信息文档管理制度

信息文档管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于集团公司及各项目单位信息档案管理。

3、本制度最终解释权归信息工程部，信息工程部负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、技术文档、合同图纸等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、由各单位信息口指定专员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 3、信息工程部文档，应建立统一的电子与纸张分类目录。并将重要电子文档上传至统一服务器内。 三 、档案分类 （一）分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2、公司档案大致分为以下几类： （1）文件类：分外来文件和内部文件； （2）制度类：管理制度汇编；

（3）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。

（4）工程图纸类：所涉及任何施工项目已建成或未建成的工程图纸； （5）会议纪要类：办公例会纪要等 （6）技术文档类：网络拓扑图更新表等

（7）说明帮助文档：项目的帮助文档、技术说明资料等。 （二）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 四、归档及保存年限

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。 1、永久保存： （1）制度、各类合同 （2）工程图纸

（3）其他经核定须永久保存的文书 2、1年更新： （1）清单配置表 （2）网络拓扑图 （3）制度类文档 3、6个月保存： （1）会议纪要 （2）周报、月报类

（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 （一）档案归档管理：所有文档、档案类文件需要指定地点单独放置，要注重档案的保密性和完整性。 （二）电子文档管理：所有文档、档案类文件需通过扫描或电子版形式留存电子文档，并统一归档至集团管理文件。 六、档案登记目录表 档案登记目录表（示例） 类别 名称 编号 所属单位 纸质存放位置 制度类 信息管XXZD-0集团总部 信息部三电子归档位置 服务器制2015年有效期内 入档时间 状态 理制度 01 号文件柜 度文件夹 10月