销售助理职位说明书及操作守则

职务说明书

一 职务名称：销售助理 二 职位概述：根据公司战略指导协助省区经理管理和监督责任区域业务性工作，协助业务人员整合公司资源以完成销售目标。 三 工作关系：内部关系：（1）营销中心各相关人员 （2）市场业务人员及省区经理 （3）财务部人员 （4）人力资源部人员 （5）质量部人员 （6）物流部人员 （7）分公司内勤 外部关系：（1）经销商、终端客户 （2）与工作相关的其他人员（比如会议酒店人员） 四 工作责任：（1）协助省区经理进行团队建设 （2）及时给省区经理提供应收账款分析，协助省区经理进行内控管理 （3）做好责任区月度、年度预算，对预算执行情况进行监督，并做好预算执行分析 （4）协助省区经理完成年度区域营销政策，按照营销政策对业务性工作进行监督 （5）协助省区经理做好会议的组织和策划，做好月度会议纪要 （6）初步审核区域费用、销售合同及市场活动申请，并及时传递审批 （7）进行ERP录单工作，并做好月度、年度对账工作 （8）做好责任区域销售数据的统计并定时向省区经理及主管汇报 （9）做好责任区域档案管理工作 （10）做好信息上传下达工作 （11）辅助销售经理对业务目标、计划进行跟进、监督，形成反馈文件 （12）完成责任区域营销报表工作及销售分析工作 五 任职资格：（1）一年以上相关工作经验，对Excel、word等办公软件能熟练使用 （2）财会相关专业，懂相关财务知识者优先 （3）能吃苦耐劳、有耐心、细心，适应出差者优先 （4）良好的沟通、协调、写作能力 第 1 页

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岗位操作守则

一 ERP录单及月度对账工作

1、 录单工作：录单工作分为两种类型：日录单工作和周录单工作 （1） 日录单工作

由信息内勤每日接受分公司、业务员订单，并整理成每日发货清单，销售助理确定当日发货信息无误，根据政策审核是否可发货，当有不可发货的情况，及时将信息反馈给相应业务员，牵扯到欠款情况重大时，同时要向销售主管与省区经理反映，并根据确认可发货的每日发货清单录入ERP提货单或移库单（南昌、南宁、龙岩库房录移库单），并将ERP单打印装成信封在每日3点钟之前交给信息内勤，再由信息内勤交个库管随货发出。 （2） 周录单工作

江西、广西、福建是我们公司的直管区域，但是与其他的直管区域不同，公司分别在南昌、南宁、龙岩设有办公室和库房，三个区域的内勤一般一周给销售助理一次销售明细，销售助理根据内勤给销售明细检查价格之后录入ERP提货单。 2、 对账工作 （1） 与分公司对账

每月月底25-26号销售助理与分公司内勤对由基地发出的销售明细和分公司收到货物的明细进行核对，如发现双方数量金额不一致，查明原因及时改正，如双方数量金额完全一致，销售助理取得双方均签字的对账单，28号之前交给财务销售会计。 （2） 江西、广西对账工作

销售助理和江西、广西销售内勤每月25号-26号对移库单数量，南昌、南宁库房发出货物的销售明细，赠货明细进行核对，如有错误，双方共同查明原因及时进行更正，如双方数量金额完全一致，销售内勤取得双方签字的对账单，28号之前交给财务销售会计，销售会计根据已经核对的数据做好财务对账单传给江西、广西内勤，江西、广西内勤对对账单核对无误后根据财务对账单和区域销售明细做好区域每个业务员对账单，与业务员核对账务，如双方数据不一致，查明原因，并在对账单上注明，核对后双方签字，将双方签字的对账单于每月1号之前传给销售助理核对业务员账目并转交销售会计，需要公司调账时写调账申请单传给销售助理，由销售助理核对后转交给财务销售会计进行调账。

（3） 广东、四川、浙江、福建对账工作 四个区域的对账工作需要分为两类：

① 由销售助理做好销售、回款明细对账单发给业务员，及时与业务经理对明细账目进行沟通，如双方数量金额不一致，查明原因，及时调账更正，账目核对无误后，通过各种途径取得业务员的签字已证明账务核对正确；业务员根据已核对好的账务与客户进行对账，催客户进行回款。

② 由销售助理直接与客户方核对账务，如双方数据不一致，查明原因，及时调账更正，账务核对无误之后，双方签字确认，再将对账结果反馈给业务员，由业务员催客户回款。

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二 数据统计及总结分析工作

1、 每月5号、10号、15号、20号、24号对责任区域截点数据进行统计，分别发给责任区省区经理，让省区经

理了解截点时的销售情况，以便及时调整营销策略；且将责任区域数据汇总发给销售主管、总经理、市场部经理、技术总监等人。

2、 每月对账之后，统计责任区域产品销量表、产品结构表、重点产品推广表、进度表，此4表需在每月4号完

成，并发给销售主管及省区经理。每月16号之前与销售会计一起统计责任区域利润表。各自区域表格可根据各自区域需要具体设计。 3、 责任区域销售总结分析

（1） 月度分析是对责任区域一个月的销售情况进行总结分析，给省区经理下月的营销决策提供参考，月度总

结分析的内容主要有：对业务员销量、市场、经销商情况进行分析，对产品结构进行分析等，做好之后每月8号之前发给省区经理及销售主管。

（2） 每月对客户应收账款情况进行统计，并进行分析，对超过政策的应收账款及时与省区经理进行沟通，制

定相应措施及时将超政策的应收账款收回。

（3） 对责任区域的利润情况进行分析，分别发给省区经理及销售主管，让其了解区域每个客户业务员的利润

情况。

三 初审工作

1、 对营销政策的初审工作

年初时督促省区经理完成营销政策，对营销政策进行初审，在不改变营销政策大方向的前提下，与省区经理进行沟通，对营销政策进行完善，并将确定好的营销政策交给销售主管和总经理审批，审批完成之后，按照营销政策对责任区域市场业务活动进行管理和监督。 2、 对合同的初审工作

