高校档案管理存在的问题及策略

文/南方科技大学  郑文妹；惠州经济职业技术学院  冯江博

【摘要】高校的基础工作之一就是实现对档案的优化管理，高校的档案记录着校园里每一项工作及活动的流程及意义，可以作为衡量学校教育质量和教育管理水平的标准之一。本文主要分析了目前我国高校档案管理的特点，针对其中存在的问题提出了一些相应的解决方案，以供参考。

【关键词】高校；档案管理；问题；方法

一、我国高校档案管理的特点

我国高校中的学生来自于社会，完成学业后又重新回到社会中去，高校的档案记录了每一位学生在学校期间的表现、高校的一系列活动和研究以及设计的产品，这些内容都来自于社会，并且在研究成功后再应用到社会中。由此可以看出，高校的档案管理工作是具有一定社会性的。

高校的档案管理工作是一项比较庞大的任务，单独一个部门是难以很好完成的，必须要由多个部门共同协作才能完成。另外，档案的种类很多、数量很大，因此必须要有一个单独的档案管理系统来对其进行管理。由此可以得知档案的管理工作具有一定的综合性和系统性。

随着社会经济的不断发展进步，市场经济的不断完善发展，高校的管理活动也在逐渐地融入市场中去，档案的管理工作是高校的基础工作之一，随着高校的档案信息逐步与市场发展相结合，高校的档案管理工作也将具有一定的竞争性。

二、我国高校档案管理中存在的问题

（一）管理者对档案管理工作不够重视。目前，我国的很多高校都没有认识到档案管理工作对高校发展的重要意义，高校的管理者普遍认为档案的管理工作不在经济发展指标内，因此做不做、做得好不好都不重要，一味地发展经济指标，而忽略了档案管理对学校发展的重大促进作用。学校的管理者对于档案管理工作不够重视，导致了档案记录内容的缺失、材料的保管不当以及相关数据的缺漏等问题，使得高校档案管理工作的开展受到了极大的阻碍。

（二）档案管理人员的能力和素质不高。档案的管理工作是一项比较巨大的任务，需要认真和细心完成。要求从事高校档案管理工作的相关人员要具有足够的职业素养、较高的思想道德品质以及细心认真的工作态度。目前很多高校的档案管理工作人员都不够重视这项工作，没有认识到这项工作的巨大意义，很多工作人员没有受到过专业的培训，专业素质不足。随着社会的不断发展，这些基层的档案管理人员的能力和素质水平已经不能很好地完成新时期的档案管理工作了，档案管理工作的专业人员极度缺乏，也导致了目前档案管理工作的质量不高，造成了很多的资源浪费。

（三）档案管理的方式不够先进。随着科学技术的不断发展，很多高校的档案管理工作已经开始走向信息化和现代化，越来越多的高校购买了相关的管理软件，尽管这样也还是和现代化水平有很大的差距。目前我国很多高校都开始利用计算机来进行档案的系统管理，但是其仅仅局限于内部文件的管理和

编排，计算机系统对于数据的管理和处理等方面还是相对落后的，使得档案的数据不够全面，相关的其他信息不足，不利于实现对档案的高效管理。

（四）档案的宣传和开放力度不足。目前是信息化时代，信息高速发展，人们对于信息的需求也越来越大，而目前我国的档案管理部门还处于封闭保守的状态，没有融入现代化市场发展中去，对于档案信息的公开和宣传力度不足，使得人们对档案信息内容的查阅受到阻碍。同时，档案的管理者思想观念落后，一味地保护档案的隐私安全，没有去挖掘档案信息的潜在价值，导致了信息资源的浪费，阻碍了档案管理工作的进一步开展。

（五）经费投入不足。由于高校对档案管理工作没有投入足够的经费，很多学校的档案管理库房都不符合国家的标准，档案的存放不符合要求，使得很多纸质文件由于长期堆放而发霉腐烂、音频信息等不能正常播放等等。严重阻碍了档案管理工作的开展进步。

（六）管理制度不够完善。目前我国很多高校的档案管理工作仍然遵循之前的管理模式和制度，没有及时创新和改进。学生的档案中仍是以记录奖惩为主，对学生综合能力和特长的记载非常少，不能更全面地反映学生的实际发展情况，档案记录的内容过于片面。

三、提高档案管理工作的方法

（一）加强对于档案管理工作的重视程度。高校的档案记录着学校发展的过程，可以比较全面地反映学校的管理水平和发展情况。高校的管理者必须要加强对于档案管理工作的重视程度，加大资金投入和人力投入，为档案的管理工作创造更好的发展条件，真正发挥档案管理工作的作用，推动学校的不断发展。

（二）提高档案管理人员的综合素质和能力。档案管理人员直接影响着档案管理工作的质量和进程，要想提高档案管理工作的水平就必须提高管理人员的综合素质和能力。高校的领导者必须要招聘具有专业知识和较高职业素养的人来担任档案管理人员一职，要对管理人员进行定期的考核，及时淘汰不合格的人员。另外也要对现有的管理人员进行定期的培训，及时更新知识体系，以保证档案管理工作的健康持续发展，要努力构建一支专业的档案管理团队。

（三）创新档案管理的方式。目前社会的发展是以互联网为主的，信息时代的到来使得社会的方方面面都发生了巨大的改变。高校档案的管理要想更好地适应社会的发展，就必须要抛弃传统落后的管理模式，科学合理地运用现代化手段对档案

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档案工作

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进行全面系统的管理。要建立完善的档案管理制度和档案管理系统，努力实现通过扫描条码进行档案查询的方式，增强档案信息的容量，简化档案查询的流程，同时可以利用复制等技术延长档案的使用寿命。

