燥通气、消毒等记录 管线标高、位置、坡度测量记录 交工验收记录、工程质量检验、验收评定记录 竣工报告、竣工验收报告 30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 10年 30年 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 序号 归 档 文 件 竣工图 声像材料 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 永久 30年 30年 30年 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底 施工组织设计、方案及审批文件，施工计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等 系统调试、整定记录 绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录 材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等 操作、联动试验记录 电气装置交接记录 交工验收记录、工程质量检验、评定记录 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料 30年 10年 30年 30年 永久 30年 30年 永久 10年 10年 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 QHSE文件 作业计划书（项目质量计划、项目HSE计划）、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表 人员培训记录及资质证书、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同 事故调查材料 工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录 自然保护区、文物保护区的施工许可、停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等 30年 10年 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 序号 5.4.6 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 归 档 文 件 地貌恢复资料，文物保护相关资料 监理文件 施工监理文件、资料 监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复 施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审资料 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核批准记录，施工进度、延长工期、索赔及付款报审 开（停、复、返）工令、许可证、交工验收记录 设计变更、材料、零部件、设备代用审批资料 监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件 工程材料监理检查、复检、试验记录、报告 监理月报、备忘录 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估资料 工程进度计划、实施、分析统计文件 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估资料 主要材料及工程投资计划、完成报表 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 10年 建设单位 30年 监理单位 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 开工、复工报审表，暂停令 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 序号 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9 归 档 文 件 会议纪要、来往文件 监理工程师通知单、监理工作联系单 监理月报 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件 设备采购、监造工作总结 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.4 7 7.1 7.2 7.3 7.4 8 8.1 8.2 QHSE文件 合同、协议 作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表 检测计量设备台帐及证书 人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同 事故调查、统计报告，审查或审核报告 工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录 通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等 监理工作声像材料 工程质量监督文件 工程质量监督委托书、协议 工程质量监督注册申请书、证书 工程质量监督报告及评价报告 工程质量管理监督文件（监督方案、计划、交底、工程项目划分意见、质量问题处理通知单、质量监督总结等） 物资（设备）采办文件 询价、报价、采购计划 合同、协议 30年 30年 30年 10年 永久 永久 10年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 建设单位 施工单位 设计单位 30年 30年 30年 10年 30年 永久 序号 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 审批手续，调拨文件 归 档 文 件 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 30年 30年 30年 10年 30年 30年 30年 采办决算、物资核销文件 来往函电、备忘录 设备材料仓储、运输有关文件 管理规程、条例、标准、规划文件 管理台帐、统计表 照片、音像资料 工艺设备文件 工艺说明、规程、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录 设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明 设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单 设备中转及调拨资料 设备原材料质量证明文件 设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录及索赔文件 设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件 科研项目 开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 序号 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 12 12.1 归 档 文 件 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验操作规程、 安全措施、事故分析报告 阶段报告、科研报告、技术鉴定报告 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 考察报告、重要课题研究报告 涉外文件 询价、报价、投标文件 合同及其附件 谈判协议、议定书 谈判记录 谈判过程中外商提交的材料 出国考察、培训及收集来的有关材料 国外各设计阶段文件及设计联络文件 各设计阶段审查议定书 技术问题来往函电和备忘录 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明 设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 生产技术准备、试生产文件 技术准备计划 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 永久 30年 永久 永久 永久 10年 永久 永久 30年 30年 10年 永久 永久 永久 永久 10年 永久 10年 30年 10年 序号 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10 12.11 13 13.1 13.2 13.3 14 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 14.7 归 档 文 件 试生产管理、技术责任制 开停车方案 设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 运行记录 