九月例会会议纪录

時間：2011年9月24日

出席：蔡年忠 林俊 羅灝嘉 梁雅麗

會議流程：

曹永華 許智濠 曾遠鵬 魏智航

蘇嘉豪 譚智輝 吳褘文 謝家煒

洪家寧 陳懷遠 梁燕珊 楊虹 何妍欣 葉德豪 韓俊賢 郭飛鴻 譚智軒 黃露婷 袁志誠 路立安 陳榮成 駱偉昌 葉影澄 (共27人)

? 生輔股報告工作進度及提案、接新生各項檢討

新生總數：84人 男：(澳門)36:16() 女：(澳門)17:15() 第一天

接機 建議： 澳門：今年旅行社臨時改時間，令到所A. 澳門：班機改在12:00前起飛較妥有事項延誤。 當；以及由「澳聯」向旅行社申訴：下一年可能要再找旅行社；接機不應再出類似情況。 人的意義不大，只能帶一起登機，但並B. ：下年可改善接機的情形，等沒有集合出境。 註：要注意自己來台的學弟妹。 學弟妹們一起出閘。 校友會晚飯：預先有說明，且分開吃後建議：校友會希望能改善溝通，因抵學弟妹們沒有不滿。 台後第一頓飯需約學長姐們回台，應提早告知會不會分開吃；在叫各自學校學弟妹時有混亂情形，以致難以找到人，解決方法還沒有。 家樂福：八月底訂床墊，有點兒趕；學建議： 弟妹們不知東西放在那。 A. 床墊提早到八月中確認學弟妹人回程車：跟車學長姐並不足夠，導致只數便預訂；列家樂福明細單給學弟有一人帶一整車人。 妹們，較易尋找所需物品。 B. 可男女分車，但跟車人數應增加。 C. 分配人手→應在宿舍位置等車回來，幫忙學弟妹們搬東西。 建議：「澳聯」應提早與各校港澳會說明情況，以防止誤會及驚慌。 建議：提醒學弟妹們應在僑居地兌換入台證變更 第二天

開戶：分別去捷運郵局及小福郵局。 足夠金錢交學費及買個人用品。 單車：分別在男一、小福、後門有售；男一的車存貨量不足給所有學弟妹們買；在小福買車需留名、系級才可以確保有車可取。 建議：以後女生在男一買車，要和老闆預先說約需多少輛，以再次避免車不足問題；男生則在後門買車，也可以更了解學校附近環境。 (男一較便宜，後門較耐用) 第三天

買電腦：先預計多少人買電腦再決定需建議：可提早說在台灣買電子產品需要多少學長姐帶路。 收關稅，所以普遍在港澳地區買會較便宜。 第五天 開始新生書院 校外體檢：拿到學弟妹們體檢表後再一建議：不應影響到生輔、會長蹺課帶次去掃房，需補打針的應自行去。 學弟妹們去，建議給他們限期以內自行去醫院打針，單據應一次派一次收。 下一年要和新生說，兩地醫療體制不一樣，所以可預先打乙肝等預防針。 居留證 1. 只要把體檢表紙收回就發居留證給他們。 2. 續期→只可以幫大四、碩一，因過期時間較相近；僑發的則需自己弄。 →星期一發公文就可以申請辦理居留證。 另外：期中ALL PASS糖，預計需NT1800。 突發情形

家裏有意外，回家事項。 受騙事件。 建議：生輔應先知道回家操作流程，不可一直把事情給會長處理。 建議：涉及金錢的事就不理；網購最容易個人資料被盜。

檢討

股長交太多事情給會長做；會長也一力承擔，需學會分擔。 溝通需更足夠→安排事情急速及溝通不足。 需提早開會→告知各股員負責的部份及時間安排；在入股前應通知股員需在開 學前回台，說明新生來台後那幾天的準備的重要性；適時請外援 以減輕工作量。 ? 活動股報告工作進度及提案、中秋BBQ活動檢討

