论现代秘书的职业素养

湖南铁道职业技术学院文秘专业

毕 业 设 计（论 文）

论现代秘书的职业素养

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湖南铁道职业技术学院文秘专业毕业设计（论文）

目 录

一、现代秘书应具备的思想政治素养 ............................. 4

（一）具备一定的理论水平和水平 ........................ 4 （二）在政治上与党保持高度的一致 ...................... 5 二、现代秘书应具备的职业道德素养 ............................. 5

（一）忠于职守，自觉履行各项职责 .......................... 5 （二）淡泊名志，乐于奉献 ................................. 5 （三）遵纪守法，廉洁奉公 ................................. 6 三、现代秘书的知识素养 ....................................... 6

（一）基础知识 ........................................... 6

1.科学文化知识 ........................................ 6 2.马克思理论知识 ...................................... 7 3.法规知识 ........................................ 7 （二）专业知识 ........................................... 7

1.专业理论知识 ........................................ 7 2.行业知识和业务知识 .................................. 7 （三）相关知识 ........................................... 7

1.法律基本知识 ........................................ 7 2.行政管理知识 ........................................ 8 3.经贸类知识 .......................................... 8 4.公共关系学知识 ...................................... 8 5.心理学知识 .......................................... 8

四、现代秘书的心理素养 ....................................... 8

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（一）乐观自信 ........................................... 9 （二）豁达开朗 ........................................... 9 （三）意志坚强 ........................................... 9 五、结论 .................................................... 10

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论现代秘书的职业素养

摘要：本文通过对知识经济时代秘书职业素质的新要求来探讨秘书应该具备哪些新的素质，以适应全球化经济高速发展的现状，从而推动个人素质的不断提升，促进企业文化的正确形成。

关键词：现代秘书，秘书，职业素质

随着社会主义市场经济的逐步完善，秘书的工作环境、服务对象以及辅助办公工具等都有了显著的变化。秘书人员经过了从单纯的办事办文办会到既要具备一般的文秘知识又要懂得政治、经济、管理等多方面知识，从从事文稿撰写、文件整理归档等工作到既能处理基本的文秘事物又能从事翻译、会计、公关甚至是保镖、驾驶员等工作，从凭老经验办事到科学化管理的转变。现代社会对秘书的素质要求由单一型向复合型转化。面对当今社会对秘书工作者提出的职业素质要求，职业化的现代秘书必须跟上时代的脚步，努力提高自身的职业素质以适应秘书工作的新形势。

一、现代秘书应具备的思想政治素养

21世纪，随着经济全球化的发展和中国加入WT0，对外开放的格局正在逐步形成为宽领域、深层次状态。这种新的对外开放格局意味着中国经济融入世界经济大潮的进程将全面提速，将在更大范围和更深程度上参与经济全球化。面对新的时代发展特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入知识经济时代，随着我国政治改革和经济改革的不断深入，二十一世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。与传统意义的“秘书”相比，21世纪更要求秘书应是全面型人才，在新形势下秘书的思想政治素质应与时俱进，不应该墨守陈规。

（一）具备一定的理论水平和水平

秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和问题，而要做好秘书工作，没有一定的理论和水平是难以胜任的。

马克思列宁主义、思想、理论、三个代表和科学发展观是中国党根据中国国情制定一系列方针的理论基础，要掌握中国特色的社会主义的现状则必须对马列主义、思想、三个代表和科学发展观等思想纲领进行系统地学习和钻研，要特别重视马克思主义哲学的学习，重点掌握唯物辩论的思维方法。有保证的在纷繁复杂的各种矛盾前做出科学合理的决策，游刃有余地解决在工作中出现的大量的理论问题和问

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题，出色地完成领导交代的任务。

（二）在政治上与党保持高度的一致

秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，坚持科学的发展观，自觉地与党在思想上、政治上、行动上保持高度一致。四项基本原则是我们的立国之本，必须毫不动摇、始终如一地加以坚持；改革开放是我们的强国之路，必须坚定不移、一如既往地贯彻执行。只有既坚持四项基本原则，又坚持改革开放，建设富强的社会主义国家才大有希望。对于这一点，每一个从事秘书工作的同志无论如何都要牢牢地把握住。

二、现代秘书应具备的职业道德素养

职业道德素质是一个社会的精神文明发展程度的突出表现和社会道德体系的重要组成部分。而对秘书人员而言良好的职业道德素质是秘书从事快节奏、高效率工作的动力，是秘书自我完善的必要条件，是秘书执业活动的指南。《公民道德建设实施纲要》中提到的“爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献。”这二十个字是现代秘书应当具备的基本职业道德，除此之外还应保守机密、具备团队精神等职业道德。大量的实际案例告诉我们，没有良好职业道德的人绝对不会是称职的秘书，而秘书职业道德不仅仅是自身素养的反映，而且也是公司整体形象的折射，因此具备较高的职业道德素质对一位现代秘书来说至关重要。

（一）忠于职守，自觉履行各项职责

各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任心，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职，认真、无私地干好本职工作。