技术培训材料 产品技术参数、性能、图纸 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录 QHSE管理文件材料 财务、审计管理 财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计资料 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计文件及说明 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 竣工验收文件 项目竣工验收报告 勘察设计总结 工程施工总结 工程总承包总结 工程监理总结 生产准备及试运行考核总结 引进工作总结 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 10年 10年 30年 10年 30年 10年 10年 永久 10年 30年 10年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 序号 14.8 14.9 14.10 14.11 14.12 14.13 14.14 14.15 14.16 15 15.1 物资采办总结 项目建设总结 质量监督报告 无损检测总结 工程现场声像材料 归 档 文 件 保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 30年 工程审计文件材料、决算报告 竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件 环境保护、劳动安全卫生、消防、防雷、人防、规划、档案等验收审批文件 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 后评价文件 后评价文件材料 30年 30年 30年 永久 附录B
建设项目档案验收内容及要求
一、项目档案的基础管理工作
（一）项目建设单位（负责人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。
（二）项目建设单位（负责人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
（三）项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。
（四） 项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。
（五）配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。
（六）采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。
（七）保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。
二、项目档案的完整、准确、系统情况
（一）按照DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。
（二）项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
三、项目档案的安全
（一）档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。
（二）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。 （三）归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。 （四）采取有效措施保证档案实体和信息安全。
附表1 GDGS/ZY 66.02－05/JL-06
建设项目档案验收申请表
项目名称 审批（核准）机关 投资规模 立项日期 建设时间 建设单位 （法人） 主 要 施工单位 计划档案 验收日期 联 系 人 地址/邮编 设计单位 主 要 监理单位 计划竣工 验收日期 联系电话 电子信箱 （单位盖章） 申请单位 自检意见 年 月 日 （单位盖章） 验收组织 单位意见 年 月 日 附表2 GDGS/ZY 66.02－05/JL-07
表一 建设项目档案管理登记表
（项目及项目档案和资料情况动态表）
编号： 项目名称 地址 建设单位或项目法人 邮编 万元 计划工期 上级主管部门 批准概算总投资 年 月— 年 月 主要单位工程名称 主要设计单位 主要施工单位 主要设备安装单位 主要监理单位 现已完成的单位或单项工程 项目档案和资料管理情况 档案资料管理部门名称 联系地址、电话 项目建档时间 隶属部门 负责人 专职档案人员数据 设施设备 图纸张数 库房面积/档案工作其它用房面积 现有档案和资料数量（正本） 卷（册） 对项目档案日常监督、指导的上级单位 填表单位 （盖章） 年 月 日 注：此表于项目开工后6个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司。
对于未验收的国家建设项目，每年填此表一次。
表二 建设项目档案管理登记表
（项目档案预验收情况表）
编号： 项目名称 项目档案总数（正本） 档案移交单位 卷（册） 图纸张数 库房面积/档案工作其它用房面积 项目预验收日期 组织单位 项 目 档 案 预 验 收 预验收组 成员及单位 预验收结论 预验收负责人（盖章） 年 月 日 注：此表于项目档案预验收后1个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司。
表三 建设项目档案管理登记表
（项目档案正式验收情况表）
编号： 项目名称 项目档案总数（正本） 档案移交单位 卷（册） 图纸张数 项目竣工投产日期 项目正式验收日期 组织单位 项 目 档 案 正 式 验 收 验收结论 验收组 成员及单位 验收负责人（盖章） 年 月 日 注：此表于项目正式竣工验收后1个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司
附录C
建设项目文件整理与归档操作指南
（试行）
1 范围
本《指南》规定了管道公司建设项目文件整理与归档的要求和方法。 本《指南》适用于管道公司所有新建、扩建、改建等建设项目文件整理与归档工作。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB／T 11821-2002 照片档案管理规范 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB 50319-2000 建设工程监理规范
DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 22-2000 归档文件整理规则
中油办〔2010〕187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 3 术语和定义
下列术语和定义适用于本《指南》。 3.1 建设项目
建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2 单项工程
建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发
挥生产能力或工程效益的工程。
3.3 单位工程
具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4 项目文件
建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.5 项目前期文件
工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.6 项目竣工文件
项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
3.7 项目施工文件
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 3.8 项目竣工图
项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 3.9 项目监理文件
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 3.10 项目竣工验收文件
项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3.11 交工技术文件
施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施工文件的重要组成部分。
3.12 项目文件归档
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
3.13 项目档案
经过鉴定、整理并归档的项目文件。 4 职责
4.1 建设单位（业主、项目法人）职责
4.1.1 负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作，负责项目档案的移交工作。