上學期舉辦活動：校慶園遊會、珍珠盃。 下學期舉辦活動：港澳之夜(約3月) 園遊會 建議： 食物：大菜糕、雞絲翅、利賓納、咖哩咖哩魚蛋、蝴蝶酥、辣魚包→正在招魚蛋、蝴蝶酥、辣魚包；買材料單據需人幫忙弄。 交給會長。 中秋BBQ活動檢討

1. 預算較少 2. 提早到開學前，人手較少，討論只可在網上效率不足，回台後開會才能達成協商。 3. 組長之中有非活動股人；分組名單遲公佈原因是因為報名人數少公佈出來怕有反效果，故等人較多時才公佈。 4. 跟車的人一定有先去場磡，以避免迷路或認路不清。 5. MIC不能用(準備不足)，建議下年向僑陸組借大聲公。 6. 應提早多買仙女棒、報紙，多帶火槍點火，燒烤時間不足(安排不足)。 7. 主持人因MIC問題，場面有點難控制；而食材和飲料則因為參加人不知道放在中間故有剩；棉花糖可早點給他們；水果應買容易吃的。 8. 可利用車程時間互相了解組員，到達後就可先透爐；在回程上可在車上說一聲「中秋節快樂」讓活動有一個完滿結束。 注：還沒交BBQ錢應交給許智濠。 另外：溝通需要再更多；股務慢慢帶下一屆接手。 ? 公關股報告工作進度及提案

拉贊助：共兩次。(9.8 & 9.10) 地方：正門、後門、社科院。 共得：NT 10100 (實收8000, 還有2100未收，有些店家需有實物才給錢。 拉贊助方案： 1. NT 300; FACEBOOK網站宣傳 2. NT 500; FACEBOOK網站宣傳&宿營營冊 3. NT 800; FACEBOOK網站宣傳&宿營營冊&港澳會通訊錄 建議： 價錢可降低些。 計劃書：給大企業，希望可以得到贊助。中華電訊(拒絕)，華僑(拒絕)。 高教辦：蘇朝輝建議申請高校資助計劃，但港澳會並沒有戶口，多詢問一下該如何處理。 校友會：10月&12月會有人來台灣，籌備如何拉贊助。(上年贊助：15000) 澳門校友會：想要應屆畢業生基本資料，需先詢問應屆畢業生意見再提供與否。 學校：活動組→活動申請→交計劃書→經費補助 另外：台大港澳會網站應多宣傳，首先弄好報名這項功能。 ? 總務股報告工作進度及提案 略過 ? 迎新宿營進度報告

總人數：126人 新生：61 學長姐：28 工作人員：37(包括總召) 花費：約17萬 進度：遊戲、場地已安排好，有97%以上. 集合地點：台大正門 宿營地點：宜蘭縣頭城鎮YMCA聽濤營地 9.25 詴玩遊戲；時間表需重編；有宵夜；場磡需詳述給工作人員；禮物；兩備也準備好；備忘錄(新生、學長姐)；以及收費方面。 ? 美宣股報告工作進度及提案

會服：9.29才有→當天會長幫忙車衣服回總區→生輔派給學長姐；宿營工作人員分開派。 僑生講習佈置 (不用雙面膠，用膠紙卷一圈會較容易清理) 通訊錄：先做封面(彩色)，內容再議。 股員：名單應早點給股長，因都沒有見過股員，所以溝通不足。 ? 集思小組報告工作進度及提案

提案一 10.31「萬聖節舞會」，擬與有經驗的外國學生聯誼會合辦，需活動股協助。 地點：Twiice Night Club 或其他 價錢：NT500~550，無限暢飲，配DJ 人數：上限100人，先到先得，設有各種獎項。 ◎打算不從港澳會取預算，收取的費用已是全部。 ◎出事後誰負責，負責的程度。例：喝醉酒 ◎兩校友會的標準要平衡，因文化標準不同，要協商。 ◎要與其他校友會合辦或自己辦。 提案二 通訊錄設計：60頁500本共17500，約35元/本；排版可供參考；集思小組可協助美宣排版、資料較對。 →已取消，因成本比上屆通訊錄高。 通訊錄

知道副檔名是甚麼就可以交那份檔給廠商。 地址&電話→寫或不寫?→通過一寫家裏電話及地址 個人相→要不要?→還沒有定論