（二）淡泊名志，乐于奉献

秘书人员在工作中应埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开，要求召之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众。因此，秘书职业道德中很重要的一条是淡泊明志、乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，通过卓有成效的工作，为实现我国跨世纪的宏伟蓝图做出自己的一份贡献。

为此，秘书人员必须正确认识和处理好以下几个问题：

1) 正确认识集体主义价值观和利已主义价值观的区别，确立崇高的人生追求。 2) 正确认识和处理个人经济富裕和精神富有的关系，全面把握人生的价值目标。 3) 正确认识和处理商品交换原则和党性原则的关系，树立全心全意为人民服务思想。

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4) 正确认识和处理无私奉献与合理待遇的关系，弘扬甘当无名英雄的崇高精神。

（三）遵纪守法，廉洁奉公

不假借领导的名义以权谋私，遵纪守法、廉洁公正，是秘书人员职业活动能正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚的道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应具备的思想道德品质和行为准则。

那么身为秘书人员，我们应该如何在今后的学习生活中，不断提高自己的职业道德修养，来满足现代社会对秘书人员的高要求呢？首先，我们应该努力学习职业道德规范，掌握职业道德知识。从理论上明确职业道德的基本要求和应该怎样做不应该怎么样做的道理，明确职业道德所要达到的目标，把握职业道德修养的标准。其次，我们应该努力学习现代科学文化知识和专业技能，提高文化修养。它能帮助我们准确理解职业道德修养在一个人成长过程中的重要作用，准确理解职业道德建设在社会主义市场经济中的重大意义。一个人只有准确理解了职业道德在社会中的重要作用，才能更好地学习职业道德规范，才能更自觉地进行职业道德修养，努力提高自己的道德水平和思想境界。最后，要经常自我反思，增强自律。古人有“吾日三省乎吾身”的修养方法。今天我们应该借鉴古人的修养方法，经常用职业道德标准对照检查自己的言行，要敢于正视自身存在的缺点，人只有能正确客观的认识自己，发现自身的缺点，才能改正缺点，不断进步。

三、现代秘书的知识素养

二十一世纪是知识经济占主导地位的时代，现代社会要求人才知识化、年轻化的趋势越来越明显，因此对秘书人员的知识水平要求也是越来越高，知识结构单一化或者知识内容陈旧的秘书很难做好领导的参谋和助手。秘书部门的工作纷繁复杂，接触面广，如果秘书的知识面不够、见识不广对工作会产生不好的影响。秘书的知识机构基本可以分为三个层次，即基础知识、专业知识和相关知识。

（一）基础知识

秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识基础。秘书工作者的知识要广，基础知识要扎实。为此秘书应掌握以下三个方面的知识。

1.科学文化知识

基础知识包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语文文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

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2.马克思理论知识

哲学、政治经济学、党的建设、理论、在实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3.法规知识

这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的方针、路线、和国家的、法律法规、法令等相关的知识。

（二）专业知识

扎实的基础知识是秘书知识结构的根基部分，而牢固的专业知识则是秘书工作者知识机构的核心和主体，也是秘书人员区别于其他专门人才的重要标志，秘书人员的专业知识可以分为以下两个部分，即专业理论知识、行业知识和业务知识。

1.专业理论知识

秘书专业知识主要包括秘书知识、秘书实务知识、文书写作知识、文书处理知识、档案管理知识、秘书礼仪知识、办公设备使用以及信息管理知识等。在现代秘书知识体系中，秘书专业知识处于核心地位，现代秘书只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能胜任职业岗位，才能成为合格的秘书人才。

2.行业知识和业务知识

行业知识是指秘书工作者所在机关的行业的基本知识。业务知识指秘书工作中各个环节的操作常识、基本技能、操作规范和公文的起草等。秘书人员在不同性质的行业和部门工作，工作环境也不一样，所要具备的行业知识也是不同的。现代秘书只有了解、掌握了这些与服务行业相关的业务知识，才能胜任本职工作，才能掌握工作的主动权和发言权，才能更好地为上司服务，才能真正发挥参谋和助手作用。

（三）相关知识

秘书工作人员除了掌握必须的基础知识和专业知识之外，还应掌握一些能够服务于本职工作的辅助知识。它是现代秘书提高职业素养，加强业务能力，积累发展后劲的“必修”知识。具备一定的相关知识，在解决实际问题时能够帮助秘书工作人员扩展思维空间，找到新的思路，这样便能游刃有余了。所以，秘书人员应当掌握一些必要的辅助知识。

1.法律基本知识

法律基本知识包括国家、法律法令、各种行规和规章制度。现代社会是法治社会，人与人之间，人与组织之间，组织与组织之间的关系都受制于法律，如果对法律知

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识一无所知将寸步难行，会给工作带来严重的后果。特别是随着我国与世界各国的联系不断加强，作为领导助手的秘书特别是企业秘书要掌握国际法规知识，按照国际法规和管理办事，以便在国际交往中更好的维护国家和企业的权益。