4.1.2 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。
4.1.3 项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。
4.1.4 将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。
4.1.5 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。
4.1.6 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。
4.1.7 建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。
4.2 勘察、设计单位职责
负责收集、整理勘察、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计文件。
4.3 施工单位职责
负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，并提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。
4.4 工程总承包单位职责
负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，并统一将其提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。
负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，并提交建设单位项目管理部门审核后归档。
4.5 工程质量监督机构职责
负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向建设单位档案管理部门归档。
4.6 监理单位职责
负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送建设单位项目管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。
4.7 试运行单位职责
负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，出具生产试运行考核总结和连续72小时满足设计要求的试运行记录，并向建设单位档案管理部门归档。
5 项目文件的收集范围
执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。
6 项目文件编制、整理、归档要求 6.1 项目文件编制要求
6.1.1 项目文件质量要求
6.1.1.1 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。 6.1.1.2 项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。
①项目文件的完整是指 “建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。
②项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。
③项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。
6.1.1.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm×297mm），图纸宜采用国家标准图幅。
6.1.1.4 项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。
6.1.1.5 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
6.1.1.6 项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。
6.1.1.7 录音、录像文件应保证载体的有效性。 6.1.1.8 电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。 6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求
管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。根据实际情况还可执行管道公司Q/SY GD0163-2008标准。
6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用
6.1.3.1 竣工图编制要求
竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位/工程总承包单位在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（干净）的施工图进行编制。
①竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
②按施工图施工没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。 ③凡施工中有部分变更的，可在原施工图上进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖并签署“竣工图章”。
④凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署“竣工图章”。
⑤院标、企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重复的国家、地方标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。
6.1.3.2 竣工图的更改方法
①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
②利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，参见页号（指设计变更通知单所在的案卷的页号）。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。
“竣工图核定章”样式参考（单位为毫米）： 标注“参见页号”的解释： 竣工图核定章 8mmm 8mmm 20mmm
根据 号 例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被变更通知单第 条修改 参见页号： 核定人： 日期： 修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx页”。
例2：若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即设计变更通知单所在的案卷题名）xx页”。
③无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。
④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。 ⑤有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。
⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 ⑦已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期，参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单相互标注与参见。
“已执行章”样式参考（单位为毫米）：
已执行章 参见页号： 标注“参见页号”的解释：8mm 10mm 8mm 执行人: 日期: 例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本50mm 卷xx页”。
例2：若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即被修改的图纸的案卷题名）xx页”。
说明：如下情形，则不涉及上述“竣工图的更改方法”。竣工图由设计单位按专业进行编制，并附详细编制说明和目录、在版次栏注明“竣工图”。设计单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖终版图章后发给施工单位，施工单位核对确认后加盖竣工图章。工程总承包单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖竣工图章。
6.1.3.3 竣工图章的使用
①竣工图章使用按照《石油与天然气管道工程竣工验收细则》（Q/SY GD0163-2008）执行。竣工图章内容、尺寸如图1所示。
图1 竣工图章（单位为毫米） 竣工图专用章内容、尺寸（50mm×80mm）