（四）要加大对于档案的公开和宣传力度。保证档案的信息安全固然是重要的，但是也不能过于封闭档案信息。在科学技术高速发展的今天，完全可以实现在公开档案信息的同时保障信息的安全。信息的安全包括存储的安全和利用的安全。保障信息存储安全可以从认证身份等方面入手，同时提高网络安全的意识；保障信息的利用安全就需要加强保密工作，对于档案信息设置一些访问权限。对于可以完全公开的信息资料，要及时地面向社会进行推广和宣传，让更多的人可以查询和了解档案信息，减少资源的浪费。

（五）加大档案管理工作的经费投入。档案记录的内容对于学校来说是非常珍贵的资源。就目前的发展形势来看，努力实现档案信息的数字化和网络化发展是非常有必要的，不仅能够提高档案管理的质量和效率，还能够更好地适应社会的发展形势。为了实现这一目标，就必须加强经费投入，完善基础设施建设，加强档案信息的安全管理水平。除此之外还要实现档案的现代化管理，推动高校档案管理工作的现代化建设。

（六）完善档案的管理制度。每项工作都应该有相应的制度为其提供一定的保障。高校档案的管理制度可以很好地保障档案管理工作的高效顺利进行。为此，高校的管理者必须要对

此加以重视，让管理工作涉及的各个部门加强合作，共同完成对档案的建立、编制和保存等工作，要保证每个环节的紧密连接，不能出现纰漏，只有保障档案工作环节的紧密联系，才能够更好地建立档案的管理制度，使得档案记录的内容更加全面和完善。只有这样，才能够推动档案的管理工作更加规范和科学。

四、总结

高校的档案管理工作是高校教育中的基础工作，是一项具有综合性、系统性以及社会性的工作。目前我国的高校档案管理工作中存在着很多问题，为了更好地提升高校档案管理工作的质量和水平，就必须加强对这一工作的重视程度，提高相关档案管理人员的综合素质和能力，积极改变传统的档案管理方式，推动档案管理模式的现代化步伐，制定并完善相关的档案管理制度等等。

【参考文献】

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[2]杨文静.高校科技档案管理问题以及应对策略研究[J].档案工作,2018(7).

[3]朱培芳.新时期高校人事档案管理面临的问题及应对策略[J].科学管理,2018(8).

（上接第94页）和筛选，进而提高档案资料的利用效率。例如，为了促进档案的信息化，我校在内部信息管理系统中，基于windows平台和mssql建立了档案管理数据库，以asp和vb为开发语言，自主开发出的集b/s和c/s一体化的检索程序，适用于学校各个部门复杂的档案建设，其中该程序分为四大类，如，学生档案管理系统、教师档案管理系统、办公教学模块、应用与服务模块。学生管理系统里面有招生档案、缴费情况档案、自动排班档案、学籍档案、宿舍管理档案、考勤管理档案、成绩管理档案、评价管理档案等子模块，严格遵循招生—入学—在校—毕业或转校的学生管理情况建立档案。教师管理系统里面有教师应聘管理档案、职工信息档案、职位变动档案、班主任岗位档案、工资奖金档案、教师绩效考核档案，严格遵循招聘管理—在职管理—离职管理等流程建立档案，便于数据的统计和分析。协同办公系统分公告通知档案、部门工作档案、公文签发档案、邮件系统档案、页面即时通信模块，便于文件之间的传递、分享、协作、计划周程、进度监督、结果公布，进而形成部门和学校的工作参例，任何一个职位的变动都不会影响日常工作的正常进行。一两年后，学校的档案管理信息，有案例可查，有经验可以借鉴，不足之处可预先预防。

（三）档案管理。1.完善人才培养，提高管理意识。人是管理的主体，也是管理的基础，因此要实现对档案信息资源的有效管理，必须要从档案工作人员的管理出发。首先，档案部门要完善人才培养体系，定期组织开展培训，加强对档案工作人员专业知识和管理技能的提升和培养，使他们明确并熟练档案开发与利用的具体流程，从而切实提高他们的业务能力。其次，档案部门要提高自身和档案工作人员的管理意识，引导他们克服传统的管理思想，树立科学的管理观念，主动探索创新中学档案信息资源的管理方式，从而为中学档案信息资源的管理提供人力支持和智慧支撑。2.健全规章制度，构建管理模

式。中学档案信息资源的有效开发和利用还需要以科学的管理模式作为保障。因此，中学必须要健全规章制度，构建适合中学档案信息资源开发利用的管理模式。一方面，必须要制定出方便灵活、科学合理的中学档案管理制度，如《档案人员工作职责》《档案室管理制度》《档案保密制度》等规章制度，有效奠定中学档案信息资源开发利用的基础，推动档案工作的科学化、规范化。另一方面，必须要建立健全中学档案信息资源开发利用的保障。确保学校领导和财政的有力支持，赢得经费保障。并适时引进档案管理的专业人才，为档案工作队伍注入新鲜的血液，从而赢得人才保障。最终确保中学档案信息资源开发利用工作在基础档案管理制度和保障的支持下健康、稳定、持续发展。

四、结语

随着时代的发展，中学档案事业也日新月异，而开发和利用档案信息资源可以更好促进中学的良好管理、健康发展，提升教育教学质量服务。所以，中学档案部门和工作人员需要充分认识到开发利用档案信息资源的重要性，通过各种创新型的手段和方式来实现档案的价值和作用，使档案更好地为学校的发展服务，更适应于中学发展建设的需要和时代发展的脚步，创造出良好的育人效益和更多的社会效益。

【参考文献】

[1]陈冬云.谈中学档案管理与利用[J].兰台世界,2018(S1):178-179.

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