水利工程建设项目档案管理及质量改进

付凌

广州南沙围垦开发公司

摘要：本文针对公司水利工程档案管理发展状况，分析了当期水利工程档案管理的内涵建设和质量要求，提出了提升水利档案管理及其质量改进的路径解析，分别从水利档案归档、分级管理、人员的档案管理技能提升及改进完善档案管理流程和利用体系等几个方面，进行了档案质量提升的思考，并提出相应建议，从而进一步提升水利档案管理的制度规范和质量要求，并促进水利工程的质量提升。

关键词：水利工程；档案管理；质量改进；内涵

一、引言

笔者所在公司的万亩无公害水产养殖是公司的支柱产业，是广州地区最大的咸淡水无公害生态养殖示范基地，并在围垦区内全面发展形成了独具珠江入海口特色的咸淡水特种水产养殖。目前，围垦辖区主要有位于广州南沙万顷沙联围的15涌至21围，面积2.7万亩，其中17涌以南已列为广州市南沙区万亩水产基地，20围、21围在2008年被农业部评选为健康养殖示范场；另外位于龙穴岛的2.2万亩鱼塘，系无公害水产养殖基地。然而，垦区鱼塘多为上世纪80年代后围海而建，普遍存在诸多问题，例如池塘普遍深浅、大小不一、塘基薄弱、排灌系统陈旧，交通不便，且电力供应薄弱。以上这些因素，严重影响了垦区水产养殖效益和档次的进一步提升，因此，加快万亩水产健康养殖基地水利等基础设施建设，对于提高垦区生产生活条件，提升垦区养殖效益和质量，加强垦区水利安全建设，加快广州南沙渔业现代化进程，进一步全面推动湿地生态保护、湿地生态休闲旅游及防洪防汛的综合建设和发展，都具有重要的推动和示范效益。

目前，公司及建设单位都充分认识到垦区水利工程设施建设的重要性，在抓好水利工程的设计施工、建设进度、工程质量和安全管理的目标下，同样以高度的责任心做好水利工程档案管理工作，并在新形势下做好档案管理的质量提升和改进，并以长效的档案管理建设为抓手，加强工程档案的管理和检查工作，为保障水利工程的验收和质量，从而提供工程建设项目全过程中的完整、准确和系统的档案资料，并为档案管理工作的全面质量提升也奠定了坚实的基础。

二、水利工程档案管理的内涵及质量要求

水利工程普遍存在项目较多、施工周期长、规模较大、资料多等特点。例如水产品养殖基地基础设施建设项目就包括供水工程、排灌河改造工程、供电工程及道路工程等子项建设，并需要高标准严规范完成相应施工任务，迫切需要健全和优化水利工程的施工管理。文献[1]提出工程档案是建设工程的重要组成部分，并能直接反映出工程质量的情况，需要提升工程项目中建设、设计、施工、监理等各方面人员的档案意识。工程档案管理是工程建设最为重要的管理环节，文献[2]针对工程建设项目档案质量提出了内涵建设和质量要求，并总结了广东省水利系统水利工程档案质量管理实践，进一步说明水利工程建设项目档案管理质量的重要性和举措。因此，在当前形势下，就需要更好的思考如何进一步做好水利工程档案管理，不仅是档案管理人员的责

任，也需要所有工程相关人员的协作。

水利工程关系到人民的生活福祉，水利工程档案管理对于促进整个水利工程的建设亦具有重要意义，通过水利档案管理进而提升工程管理成效。在文献[3-4]中，针对当前水利工程档案建设的不足，提出了当期的一些关键问题及改进意见，通过各方协作及采取有针对性的措施，来切实提高档案工作管理水平，并进一步提升工程建设质量。在水利事业快速发展的趋势下，文献[5]强调要科学地利用与管理水利档案资料，在目前新形势下创新水利工程档案管理新途径，并从创新档案管理机制、完善档案资源体系、推动档案资源的信息化建设进行了相应思考，从而能更好地符合新时期的水利档案管理需求。文献[6]通过介绍某水源工程档案资料归档审查工作实践情况，对归档审查工作的依据、机构、对象、流程、要求、注意事项等要点进行了详尽说明，对项目各类人员的资料归档具有很好的指导作用。

通过以上的分析可知，通过水利工程档案管理及档案建设质量提升，不仅能够进一步提升水利工程档案的信息使用价值，优化和提升档案管理成效，更能推动水利事业的长久发展，为相关水利工程项目建设主动发挥价值体系，服务更多的水利工程建设者和管理者。

三、水利工程档案管理质量提升路径解析

（一）提升水利工程档案资源收集归档力度

水利工程档案管理的各类档案资源包括水利工程项目建议书、可行性研究报告、立项文件、主管部门的批复文件、项目概算、施工图预算及批复、建设用地通知书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、环评价报告及批复、招投标过程资料、合同（施工合同、勘察合同、设计合同、监理合同、建设管理合同、设备安装合同、材料采购合同、征地拆迁合及各种补充协议资料）、施工资料（施工许可资料、设计、施工和竣工图及其审查资料和批复资料、现场签证资料、各种变更资料、工程结算资料等）、监理资料（监理规划、监理月报、监理日志、监理通知单、监理验收材料的记录等）、施工过程资料（施工组织设计、施工日志、材料进场检查和检测资料、材料合格证资料、桩