营销政策审批之后，督促业务员按照营销政策与客户签订销售合同，对签回的销售合同进行初步审核，对发现有超政策的销售合同传递给领导签字应特别提出并给出相应的意见，销售合同审批签字之后，传递给行政人事部加盖销售合同专用章，一份给财务销售会计存档，一份邮寄给财务，自己复制一份存档。 3、 申请的初审工作

接收责任区域市场业务员传递回来的申请，根据申请的内容与业务员进行充分的沟通，了解业务员申请的目的，签署自己的意见传递给销售主管签字，再传递给总经理签字，并将申请审批结果反馈给申请方；对责任区会议申请，在每月25号时对会议时间，申请的技术老师、申请审批情况等制作成表格，交给市场部经理对技术老师进行安排，技术老师时间安排好之后，将技术老师时间安排结果分别反馈给会议申请人员。 4、 费用初审工作

每月督促业务员10号前把差旅费和其他已经发生且有申请、有预算的销售费用寄回，对寄回的费用，按照营销政策及申请进行初审，并审核报销凭证是否齐全（包括报销单据，行程单，粘贴单），票据黏贴是否规范，审核

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之后填入责任区域业务员费用统计表，传递给销售主管签字后，传递财务销售会计，跟踪费用发放情况；对于无申请且超政策的费用，督促业务员补交申请并传递审核之后在进行报销。 四 信息传递

1、 关注资源利用程度，接受反馈信息。定期与业务员和省区经理沟通，交流。及时准确的把公司信息传达给责

任区域人员，保证区域人员与公司信息不掉链，经常询问他们遇到的问题，想要了解的信息，接受他们反馈的意见，以月度为单位，将信息整理反馈给销售主管，并形成解决方案，从相关部门获取资源，引导业务员与各部门对接。

2、 了解前方市场动向，对于新开发经销商，以及预备砍掉的客户都需要第一时间掌握信息，了解他们执行的出

发点和目的，保证在政策范围内，并将信息传达给销售主管。及时掌握和跟进区域举行会议情况，督促业务员做好会后分析，保证在政策范围内，并将信息传达给销售主管。 五 预算工作 1、 预算制定

根据责任区域政策、合同及费用比率，同时与省区经理、业务员、内勤充分沟通，确定预算项目及金额，制成word表格，交给销售主管审批汇总，再传递给总经理审批，审批完之后填入极通服务器表格模板，确定模板准确无误后，进入总部极通服务器，把模板的内容复制到总部极通服务器中。 2、 预算费用执行情况

根在月据费用预算情况督促业务员、内勤及时申报费用，底或次月初对预算执行情况进行分析，重点分析预算和执行中的差异情况，并将差异情况分析发给销售主管。 六 协助省区经理对市场事物经销管理

协助省区经理对区域事物经销管理必须首先根植于对该区域的政策了解与掌握，区域事务性质具有其灵活性，当遇到问题，首先明白该事件操作是否在政策允许范围内，如不，首先需要与区域业务员沟通，超政策的内容是需要单独申请得到销售主管与总经理批复才可执行。 1、 协助省区经理进行团队建设

协助省区经理招聘、培训业务人员，规范业务人员行为，建立业务人员团队的归属感，加强团队协作精神。 2、 协助省区经理进行内控管理

协助省区经理制定市场运作秩序，并督促业务人员及经销商贯彻执行，对违反市场秩序的业务人员、经销商进行按照相应的规定进行处罚；协助省区经理进行应收账款管理，对超出政策的应收账款及时与省区经理及业务人员进行沟通，制定相应的策略，降低应收账款成为坏账的风险。 3、 协助省区经理进行经销商和终端客户管理

整理、更新责任区域客户档案，通过应收账款等各种渠道评估经销商及猪场客户资金、信誉度、配合度等各种情况，为省区经理提供市场决策的依据；定期不定期的对责任区客户进行满意度调查，并将调查结果形成文件反馈给相关人员。

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4、协助省区经理组织策划会议

会议分为两种：月度会议和大型市场营销会议 （1） 月度会议

根据自身管理需求及市场需求选择参加责任区域月度会议，参加月度会议之前要明确参加月度会议的目的及需要从会议当中了解的信息，协助省区经理发出月度会议通知（包括月度会议时间、地点、会议主题及讨论的内容等），听取业务汇报，做好会议纪要，收集相关信息反馈给公司相关人员。 （2） 责任区域大型营销会议

协助省区经理组织、策划会议营销活动(内容主要包括从会议主题的确定到会议结束所有事件的流程及具体安排) 七 档案管理工作

档案管理工作主要包括责任区域纸质版销售明细、回款单、销售政策、申请等相关的各种资料进行存档，也需要对电脑中的各种资料进行分类存档，存档工作需要根据一定的规则进行，对存档的文件编制档案目录表，以方便自己和别人查阅存档的资料。 八 定期写工作计划、总结、分析

每周需要写周工作计划统一交行政部，每月在22号将下月工作计划详细列出交销售主管修正。每月月底需要对本月工作进行总结对下月工作做出有效计划，并在销售部月度会议上解读自己月度总结。参加区域会议需要带着问题与解决方案参与，参与前列出参与的目的与意义，交销售主管审核，会议结束后写会后分析，整理纪要，并将结果告知销售主管。

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