第３１卷第５期（下） 赤峰学院学报（自然科学版） Ｖ０１．３ｌ Ｎｏ．５ ２０１５年５月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｃｈｉｆｅｎｇ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｎａｔｕｒａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ Ｅｄｉｔｉｏｎ） Ｍａｙ ２０１５ 高校档案管理中存在的问题与对策 张文雅 （周口师范学院 院长办公室，河南 周口４６６００１） 摘 要：改革开放以来，我国高校建设也取得了巨大的发展．但是，在高校的发展的过程中，高校的档 案管理工作却严重滞后．高校档案是高校建设中的有机组成部分，高校档案长期被忽视影响了高校全面发 展．该文主要说明高校档案的重要性，现代高校档案管理中存在的问题以及解决方案． 关键词：高校档案；重要性；问题；对策 中图分类号：Ｇ２５１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７３—２６０Ｘ（２０１５）０５—０２１１—０２ １高校档案管理工作的重要性 校进行改革发展中发挥着后勤保障一般的作用，同 １．１档案是高校发展的坚实底蕴 时高校的行政管理工作也是高效发展和建设的重 高校档案是学校在发展的过程中整理起来的， 要方面之一．高校档案中关于行政管理方面的资料 它客观地反映着高效发展的历程，高校在发展中所 经验，可以为高校行政管理工作的正常进行和进一 经历的事件．它从不同的角度反映着学校的人文气 步发展提供理论上的指导，避免高校在今后的发展 息、历史文化和学校传承下来的优良传统．这些体 中再走弯路．档案中记录的以往行政管理工作的利 现了高校优良传统的档案，在高校的进一步发展中 弊得失，可以为今后的工作提供借鉴作用． 起着激励师生奋发进取的作用，在高校的建设和发 ２高校档案管理中存在的问题 展中起着精神的作用．高校在发展的过程中，通过 ２．１档案管理中存在着人才稀缺的现状 对学校不同年代事件的的记录，把学校在发展中所 高校档案的搜集、整理、归档都是在专门人才 经历的历史时刻进行记录和发挥，可以增加师生对 的整理上下完成的，但是，现在高校档案管理中存 高校的归属感，激发师生的创造热情，为学校的发 在着档案管理人才严重不足的现状．现下高校人才 展提供经久的动力．此外，学校可以将学校教育在 不足，主要表现为两个方面．首先，在高校档案管理 各个领域中优秀人才的事迹编撰出来，进行不同形 中存在着严重的人手不足的现状，随着学校的扩 式的宣传，他们的成功不仅仅只仅限于他们自己， 招，以及教育、教学的不断发展．档案的种类和数量 他们的事迹也将成为高校这个整体的财富． 也不断增很多．档案管理工作面临着十分严峻的挑 １．２对档案的合理利用可以提高的教学质量 战，但是，由于人数不足，导致了档案整理工作的严 高校档案中十分清晰、有系统地记录了高校的 重滞后．部分学校甚至有数年的档案工作，急需档 教育过程．这其中包括了课程的设置、学生对课程 案管理者去进行管理，但是，由于人手上的不足，导 和教学效果的反馈．高校档案在很大的程度上，记 致了档案工作一拖再拖，无法按时完成任务．没有 录着高校教学的成败经历，这对高校教学的顺利开 整理好档案无异于一堆另外的信息，档案在高校建 展在很大的程度上起着指导性的作用．高校在进行 设中所起到的重要作用，也无法发挥出来，严重阻 课程设置的时候，可以参照档案中所反映出的不同 碍了学校的发展．其次，专业人才缺少．随着学校的 问题，调整专业设置，根据不同的需要设定专业课 发展，对档案管理者的要求也越来越高．由于编制 程，改善教学方式和教学方法．因此，对高校档案的 问题，虽然高校在发展的过程中都有相应的人才引 合理分析和利用，可以有根据的改变教学方案，满 进计划，但是档案管理部门的人才引进却迟迟得不 足学生的需求，适应社会主义市场经济的发展，达 到改善．现代档案的管理，不仅要求管理者有着十 到供需平衡． 分专业的档案管理方面的知识与经验，同时还要求 １．３档案对高校的管理工作起着指导性的作用 档案管理者有着十分广泛的知识．可以对大量的档 档案是一张晴雨表，记录着学校在以往的发展 案资料进行分门别类，分别完成管理工作，但是由 中取得的经验．高校行政管理是高校建设中的重要 于档案管理者素质良莠不齐，档案管理观念陈后， 组成部分，构成高校日常工作中最基础的部分，是 导致了许多档案管理者已经不能很好地适应现代 高校一切工作顺利进行的前提．行政管理工作在高 的档案管理工作．由于专业人才缺少和档案管理者 的素质问题，致使档案在管理中总是出现不同的错 误． ２．