2.行政管理知识

从职业性质的角度讲，秘书是为管理层服务的，但是作为现代秘书仍然需要掌握一定的管理知识。首先，秘书人员虽然不是行政管理工作的直接领导者，但他必须协助决策层参与行政管理工作，如果其行政管理知识完全缺失，那么组织协调工作很难做到位。其次，就秘书这个个体来说，现代秘书工作本身也是具有管理性的，如对自身的工作实施的目标管理、会务管理、时间管理、档案管理等，学习掌握好行政管理知识，在有助于现代秘书协助上司实施管理的同时也有助于其对自身工作的有效管理。

3.经贸类知识

经贸类知识包括财务知识、统计知识、金融知识、证券知识、贸易知识等多个方面。现代社会是以经济建设为中心的社会，任何行业都与经济建设密切相关，都打上了知识经济的烙印，因此现代秘书必须学习经济理论，掌握一定量的经济知识，要摸清经济规律，熟悉经营管理，了解市场运作的方法，使自己成为通晓经济规律的知识型秘书。

4.公共关系学知识

公共关系学指以公共关系的客观现象和活动规律为研究对象的一门综合性的应用学科，是研究组织与公众之间传播与沟通的行为、规律和方法的一门学科。而秘书部门则是“内联外通”的机构，处理公共关系是秘书部门的重要职能。通过对公共关系的研究，秘书能够运用这方面知识既能更好地对企业进行市场推广，又能在企业遇到困难时运用危机公关的技巧和方法让其化险为夷，这样对树立良好的企业形象扩大企业知名度大有益处。

5.心理学知识

一方面，秘书在工作中不断与人打交道，其中包括上级领导、同级的同事以及下级的工作人员以及接待对象等多层次等方面的人，秘书只有在掌握心理学知识，在交际过程中善于观察、总结不同人的心理特征及其规律，才能实现无障碍交流，高效率的沟通。另一方面，秘书也需要掌握自身心理调适方法，从而使自己保持健康的心态和良好的心理素质，这样才能适应高强度的工作。

四、现代秘书的心理素养

性格可以成就人，也可以毁灭人。不同的职业对人的性格有不同的要求，秘书在领导身边或中枢机构工作，并以办文、办事和承办领导之间工作为主要辅助任务，工作内容繁

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多，长期处于忙碌之中。秘书工作的辅助性、服务性的特点又常常导致秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力，必须学会调整心理平衡，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人乐观，豁达的性格。

（一）乐观自信

要树立远大的目标，滋养心灵、顽强拼搏。要深信自己有能力去完成所负担的各项工作 ，有敢于挑战，敢于承担的气魄，正面化解困难的乐观心态。但自信也要把握度，不能自负，秘书写作是没有自主权的写作是一种受到约束的、在夹缝里进行的创作，不允许主观臆断，偏离领导意图。

（二）豁达开朗

秘书人员在工作中会处于复杂的人际关系中，难免与领导人、同事及群众之间发生性格矛盾、利害冲突，在处理事务中，常会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于服务的领导者更要多加体谅、主动热情，细致周到；对同志热情关心、乐于助人。

（三）意志坚强

意志是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。秘书起草公文或领导讲话材料要经常加班加点、费劲心思，常年如一日、反反复复。对于这一点，东汉刘祯曾以“职事相烦委，文墨纷消散。驰翰未暇时，日晷不知宴。沉迷薄领书，回回目昏乱”的诗句道出了秘书纷繁芜杂的文字生涯和顽强的毅力，在确定目标和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性。在遇到困难和挫折时，要坚韧不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。

（四）心态平和

无论工作怎么繁忙，怎么乱无头绪，无论工作中遇到怎样的困难，还是工作中出现失误遭受领导批评，始终保持良好的心态。要自觉培养良好的情感品质，提升心理承受能力，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心态，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题，坚持用耐心、坚持和学习走出逆境。

我们在工作中发挥着参谋的作用，应该具备强大的心理素养，来处理工作生活中出现的各种繁琐的事情。怎样养成良好的心理素养呢？我总结了三点：

1）自我肯定人要不断地否定和肯定自己才能进步，而否定的最终目的是为了向肯定的方向发展，自我肯定，保持坚定的信念，往往是增强自我心理素养的第一步。

2）明确目标，拓展心境。秘书心理素养要强大，就必须拥有一颗包容的心。志存高远，才能包容一切。人生定位要高，其心量也会随之宏大起来，就会知道自己尚存在许多缺陷，就会努力的容忍，做人自会谦和。

3）树立正确的人生观，始终保持开阔的心胸，提高对心理冲突和挫折的忍受能力，热爱学习、热爱生活、热爱工作。

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五、结论

秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国秘书从业人员达2800万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为领导的得力左右臂手，不仅要求秘书人员要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能具备在领导不在，无暇顾及的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断性，并在给予的权利范围内做出果断的决定，为领导分忧解难。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

秘书职业素养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员在工作学习中做出多方面的努力和改进。理论和实践的结合是秘书职业素养的基本原则，是秘书职业素养的最根本问题是在秘书活动实践中改造主观世界，秘书作为领导的得力助手，既要勤于学习，积累广博的知识，做好参谋长的位置，秘书人员时时刻刻都要做到身体力行，把对职业素养的认识贯彻到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有优秀职业素养的合格秘书。

参考文献：

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