竣工图 施工单位 编 制 人 技术负责人 监理单位 监理工程师 80 mm ②所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边20±10mm，距下边20±10mm）加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。
③施工单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。因个人签名难于辨识时，应在卷内备考表中说明。
实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署；未实行工程总承包的项目，由施工单位签署。
④竣工图章中的施工单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，也可在图章制作时直接标明。
⑤竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写工程中间交接或竣工交接日期（参考国家标准《城市建设档案着录规范》GB/T 50323—2001）。
⑥未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中
50 mm 审 核 人 编制日期 的 “监理单位”、“监理工程师”应用“/”（斜杠）填写，不允许空白。或者将“监理单位”修改为“建设单位项目管理部门”，将“监理工程师”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。
6.1.4 项目监理文件编制要求
监理文件的编制，执行《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）。 6.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求 6.2.1 按“件”整理的原则
6.2.1.1 按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，项目前期文件（不包括勘察、设计文件，以下同）、项目竣工验收文件等以“件”为整理单位，进行文件级整理。
6.2.1.2 整理单位应为“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。
6.2.1.3 将项目前期文件、项目竣工验收文件的同类文件或同一问题的文件组合在一起，这就是为“一件”，实际上也视为“一件”（例如xx项目招标文件等）。
6.2.2 按“件”整理的方法
6.2.2.1 项目前期文件、项目竣工验收文件等按件整理。 ①“件”级文件题名应照实抄录实体文件题名。
②若有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名。
6.2.2.2 把零散的同类文件或同一问题的文件组合在一起为“一件”（区别于自然件），是指实体装订在一起，编目时也只体现为一个条目，作为一件文件，按“件”管理。
6.2.2.3 按“件”整理，具体执行《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）。可参考《归档文件整理操作指南》（孙刚 李晓明 主编，中国档案出版社）一书。
6.2.3 各单位也可按照本单位归档文件（文书档案）的相关管理规定，
整理该类文件。
参考样例：合同、招投标文件的整理
例1、物资（材料或设备）采购合同及招投标文件题名
文件题名应包括建设项目名称、单项工程名称、材料或设备名称、文件名称。
①合同文件名称
xx合同，xx技术协议，xx订单。
也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。 ②招标文件名称 xx招标文件。
※招标文件排列顺序可参考附录1。
③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为： xx合同及招标文件。
说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。 ④投标文件名称
xx技术投标书，xx商务投标书，xx投标要件。
说明：在设备/材料名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。
参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称（中标）+技术投标书。
参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称+技术投标书。
例2、施工合同、委托监理合同及招投标文件题名
文件题名包括建设项目名称、单项工程名称+施工或监理+文件名称。 ①合同文件名称
xx施工合同，xx监理合同。
也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。 ②招标文件名称
xx施工招标文件，xx监理招标文件。
③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为： xx施工合同及招标文件，xx监理合同及招标文件。
说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。 ④投标文件名称
xx施工技术投标书，xx施工商务投标书，xx施工投标要件；xx监理技术投标书，xx监理商务投标书，xx监理投标要件。
说明：在工程项目名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。
参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称（中标）+施工技术投标书
参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称+施工技术投标书
说明：上述单项工程名称应包含装置/主项名称和子单项/单位名称，单项工程名称后是否加“土建工程”、“安装工程”、“防腐工程”、“保温工程”等等，可根据实际情况及合同的具体名称而定。
6.3 项目竣工文件整理要求
6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求
6.3.1.1 组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
6.3.1.2 施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。
6.3.1.3 施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为基本单元进
行组卷；或按装置、阶段、结构、专业为基本单元进行组卷；若形成的文件较多，可按子单位工程、文件的内容等分别组成若干案卷。
6.3.1.4 施工阶段中使用的监理工作基本表式A类、C类表（见附录2），可与相应的施工文件（交工技术文件）配套排序、组卷。也可按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》建设项目文件归档范围和保管期限表中“监理文件”的归档范畴，纳入监理文件排序、组卷。
6.3.1.5 监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文件内容组卷。 6.3.1.6 施工文件（交工技术文件）的排列顺序
建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。根据实际情况还可执行管道公司Q/SY GD0163-2008标准。
6.3.1.7 竣工图的排列顺序
①竣工图按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。 ②竣工图按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷。
说明：不应把不同专业的图纸组成一个案卷；也不应把相同专业而不同设计（施工）图纸目录的图纸组成一个案卷，也就是说，要按照原设计（施工）图纸目录排序，一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷。
③某一专业图纸按原设计（施工）图纸目录排列较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾可书写为“3-1、3-2、3-3；5-1、5-2、5-3、5-4、5-5”。
参考样例：xx竣工图（5-1）；xx竣工图（5-2）。
竣工图总目录放在第1分册，总目录的备注栏中应标明第2、第3等分册所在的位置（例如：“以下见第2分册”）；第2、第3等分册案卷中应补写分册竣工图目录。
④设计变更通知单可附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，也可单独组卷，做到原图与变更单相互标注参见。