２档案的管理方式落后 随着科学技术的发展，信息技术越来越深人社 会发展的各个方面．实现档案的数字化，建设数字 化档案，已经成为档案管理工作中新的潮流．但是， 由于资金不足和专业人才上缺乏，导致档案的管理 方式仍旧十分落后．建立数字档案具有管理科学、 利用便捷、服务人性化等特点．但是，在我国高校 中，对档案的管理大都还停留在原始的阶段．就很 多高校而言，现在对档案管理工作，还是人工管理， 人工检索的方式，档案的搜集、整理、立案、归档等 管理工作还是采用纸制版的形式．对于计算机设备 的使用，有很多高校还只是处在进行目录管理的形 式．这不仅造成了时间和空间的浪费，也导致了档 案的利用率不高．造成这种现状的原因有两个方面． 首先，硬件设施不足，数字化档案的建设与管理，需 要相应的设备来做支持，而硬件设施的缺乏也导致 了档案的管理方式严重滞后．其次，专业人才缺乏， 建设数字化档案，要求档案的管理者必须拥有十分 熟练的现代网络技术和信息技术，而专业人才的缺 乏，导致了在建设数字化档案的过程中面临着重重 的困难．档案管理模式的落后，严重的了档案 管理的水平和档案的利用效率． ２－３高校档案管理中存在着服务能力差的现状 高校建立档案的初衷，除了对必要的信息进行 保存意外，也是为了使档案的管理工作服务于学校 的建设，服务于学生．但是，现代档案管理工作的服 务能力十分差，甚至在部分高校档案馆形同虚设， 本来应该起到的作用并没有充分发挥出来．档案服 务能力差的表现主题要体现在两个方面．首先，档 案管理者在理念上没有意识档案的服务作用，档案 者管理在理念上只是为了完成学校交给的任务．对 档案管理工作缺乏深刻的认识，服务意识较差，这 严重的了档案在学校和学生在发展中所起到 的重要作用．其次，档案管理的服务能力差．随着人 类社会的发展．在进入知识经济时代之后，人们工 作学习方式发生了重大的变化．但是，众多高校中 对档案的管理模式还处于十分落后的状态，高校档 案的利用和使用方式已经与人们的现代生活节奏 严重脱节，这也导致人们对高校档案馆鲜有问津． 现代高效档案由于其服务能力差的原因，经常处于 尴尬地位，一方面随着社会的发展，人们对于档案 的要求越来越严格，另一方面，档案的发展严重与 时代脱节，不能满足人们的需求． ３改善高校档案管理工作的策略 面临着高校档案管理中存在的种种问题只有， 通过改善对高校档案的管理，才能发挥出高校档 案，在建设高校中应有的作用．如何改善高校档案 的管理，该文认为可以从以下几点出发． ３．１要建立的合理档案反馈系统 高校档案的建立是以服务人们的需求为目的 的．因此，要加强对高校档案的管理，发挥其服务于 用户的功能，必须与用户联系起来，建立用户反馈 系统．使用户可以及时地把在档案馆办理中存在的 各种问题提出来，从而提高高校档案管理工作的改 进和进步．同时，档案管理者也应该不同用户的不 同需求，有针对的进行管理，形成自己的特色，满足 客户的不同需求．只有实现档案的管理者之间与用 户之间的直接交流，才能及时发现高校档案管理中 存在的问题和不足，才能有针对的的做出改变，真 正发挥档案的作用． ３．２建立现代化的档案管理方法 随着社会的进步以及人们生活节奏的加快，传 统的档案管理模式不论是进行档案管理，还是对用 户进行服务，都已经不再适应这个时代．因此，高校 就应该加强档案管理的信息化建设．加强档案的信 息化、数字化建设，要转变观念，认识到档案管理的 重要性．高校在实现档案管理的数字化、信息化时， 首先要加大对档案管理工作的投入，满足实现数字 化、信息化的硬件设施．其次，要加强对已有人才培 养，提高他们的专业素质，同时，也应该主义引进人 才．唯有做到这两点高校档案的数字化、信息化建 设才有可能取得实效． ３．３加强不同高校档案管理之间的交流 高校在进行档案管理时，不同的高校之间可以 通过建立交流平台，交流档案管理的经验，以促进 高校之间档案管理的共同进步．在知识经济时代， 敝帚自珍只能导致一起落后．实现高校之间档案管 理经验的共享，才能一起解决在档案管理中所遇到 的不同的问题，实现共同进步．使档案促进学校发 展，促进学生进步的作用真正的发挥出来． ４结语 在信息化时代，高校档案的作用不再仅仅体现 在对学校发展的促进上，同时也对学生、对社会的 发展也起着十分重要的作用．但是，现在档案的管 理方式显然不能把档案的全部作用发挥出来．因 此，改变高校档案管理的模式应该放在档案管理工 作的重中之重． 参考文献： ［１］江燕，武红桥．当前高校档案管理工作中存在的 问题与对策 理论探索，２０１２（１７）． ［２］初庆华．新时期高校档案管理工作重要性研究 卟科技创新与应用，２０１３（７）． ［３］李娟，吕慧．高校档案管理工作中存在的问题与 对策Ｄ］．山东档案，２００９（１）．
