1 文件控制程序QP JS4.2.3 2015

文件控制程序

版本：A/0

对与管理体系有关的文件进行控制，确保使用场所的文件是有效版本。2范围

适用于管理体系有关文件的控制。3职责

3.1总经理负责《管理手册》的批准颁布。

3.2管理者代表负责管理体系文件的策划编制及审核，负责作业文件的审核。3.3行政企管部负责行政文件、管理类体系文件的编制、发放、回收、销毁等管理。3.4研发部负责技术类文件的编制、发放、回收、销毁等管理。3.5各部门负责外来文件的收集、归档、发放和保管。3.6各部门负责相关文件的编制和使用保管。4程序4.1文件的分类

4.1.1管理类文件：管理手册、程序文件、作业文件（HACCP、OPRP、PRP、规章制度等）。4.1.2技术类文件：产品标准、工艺规程、检验标准等。4.1.3行政类文件：外来和公司发布的公文等。4.2文件的编制、审批和发布

4.2.1文件的编制应符合《企业标准体系编制规定》的相关要求。

4.2.2管理手册由管理者代表负责组织质量安全小组编写，由总经理批准发布。

4.2.3程序、HACCP、OPRP、PRP作业文件由各相关部门编制，经管理者代表审核，总经理批准发布。

4.2.4技术文件由研发部负责组织人员编写，经主管经理审批发布。4.2.5行政文件由行政企管部负责编写，经总经理审批发布。4.3文件的编号

4.3.1按照《标准编号的规定》要求进行编号。4.3.2管理类文件分类编号a）管理手册----QS；b）程序文件----QP；c）管理制度----QG

第1页，共3页金石包装质量安全管理体系(QSMS)程序文件QP/JS4.2.3-2015d）记录----QR；

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d）作业文件：HACCP计划----HACCP、前提方案----PRP、操作性前提方案---OPRP等。4.3.3技术文件编号按《标准编号的规定》或国家相关文件规定执行。4.3.4行政文件编号按《标准编号的规定》执行。4.3.5外来文件引用原编号。4.4文件发放

4.4.1文件分为受控文件和非受控文件，受控文件包括管理手册、程序文件及技术类标准等，受控文件在发布前需盖“受控”章。

4.4.2归口部门按文件类别分类进行明确标识，按标准化要求建立目录并对类别进行标志。4.4.3文件的发放范围由文件编制部门确定，并需经4.2条款规定的审批人批准。4.4.4文件复印由归口部门按审批的发放范围进行复印。

4.4.5文件发放时，发放人员应填写《文件发放记录》，领用人签字，便于追踪管理。4.4.6文件发放权限

a)管理类文件（手册、程序、规章制度、作业文件等）由行政企管部统一发放。b)技术类文件（产品标准、工艺规程、检验标准、采购标准等）由研发部统一发放。c)行政类文件（外来和公司颁布的政令性文件）由行政企管部部统一发放。4.5文件更改

4.5.1文件若有错误或不适用时，由发现部门提出书面更改建议，并写明变更原因和更改内容，经部门领导确认后报原文件编制部门。

4.5.2原编制部门若采纳更改建议，按其建议填写《文件更改通知单》，经原审批人批准后实施。4.5.3《文件更改通知单》发放对象为所有受控文件持有者。4.5.4文件更改方式

a)当更改内容简单，更改文字数量不多时，由文件编制部门按《文件更改通知单》进行划改，并签上修改人姓名和日期。

b)当更改内容较多时，由文件编制部门打印换页更改，并收回旧页加盖作废章。

c)文件经多次更改或有大幅度更改，影响使用时，应重新换版，并在发放新版的同时收回旧版文件，并加盖作废章。

4.5.5文件更改应对版次控制：

a)管理类文件划改或换页以A/1、A/2标识，换版以B/0、B/1标识。b)技术类文件以a、b、c标识。

第2页，共3页金石包装质量安全管理体系(QSMS)程序文件QP/JS4.2.3-201.6文件使用

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4.6.1文件原稿按其归口分别由行政企管部或研发部负责保管，不允许发放使用。4.6.2文件的持有者要妥善使用、保管，不得随意外借。

4.6.3文件因丢失、损坏等引起需重新发放时，由文件编制部门批准，方可复印补发。4.7外来文件的控制

4.7.1研发部负责确定并收集与产品有关的国际、国家、行业、地方标准，控制其分发和有效性。4.7.2客服部负责识别确定并收集产品营销有关的法律法规和顾客提供的有关文件，控制其分发和有效性。

4.7.3采购部负责识别确定并收集供应商提供的有关文件，控制其分发和有效性。4.7.4财务部负责识别确定并收集财务运作有关的法律法规，控制其分发和有效性。4.7.5管理者代表负责对各部门文件控制现状符合性的检查，并对不符合责令其及时纠正。4.8文件的借阅

4.8.1文件发放范围之外的人员需要使用时，一般文件可向归口管理部门办理借阅手续。4.8.2重要文件借阅需经管理者代表批准。4.9文件作废处理

4.9.1文件换页或换版更改，归口管理部门负责及时从使用场所回收失效的文件，并对作废文件加盖“作废”或“作废保留”章予以标识隔离，以防误用。

4.9.2作废文件销毁，由归口管理部门填写《文件销毁清单》，经原发放审批人或管理者代表批准销毁。5相关文件

5.1QP/JS4.2.4-2015《记录控制程序》5.2QG/JS317-026记录

6.1受控文件清单QR/JS423－016.2文件发放记录QR/JS423－026.3文件更改通知单QR/JS423－036.4文件借阅单QR/JS423－046.5文件销毁清单QR/JS423－05

《企业标准体系编制规定》

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