⑤工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。如果“工程联络单、材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单”的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章”，签署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。
⑥案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单”；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单明细表及变更单”。
⑦一份设计变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不在本卷时，可在此条目旁填写“此条（页）不涉及本卷内容”或在此设计变更单空白处填写“未加盖‘已执行章’的设计变更不涉及本卷内容”。
⑧一份设计变更通知单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分别附在相关案卷中，并在卷内备考表中说明原件的出处。设计变更通知单原件应尽量集中排列在某一“正本”案卷中，其它案卷（包括另一“正本”）做说明。
⑨同一个单位工程分包给不同的两个或三个施工单位，如果有一卷图纸的不同图号（按原设计图纸目录排列）由不同单位施工并编制，或者有一卷图纸的同一图号由不同单位施工并编制，案卷外封面的“立卷单位”可填写一个主要单位（编制竣工图多的单位），并加“等”字，但是，必须在“卷内备考表”中说明xx图号由xx单位施工。同时，该图纸所有参建的施工单位均应分别加盖“竣工图章”并签署。
6.3.1.8 监理文件的排列顺序
①参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围及保管期限表”。
②参照《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）“7施工阶段监理资料的管理”、“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”。
6.3.2 案卷编目要求 6.3.2.1 卷内文件页号的编写
①卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号。可用号码机打印页号，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写页号。
②页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸一律在右下角（一般在图标题栏外右下角）。
③成套或印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有连续页号的不必重新编写页号，否则，应重新编写页号。
④竣工图应编写页号。
⑤每卷独立编写页号（指各卷页号应从“1”开始编起），各卷之间不连续编写页号（指同一类案卷，分卷与分卷之间的页号不能连续编写或打印）。
⑥案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；原有图纸（指竣工图案卷）目录编写页号。
6.3.2.2 案卷外封面的编制
①案卷外封面格式按照集团公司档案管理系统的模板执行，采用150g/㎡牛皮纸以打印方式编制，格式见附表1。
②案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。归档外文资料的题名应译成中文。
a、案卷题名中必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称或专业名称+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（例如：x万吨/年，x吨/时，x万方米/时）。
例如：
建设项目名称：大连石化公司加工进口含硫原油技术改造工程 单项工程名称：400万吨/年柴油加氢装置
b、建设项目只有一个单项工程，即建设项目名称就是单项工程名称，则案卷题名中的单项工程名称可省略。建设项目名称包括单项工程名称，则案卷题名的单项工程名称也可省略。
c、案卷题名中的“文件名称”参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”，可书写为：施工文件，竣工图，监理文件，隐蔽工程检查验收记录，………等等。
d、案卷题名参考样例 施工文件案卷题名结构：
建设项目名称+施工文件（或交工技术文件）名称
建设项目名称+单项工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称 建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称
竣工图案卷题名结构：
建设项目名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”） 建设项目名称+单项工程名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”）
一般参照设计单位的原施工图（目录）名称，必要时可进行加工、补充、完善[例如，可加图纸“专业”名称，xx建筑竣工图，xx电气竣工图，等等。专业名称参考：工艺、建筑、结构、机械（设备）、给排水（给水、排水）、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控）、消防等专业]，要完整概括并准确描述图纸卷内文件的内容，便于检索利用。
监理文件案卷题名结构： 建设项目名称+监理文件名称
建设项目名称+单项工程名称+监理文件名称
建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+监理文件名称 设备档案（或设备随机文件）案卷题名结构： 建设项目名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。
建设项目名称+单项工程名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。 建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。
说明：拟写案卷题名的要求。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。其结构应完整、文字宜简练，应避免因堆砌组合每份文件的题名而造成案卷题名繁琐冗长。同时，也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。同一个单项工程竣工文件案卷目录中不允许出现相同的案卷题名。
③立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。
施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称，实行工程总承包的项目，填写工程总承包单位名称，未实行工程总承包的项目，填写施工单位名称。
监理文件的立卷单位填写监理单位名称。
④起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期（即案卷内文件形成的最早和最晚日期）；图纸卷可填写项目工程交接时间。年、月、日之间用“-”相隔，例如“2010年10月12日”填写为“2010-10-12”。起止日期中间用“～”相连，例如“2010-03-20～2010-10-09”。
a、施工文件、监理文件案卷，一般应填写案卷内全部文件形成的起止日期，即一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，之间用“～”相连。
格式如：文字卷填写 2007-06-21～2008-09-14
b、竣工图案卷，一般填写竣工图编制完成时间（即竣工图章中的“编制日期”）。为了便于检查，也可以填写工程竣工（中间交接或竣工交接）时间（参考国家标准《城市建设档案着录规范》GB/T 50323—2001）。
格式如：图纸卷填写 2008-10-12 ⑤保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
a、按照就高不就低的原则，同一案卷内有不同的保管期限划分时，以保管期限最高的文件的期限为准填写该卷的保管期限。
b、参照中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围及保管期限表。 ⑥密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级。 ⑦档号，依据项目档案分类编号方案填写。
⑧在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章
式样如下（单位为毫米）：
10 正本 副本 ⑨建议案卷外封面采用150g/m2牛皮纸，字体、字号根据情况自定。
20 20 ⑩不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷外封面。 6.3.2.3 案卷内封面的编制
