金彩黔字[2011]12号
关于下发《公司会议管理制度》的通知
公司各部门、各子公司（矿）：
经公司研究，决定下发《公司会议管理制度》给你们，望遵照执行。
特此通知。
附：《公司会议管理制度》
（此页无正文）
二○一一年五月八日
主题词：管理 制度建设 通知
贵州金彩黔矿业有限公司 2011年5月8日印发
共印30份
公司会议管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
第二章 会议类别
第二条 总经理办公会：
1、总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。
2、参加人员为总经理、副总经理、总工程师、财务总监、行政办公室主任，特殊情况部门负责人可列席。 3、会议时间：每月30日上午8:30（2月为28日），会议不再另行发通知。 4、会议地点：公司会议室 5、会议议题：①公司项目投资；
②公司预算及规划； ③公司人事任免； ④机构设置或变动； ⑤对外重要政策；
⑥安排安全、生产、技改工作； ⑦材料计划审批；
⑧公司其它重要事项。
6、会议纪要由行政办公室主任负责整理，并于次日按公司规定会签并呈总经理审定后发放至参会人员，由参会人员向分管部门传达。
第三条 月度经营例会
1、月度经营例会由总经理主持召开，总经理出差时由财务副总主持；
2、参加人员为总经理、副总经理、总工程师、财务总监、财务经理、供应经理、销售经理、行政办公室主任；
3、会议时间：每月10日上午8:30，会议不再另行发通知；
4、会议地点：公司会议室；
5、会议议题：①公司安全生产情况；
②主要财务指标； ③成本分析； ④提出需协调事项； ⑤通报公司重要决定； ⑥公司领导安排工作。
会议纪要由行政办公室主任负责整理，并于次日按公司规定会签呈总经理审定后发放至参会人员。
第四条 部门例会
1、部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会； 2、例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则； 3、会议议题和地点由主持人确定。 第五条 调度会议
1、调度会议由生产技术副总经理主持，生产技术副总经理出差时由总工程师主持。
2、参加人员为生产技术副总经理、总工程师、生产部长、技术部长、安全部长、机电部长、各分管工程师、当班调度。
3、会议时间：根据实际情况决定
4、会议地点：公司调度室
5、会议议题：①通报上天生产和安全情况；
②汇报须协调事项； ③当天工作安排；
6、该会议不形成会议纪要，但由当班调度形成会议记录。
第六条 其他会议管理
1、各子公司矿、会议由各子公司自行安排（每月23号安排相关材料计划）
但每月最少召开三次矿委会会议，并形成会议记录；
2、公司年终会议或其他重要会议由公司办公室另行提前
三天通知；
3、凡规定的例会如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，办公室或召集负责人应提前3天通知与会人员，并确定调整时间；
4、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的临时性会议，行政办公室可安排合并召开。
第三章 会议的准备
第七条 所有会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、引路牌、会议招待、住宿等）。
第八条 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
第九条 参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
第十条 会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
第十一条 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况，总经理办公会、公司经营例会由办公室主任负责监督落实情况。
第四章 会议记录
第十二条 除已确定会议记录人的例会外，会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
第十三条 总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由行政办主任负责记录，并做好会议纪要下发。
第十四条 会议记录员应遵守的规定：
1、做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据主持人的要求整理《会议 纪要》；
2、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
3、会议原始记录应于会议当日形成、《会议纪要》最迟不迟于第三日呈报会议主持人审核签发。
第五章 会议室管理
第十五条 会议室由行政办公室指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政办公室申请，由行政办公室统筹安排。
第十六条 会议室卫生由行政办公室安排人员负责，在每次会议召开前后均要打扫卫生，并做好日常保洁。
第十七条 会议室电子设备的管理、使用和维护由办公
室后勤管理员负责（子公司电子设备由行政人事员负责管理），其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
第十八条 会议期间不准抽烟，与会人员不得做与会议无关的事项。
第十九条 会议不得迟到或早退，无故缺席会议按旷工处理。
第六章 附则
第二十条 违反本规定视情节考核责任人50-200元/次，违反保密规定按保密制度处理。
第二十一条 本制度由行政办公室负责解释，自2011年6月1 日起执行，原有制度同时作废。
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