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城镇建设Urban and Rural Studies基施工过程资料等）、质量验收资料（施工过程验收资料、单元验收资料、质量验收资料、安全检查、验收资料等）、关于工程项目的相关会议记录或纪要等。水利工程档案保存了相关水利工程建设活动的详细记录，为水利工程建设和维护提供了重要的建设依据，同时也为了水利工程后期的施工建设、使用、验收及维护提供了即为有价值的水利档案资料。针对以上水利档案材料，要求合同内容表述清楚、字迹书写规范、用词及语法准确、数据数量相符、日期时段合理、签章手续完备、合同结论明确、事实清楚无漏洞，并按照相关技术规程将相应材料成套收集归档，并完整记录好每一个归档档案事项。

各项目参与单位的工程人员，不仅要做好纸质档案的提交工作，还要提交相关的电子版本和资料。同时，档案管理人员要加强对各类工程人员档案业务的指导和监督，对档案文件材料的质量进行检查，保障材料的真实和完整。通过在两类人员中落实好档案管理的收集和归档制度，才能为接下来的档案管理质量改进提供前提条件。

（二）落实水利工程档案的分级管理和规范化建设

要求工程技术人员及档案管理人员的落实水利工程档案各项工作及主体责任，为了抓好项目档案的落实工作，确保水利工程建设和档案管理工作的同步和一致性。在工程项目建设中需要设立筹建领导小组，全面负责项目建设管理，积极协调水利工程的各方参与到档案管理工作中，重点筹划好项目主体方、参与建设方、设计单位、施工单位、监理单位的档案管理职责，明确档案分工，积极配好，落实好各级单位和人员的责任。

严格遵循档案规程标准和业务规范来记录工程项目的建设全流程并进行档案管理，从档案的收集整理、分类归档、保存利用和安全保管等各个环节，以最真实、原始的档案材料反映工程的质量，以推动水利工程档案的规范化建设。

（三）强化人员的档案管理责任和技能

工程档案管理人员通过要深入学习水利工程档案管理及水利项目管理的内容，来进一步强化人员的档案管理技能，保障水利工程质量的提升，包括《水利档案工作规定》《水利工程建设项目档案管理规定》、《重大建设项目档案验收办法》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》等档案管理制度，也要了解《城市防洪工程设计规范》、《室外给水设计规范》、《电力系统设计技术规范》《城市工程管线综合规划规范》等水利工程项目中涉及到的一些常见的技术规范和标准，提升水利工程项目的档案管理及其质量控制。

档案管理人员每年定期参加省市档案主管部门的工程档案建设管理专题面授培训、网络课程培训及档案管理学习交流活动，并对工程技术人员的档案管理技能进行必要的业务培训，亦能极大推动工程档案管理的质量提升。还要推进工程档案管理信息化建设，通过对档案管理软件的使用培训，提升在信息化条件下的档案管理技能和档案安全意识，加强档案管理软硬件条件建设，全面提升档案资源的数字化管理能力。

（四）改进档案管理流程并完善利用体系

档案质量的高低与档案管理人员有很大的关系，作为直接从事档案收集与管理的工作人员，一定要具有档案信息质量管理

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水利建设意识，在源头上规范档案信息的质量，保证档案内容的真实、全面。建设单位应由专人全面负责项目档案管理工作，制定本工程档案工作各项管理规定及技术指标，同时负责、监督、指导及协调各参建单位做好工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。

针对水利工程档案管理中的所有归档材料，要体现档案材料的规范性、时效性、客观对应性和质量可追溯性，促使项目档案从收集、编制、归档、保管、检查、审核、验收全环节的质量保障。

首先，要编制并填写好档案管理中的项目事项、档案记录详情，包括序号、文件种类、名称、数量、单位、是否有合同金额、日期、结论及备注等，从而完整、准确、客观的放映归档档案的客观实际。其次，要做好归档档案材料的分类、编号和排序，填写完整档案封面、目录和书脊，做好装订和保存。接着，还要对档案材料的质量进行核对审定，及时发现问题并查漏补缺，以符合档案管理的相关技术标准和规范。最后，接受监管部门的监督和指导，健全好水利工程档案的日常监督、检查和审计工作，切实落实好档案日常运行管理，按照制度和手续以严格落实档案查阅和利用，提升项目档案信息资源价值和档案服务水平。通过对档案管理的内在和外在的质量改进，及时发现问题，消除质量隐患，严格执行档案法规和技术标准，保障项目档案的质量提升，并促进工程项目质量的稳步提升，从而保证工程项目及其档案资源的总体质量。

结束语

围垦企业在大力扶持水产养殖科研、特色水产品养殖、休息观光渔业等产业化发展项目的过程中，需要进一步加快围垦基地的水利及相关基础工程设施建设，并急切的需要引进现代化、高质量、创新型的水利档案管理制度及质量提升手段，让水利工程档案管理真正服务好水利工程建设，通过提升档案管理质量内涵，进一步提升水利工程项目管理质量，从而全面提升围垦工程建设档案管理水平和档案质量。

参考文献

[1]陈玉兰.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].城建档案，2014，06：57-59.

[2]潘运方.工程建设项目档案质量的思考与实践[J].城建档案.2017，11：33-36.

[3]刘伟.提升水利工程档案管理水平的有效路径研究[J].现代国企研究，2018.10（下）：153

[4]何晓青.水利工程档案管理存在问题与解决对策[J].浙江档案.2018，02：65.

[5]孙立夫.新形势下创新水利工程档案管理的途径[J].河南农业，2017，08：46.

[6]吴卫红，潘运方.珠海市竹银水源工程档案资料归档审查工作的实践[J].广东水利水电，2017，08：95-96，98.

作者简介：

付凌，女，大学本科，档案助理馆员，主要从事档案管理、工程项目建设管理等工作。

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