①施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位和建设单位项目管理部门的责任人员审核、签名。
②建设项目施工文件“案卷内封面”的格式见附表2；建设项目竣工图“案卷内封面”格式见附表3。
实行总承包（EPC/PC）项目施工文件“案卷内封面”的格式见附表4，竣工图的“案卷内封面”格式，将附表4“交工技术文件”改为“竣工图”。
③建设项目监理文件的内封面格式见附表5。 ④建设项目竣工文件案卷内封面填写说明 a、（项目名称），填写建设项目名称。
内封面的“项目名称”必须与案卷外封面的一致。
b、单项工程、单位工程名称，按照建设单位工程管理部门或监理单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。
内封面的“单项工程名称”、“单位工程名称”必须与案卷外封面的一致。
c、建设单位名称，填写建设单位名称。
d、建设单位项目管理部门，加盖建设单位项目管理部门公章；审核人，由建设单位项目管理部门施工负责人签名；项目负责人，由建设单位项目管理部门负责人签名。
e、监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师，由监理单位相关责任人签名。
10
f、组卷单位，施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位，编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。
监理文件的“组卷单位”加盖监理单位公章；编制人、项目负责人，由监理单位相关责任人签名。
g、EPC/PC总承包单位，加盖工程总承包单位公章，审核人、负责人，由EPC/PC总承包单位相关责任人签名。
h、建设单位项目管理部门的审核人、项目负责人，原则上不能填写同一个人；监理单位的审核人、总监理工程师，原则上不能填写同一个人；组卷单位的编制人、项目负责人，原则上不能填写同一个人。
i、同一单项/单位工程的施工文件、竣工图案卷内封面，建设单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人；监理单位的总监理工程师的签名原则上应为同一个人；组卷单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人。
6.3.2.4 卷内目录的编制
①卷内目录格式按照集团公司档案管理系统的模板执行，格式见附表6。 ②竣工图（指案卷实体）卷内目录使用原设计（施工）图纸目录。如果需要编制竣工图卷内目录，可使用附表6。
③卷内目录填写说明
a、序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的排列顺序，一个文件一个号。
b、文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。 c、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。
d、文件题名，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。 e、日期，填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2007-09-18，填写在题名占用的最后一行内。案卷内某些文件一页中有几个日期，一般填写最晚的日期。
f、页号，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“～”联结。页号填
写在题名占用的最后一行内。
④卷内目录排列在卷内文件首页之前。
⑤成套或印刷成册的文件，凡是自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写卷内目录；但是，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。
6.3.2.5 卷内备考表的编制
①卷内备考表格式按照集团公司档案管理系统的模板执行。 ②卷内备考表中应标明案卷内文件的页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，排列在卷内文件尾页之后,格式见附表7。
③立卷人，由立卷责任者签名。立卷日期填写完成立卷的日期。 ④检查人，由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。 ⑤施工文件、竣工图的立卷人、检查人的填写：实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者、案卷质量审核者签名；未实行工程总承包的项目，由施工单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。
⑥监理文件的立卷人、检查人应分别由监理单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。
⑦互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。 ⑧不装订的竣工图案卷，应编制卷内备考表。 6.3.3 “案卷/件”装订要求
6.3.3.1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式； ①项目前期文件、项目竣工验收文件采用单份文件装订，即每份文件单独装订；也可将零散的同类文件或同一问题的文件组成“件”，文件实体装订在一起（例如，招标文件）。
②施工文件、竣工图及监理文件分别组成案卷后，采用整卷装订形式。 6.3.3.2 案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。 6.3.3.3 表格文件装订时，其表格文头一律向上或向左。
6.3.3.4 文字材料按A4（210mm×297mm）折叠装订，其案卷厚度不超过30mm。
6.3.3.5 竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求统一折叠。图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留10±5mm，并在图纸左边留有25mm（与图框线或图幅线距离）的装订边（不装订的除外），其余裁掉，按A4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面（或斜角反折叠出），如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过40mm。成册图纸按照原设计图厚度，最厚不超过50 mm
6.3.3.6 案卷装订时，幅面规格小于A4或者大于等于B5时（指整卷），遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。按以少从多的原则，案卷内文件幅面规格全部为A3（指整卷）或者案卷内文件幅面规格2/3以上为A3时（例如，工艺专业里的管段图全部为A3幅面），可以不折叠为A4幅面而直接装订。
例如：若案卷中A4规格的文件占多数时，应将小于A4规格的文件托裱成A4大小；若案卷中16K规格的文件占多数时，可将大于16K幅面的文件在留足文件内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。
6.3.3.7 凡装订的案卷应按案卷外封面—案卷内封面—卷内目录—文字材料页—图纸页—卷内备考表的顺序排列。其装订方式参照图书出版装订法，先把案卷内封面至卷内备考表之间的文件材料用棉线绳（建议：按标有等距孔位的三孔一线或五孔一线）或者胶装的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷外封面。
6.3.3.8 装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。
6.3.3.9 成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。
6.4 项目文件归档要求
6.4.1 项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求
6.4.1.1 项目文件归档一般一式一份（其中项目竣工文件一般一式二份），声像文件一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求的除外。
6.4.1.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等，由建设单位各相关部门、单位整理并归档。
6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序 6.4.2.1 施工文件及竣工图的归档审查程序
施工单位/工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，应将其提交监理单位，由监理单位对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核；再提交建设单位项目管理部门进行审核，并由建设单位项目管理部门组织，按档案管理规定向建设单位档案管理部门归档。
施工单位/工程总承包单位 监理单位 建设单位项目管理 部门 建设单位档案管理部门
6.4.2.2 未实行监理的施工文件及竣工图的归档审查程序
未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，将其提交建设单位项目管理部门，由建设单位项目管理部门对施工文件及竣工图案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核后，按档案管理规定向建设单位档案管理部门归档。
施工单位 建设单位项目管理部门 建设单位档案管理部门 6.4.2.3 监理文件的归档审查程序
监理单位完成监理文件的编制、收集、整理后，应将其提交建设单位项目管理部门，由建设单位项目管理部门对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，并由建设单位项目管理部门组织，按档案管理规定向建设单位档案管理部门归档。
监理单位 建设单位项目管理部门 建设单位档案管理部门 监理单位归档监理文件的同时，还应向建设单位档案管理部门提交“施工文件及竣工图质量审核报告”（格式见附表8，参考）。项目施工
文件及竣工图质量审核报告一般按单项工程编写，与项目监理文件一起整理、归档。
6.4.2.4 竣工文件由建设单位项目管理部门组织向建设单位档案管理部门归档，并办理归档手续。在项目竣工文件归档时需经工程质量监督站检查、验收的，可根据本单位的实际情况实施规定。
6.4.3 项目竣工文件的归档要求
6.4.3.1 凡归档的施工文件、监理文件应为原件，竣工图为蓝图。 6.4.3.2 项目竣工文件一般一式二份。有合同要求的除外。 6.4.3.3 竣工文件的归档时间，执行合同协议。电子版竣工图的归档按合同执行。
6.4.3.4 施工单位/工程总承包单位、监理单位向建设单位归档竣工文件时，必须按相关规定要求，将竣工文件提交有关单位进行全面审核签认，合格后方可归档，否则，建设单位档案管理部门不予接收。
6.4.3.5 建设单位财务管理部门应确认建设单位项目管理部门及档案管理部门对竣工文件审核表的签字、盖章手续完备后，方可给予施工单位或工程总承包单位或监理单位办理财务结算手续。
①建设项目竣工文件审核表或报验表或验收意见书，由于各单位设置的检查、审核单位不尽相同，例如，部分单位仅设置了建设单位项目管理部门及档案管理部门；部分单位还增设了施工单位或工程总承包单位、监理单位、工程质量监督机构等，所以，各单位可根据本单位的规定要求进行设置。
②建设项目竣工文件审核表或报验表或验收意见书栏目设置参考如下：工程名称（建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称等，或按照合同名称填写）或者工程内容、合同编号、施工单位名称或监理单位名称、施工文件卷数、竣工图卷数或者监理文件卷数、审核（验收）单位、审核（验收）意见等。
6.4.4 设备随机文件的整理、归档要求
6.4.4.1 设备随机文件按专业、台件组卷，以文件形成的特点或规律排列。
6.4.4.2 设备随机文件的案卷编目、装订参照施工文件及竣工图的案卷编目与装订要求。
①平行承发包（E+P+C）项目的设备随机文件，由设备制造厂商或相关单位整理。
②设计、采购和施工总承包（EPC）项目的设备随机文件，由工程总承包单位或施工分包单位整理。
③采购施工总承包（PC）项目的设备随机文件，由采购施工总承包单位或施工分包单位整理。
④一般情况下，设备随机文件是成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。
a、E+P+C项目设备随机文件“卷内备考表”，一般谁立卷，立卷人由谁签名；检查人由建设单位项目管理部门或相关归档部门案卷质量审核者签名。
b、总承包（EPC/PC）项目设备文件“卷内备考表”，立卷人由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者签名，检查人由建设单位项目管理部门案卷质量审核者签名。
6.4.4.3 工程总承包单位或设备制造厂商、相关单位完成设备随机文件的收集、整理后，将其提交建设单位项目管理部门，由建设单位项目管理部门对设备随机文件案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核后，向建设单位档案管理部门归档。
设备随机文件的归档审查程序：
工程总承包单位或设备制造厂商、相关单位 建设单位项目管理部门 建设单位档案管理部门
6.4.4.4 设备随机文件案卷的归档套数、归档时间等参照施工文件及竣工图案卷的归档要求。电子版设备随机文件的归档按合同执行。
6.4.4.5 凡应提交/归档的设备随机文件，在向建设单位档案管理部门提交/归档前，必须按相关规定要求，经建设单位有关部门对文件的完整、准确、系统进行全面审核签认后，方可归档。
6.4.4.6 建设单位财务管理部门应确认建设单位相关部门及档案管理部门对设备文件审核表的签字、盖章手续完备后，方可给予设备制造厂商/工程总承包单位办理财务结算手续。
设备文件审核表或报验表或验收意见书，参照竣工文件审核表的设置，栏目可增设建设单位采购部门、设备管理部门，设备名称、设备制造厂商等。
6.4.5 其他项目文件的整理、归档要求
6.4.5.1 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理、归档。
6.4.5.2 工程质量监督机构完成工程质量监督报告等的编制、收集、整理后，向建设单位档案管理部门归档。
6.4.5.3 设备、工艺、涉外文件及试运行文件等应由承办单位整理并归档。
6.4.5.4 凡属工程勘察类、工程设计类、技术开发类、技术转让类、技术咨询类、技术服务类、委托（评价、评估、咨询）类项目文件，应按相关规定要求进行整理，经建设单位合同承办部门审核、签认后，方可归档。
①勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理并归档。
a、一般情况下，勘察、设计文件是成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。
b、勘察、设计等项目文件，一般谁立卷（整理），“卷内备考表”立卷（整理）人由谁签名；检查人由建设单位项目管理部门或相关归档部门案卷质量审核者签名。
②建设单位财务管理部门应确认建设单位合同承办部门及档案管理
部门的签字、盖章后，方可履行工程勘察类、工程设计类、技术开发类、技术转让类、技术咨询类、技术服务类、委托（评价、评估、咨询）类合同项目的财务结算手续，否则，不予有关单位办理手续。
项目文件审核表或报验表或验收意见书，参照竣工文件审核表的设置，栏目可增设合同名称、合同编号、合同相对人、建设单位合同承办部门等。
6.4.5.5 建设项目照片档案的整理、归档要求
工程结束后，项目建设单位要将工程项目管理过程中形成的及施工单位提供的声像资料，按精练、完整的要求进行选取，选取的数量视工程项目而定，把能够全面、准确反映工程项目各阶段、各环节及重要阶段、事件、事故等具有代表性照片按声像档案资料的归档要求编辑、整理成册。
①照片以自然张为单位即单张进行整理。
②照片说明用白纸打印粘贴在每一张左侧或右侧（按照相册实际排版），所用字体为宋体五号字。
③照片档案册内目录的条目按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内目录填写内容一律要求打印，所用字体为宋体小四号字。
④照片档案册内备考表包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册
时间。册内备考表放在册内最后位置。
⑤照片档案的整理按照《照片档案管理规范》GB/T11821-2002的要求进行整理。
⑥照片电子文件要刻成只读光盘。
a、每张光盘上要标注刻录的内容，单张存放于正方形光盘盒中。 b、采用光盘盒标签来注明光盘信息，填写档号（档案部门填写）、题名、密级、日期、电子文件数及责任者。
c、光盘盒标签中的日期，为光盘刻录日期；电子文件数，为光盘中存储的电子文件数量。
6.4.5.6 电子文件的整理、归档要求
①归档的文件要做到纸质档案和电子文件一一对应，并与卷、册、分册排列完全一致。若没有电子文件，可通过数字化手段将纸质档案转化为电子文件再归档；
②各类归档文件的电子文件除和纸质同时归档外，还要求刻录成只读光盘，光盘刻录按照文件夹的形式，每一案卷的电子文件形成一个文件夹，每一册的电子文件对应一个二级文件夹，每一分册的电子文件对应一个三级文件夹，文件夹的命名与相应纸质文件卷、册、分册案卷题名保持一致。
③电子文件存储格式
a、文本文件：以doc、xml、txt、xls为通用格式。
b、图像文件：以TIF\\PDF\\JPEG为通用格式，扫描分辨率应大于等于200dbi，以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。
C、矢量图形文件：以DWG为通用格式。
④电子文件的整理、归档要求，执行《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）。
6.4.6 归档移交
6.4.6.1 归档单位统一使用建设单位档案管理部门提供的建设项目文件归档目录模板，归档时打印纸质归档目录一式两份，经交接双方核对后签字，各留一份备查，同时提交电子版归档目录或在“档案管理系统（E6）”进行录入归档。
6.4.6.2 项目建设单位档案管理部门负责汇总项目文件，并依据《档案着录规则》将全部档案条目录入或通过离线客户端导入“档案管理系统（E6）”并上载相应电子文件。在工程竣工验收后3个月内，项目建设单位按照档案管理部门要求办理档案交接手续。
7 附录
附录1 招标文件排列顺序（参考）
附录2 施工阶段监理工作的基本表式（《建设工程监理规范》
GB 50319—2000）
附录3 建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总（参考） 8 附表
附表1 案卷外封面
附表2 建设项目施工文件案卷内封面 附表3 建设项目竣工图案卷内封面
附表4 EPC/PC总承包项目施工文件案卷内封面 附表5 监理文件案卷内封面 附表6 卷内目录 附表7 卷内备考表
附表8 施工文件及竣工图质量审核报告（参考） 附录1
招标文件排列顺序（参考）
1. 招标邀请竞标/议标公司推荐表 2. 招标/询价文件会签表 3. 招标/询价书
4. 招标/询价文件发放登记表 5. 开标议程 6. 投标方人员签到表 7. 评委签到表 8. 评委承诺书 9. 开标纪律 10. 评标纪律 11. 评分标准 12. 技术评分打分表 13. 商务评分打分表 14. 综合评分汇总表 15. 开标记录
16. 评标记录 17. 评标报告 18. 中标通知书 19. 确定中标单位通知函 ……… ………. 附录2
施工阶段监理工作的基本表式
《建设工程监理规范》GB 50319—2000
A类表（承包单位用表）
A1 工程开工/复工报审表 A2 施工组织设计（方案）报审表 A3 分包单位资格报审表 A4 报验申请表 A5 工程款支付申请表 A6 监理工程师通知回复单 A7 工程临时延期申请表 A8 费用索赔申请表
A9 工程材料/构配件/设备报审表 A10 工程竣工报验单
B类表（监理单位用表）
B1 监理工程师通知单 B2 工程暂停令 B3 工程款支付证书 B4 工程临时延期审批表 B5 工程最终延期审批表 B6 费用索赔审批表
C类表（各方通用表）
C1 监理工作联系单 C2 工程变更单 附录3
建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总（参考）
序号 1 2 检查内容 归档时间 案卷质量 常见问题 应归档的案卷未按归档时间要求归档。 2.1.1使用表式的规格不符合相关文件规定； 2.1.2项目和内容填写不齐全或不规范；施工文件（交工技术文件）表格2.1 文件规范统一，内容准确、可靠 中的签署“结论”或“意见”栏目未填写结论或意见；表格中的报审（申请）、审查（审核、批复）及其相关材料的日期与工作流程的日期不相符，相互矛盾； 2.1.3漏签名，漏公章，漏签日期； 2.1.4案卷“正本”与案卷“副本”的内容不一致。 2.2.1书写材料不合格：未按要求使用色素耐久，不易褪色的书写材料，2.2 书写材料合格 如碳素墨水或蓝黑墨水书写； 2.2.2文件书写字迹潦草、不清楚；文件印刷、书写模糊、不清晰。 2.3.1 签名不齐全； 2.3.2 不是亲笔签名，作假、别人代签； 2.3 签名真实、规范，签字手续完备 2.3.3 用印章代替签名；打印姓名代替签名； 2.3.4 没有签署法律效力的真名； 2.3.5没有签全名，签字潦草，难于辨认； 2.3.6未按规定加盖单位公章。 2.4.1文件原件不齐全； 2.4 文件以原件归档 2.4.2用不符合规定的复印件代替原件； 2.4.3用不易保存的传真件归档。 2.5.1竣工图图面不清晰，不干净； 2.5.2竣工图未逐张加盖竣工图章（错盖、漏盖）； 2.5.3设计变更与竣工图不符； 2.5 竣工图准确、规范、图文清晰 2.5.4未按设计变更修改竣工图，且未在相应的竣工图上标注修改部位； 2.5.5按设计变更修改了竣工图，但是，未加盖“核定章”或“已执行章”； 2.5.6竣工图章中的各项签署不齐全； 2.5.7竣工图章的签名由他人代签或以个人印章代替签名； 2.5.8有一张以上的设计变更单，没有在竣工图目录中补写设计变更通知单明细表条目。 序号 检查内容 常见问题 2.6.1案卷外封面填写不规范：案卷题名不能准确揭示卷内文件内容；立卷单位名称不完整、不规范；起止日期未按规定要求填写；保管期限填写错误； 2.6.2案卷内封面填写不规范：“单项工程、单位工程”名称填写不准确；竣工图内封面未将“交工技术文件”改为“竣工图”； 2.6.3卷内目录填写不规范：漏写卷内目录；卷内目录中的文件题名与卷内文件的题名不相符；页号、日期填写错，且填写格式不符合规定要求；有文件编号的，未在卷内目录中填写文件编号； 2.6 案卷整理规范 2.6.4卷内备考表填写不规范：页数填写错；立卷人、审核人漏签名；立卷日期、检查日期漏填写； 2.6.5案卷页号编制不规范：页号有重复或遗漏，不连续现象； 2.6.6案卷装订不符合规定要求：卷内文件未按规定排序；破损的文件没有修补或裱糊；案卷装订边未按规定留足距离，妨碍阅读；案卷装订不整齐，表格文件装订时，其表头摆放方向不符合要求；将不同专业的竣工图混装在一起等； 2.6.7装订的竣工图折叠不符合规定要求：折叠竣工图时没有采用先横后竖“手风琴”式折叠法；图纸未斜角反折出，图签标题栏未露在外面等。 3 齐全完整 文件、图纸不齐全（或缺页）。 4.1归档目录中案卷题名与案卷外封面的案卷题名不一致； 4.2归档目录中的页数与卷内备考表中的页数不一致； 4 目录齐全规范 4.3对案卷实体的案卷题名、页数作了修改，没有对归档目录（含电子版）中的相应内容作修改； 4.4只提交了纸质归档目录，没有提交电子版归档目录。 5 检查、验收、整5.1对存在的问题未限期整改； 改 5.2对检查出的上述问题未整改。 附表1 案卷外封面
档 号
（案 卷 题 名）
立卷单位 起止日期 保管期限 密 级
注：档案管理系统自动出案卷外封面 附表2 建设项目施工文件案卷内封面
项目名称（宋体三号居中）
交 工 技 术 文 件
单项工程 （宋体四号字）（字间距标准）
单位工程 （宋体四号字）（字间距标准） 建设单位 （宋体四号字）（字间距标准） 建 设 单 位 监理单位： 组卷单位： 项目管理部门： （公章） （公章） （公章）
审 核 人： 审 查 人： 编 制 人： 项目负责人： 总监理工程师： 项目负责人：年 月 日 年 月 日 年 月 日
附表3 建设项目竣工图案卷内封面
项目名称（宋体三号居中）
竣 工 图
单项工程 （宋体四号字）（字间距标准）
单位工程 （宋体四号字）（字间距标准） 建设单位 （宋体四号字）（字间距标准） 建 设 单 位 监理单位： 组卷单位： 项目管理部门： （公章） （公章） （公章）
审 核 人： 审 查 人： 编 制 人： 项目负责人： 总监理工程师： 项目负责人：年 月 日 年 月 日 年 月 日
附表4 EPC/PC总承包项目施工文件案卷内封面
项目名称（宋体三号居中）
交 工 技 术 文 件
单项工程 （宋体四号字）（字间距标准）
单位工程 （宋体四号字）（字间距标准）
建设单位 （宋体四号字）（字间距标准）
建 设 单 位 组卷单位：（公章） 项目管理部门：（公章） 审 核 人： 编 制 人：
项目负责人： 项目负责人：
年 月 日 年 月 日 EPC/PC总承包单位：（公章） 监理单位：（公章） 审 核 人： 审 查 人： 负 责 人： 总监理工程师：
年 月 日 年 月 日
附表5 监理文件案卷内封面
项目名称（宋体三号居中）
监 理 文 件
单项工程 （宋体四号字）（字间距标准）
单位工程 （宋体四号字）（字间距标准）
建设单位 （宋体四号字）（字间距标准） 建 设 单 位 组卷单位： 项目管理部门： （公章） （公章）
审 核 人： 编 制 人： 项目负责人： 项目负责人： 年 月 日 年 月 日
附表6
卷 内 目 录
档号 第 页
序号 文件 责任者 编号 文 件 题 名 日 期 页号 备注 注：档案管理系统自动出卷内目录
附表7 卷 内 备 考 表 档号：
互见号： 注：档案管理系统自动出 本卷共有文件材料 件，共 页。 说明： 注：档案管理系统自动出卷内备考表 立卷人： 附表8 检查人： 年 月 日 施工文件及竣工图质量审核报告（参考） （项目名称） 施工文件及竣工图单项工程名称： 年 月 日 质量审核报告 开工日期 施工单位/工程 单项工程编号： 交工日期 年 月 日 年 月 日 总承包单位 施工 文件 及竣 工图 质量 审核 意见 备注 监理 单位 总监理工程师（签名）：（公章） 年 月 日 文件控制信息表
修改码 /实施日期 修改、审核、 批准人（如有变化注明） 主要 修改条款 4职责 修改说明 对机关各部门职责进行了补充 增加了5.2.3和5.2.4，规定了（1） 原修改人：徐美玲 01/ 原审核人：姚常甫 原批准人：刘增江 5 管理内容 项目建设单位档案管理部门汇总项目文件，并将全部档案条目录入到（E6）中；（2）工程结束后，项目建设单位要编辑照片册和视频料。 增加了附录C 新增了“建设项目文件整理与归档操作指南”。 02/ 20 原修改人： 原审核人： 原批准人：
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