采购控制程序 修订记录 第一次修订: 2006 年 11月 第二次修订: 年 第三次修订: 年 第四次修订: 年 第五次修订: 年 文件编号 COP7.4-03 批准日期 2006年11月01 日 编 制 版本 B 受控状态 分发号 总 页 8 月 月 月 月 01日 日 日 日 日 版本: A/O 版本: 版本: 版本: 版本: 批准 审核 编制 实施日期 2006 年11月01日 批 准 审 核 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第1页，共8页 目 录 1 2 3 4 5 6 目的 ................................................................................................................................................................... 2 适用范围 ........................................................................................................................................................... 2 定义：无 ........................................................................................................................................................... 2 职责 ................................................................................................................................................................... 2 流程图 ............................................................................................................................................................... 2 作业程序 ........................................................................................................................................................... 4 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 7 8 FORM ID: HR-1 采购需求提出 ........................................................................................................................................... 4 采购需求评审 ........................................................................................................................................... 4 供应商选择 ............................................................................................................................................... 4 采购订单开立、评审、分发 ................................................................................................................... 5 采购变更 ................................................................................................................................................... 5 采购交货控制 ........................................................................................................................................... 5 采购产品验证 ........................................................................................................................................... 6 供应商表现评估 ....................................................................................................................................... 6 付款规定 ................................................................................................................................................... 6 相关文件 ........................................................................................................................................................... 7 表单记录 ........................................................................................................................................................... 7 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第2页，共8页 1 目的 规范公司采购作业流程，对供方进行控制，确保外购物料完全符合公司规定要求。 2 适用范围 公司生产所需原物料的采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。设备、工模具及其它与产品品质无直接关系的物品采购不受本程序控制。 3 4 定义：无 职责 4.1生产管理部负责确定生产物料采购需求并跟进物料交期。 4.2资材课负责采购订单发放及评审供应商表现。 4.3品管部负责采购物品验证工作。 4.1生产管理部生管：负责生产物料采购需求的确认和提出。 4.2生产管理部资材课采购：负责供应商管理，按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供应商一览表》，并对供方的供货业绩进行评价，建立供方档案，实施采购作业。 4.3品管部：负责采购物品质量的验证。 4.4仓库：负责对采购物品的验证（除质量）、入库及储存。 4.5总经理：负责批准《合格供应商一览表》和《采购订单》。 5 流程图 FORM ID: HR-1 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第3页，共8页 采购需求提出 采购需求评估 OK 选择供应商 NO 准备采购订单 NO 同上 采购订 单审批 采购订单分发 NO 采购变更 交期控制 供应商送货 采购产品 验证 NO 评审供应商表现 FORM ID: HR-1 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第4页，共8页 6 作业程序 6.1 采购需求提出 6.1.1对产品BOM中列明的生产物料，生产管理部根据订单数量、库存资材展开物料需求计算，并根据实际情况将需求数量和交期发送至资材课。 6.1.2生产物料一般要求在仓库领用，但在以下情况下，生产管理部应填写《采购申请单》提出特别采购申请： ①技术部门评估、试用物料； ②原订购物料不够需补料； ③客户急单(正常采购周期无法满足订单生产)产生紧急订料。 6.1.3其他生产辅料由需求部门填写《采购申请单》，经部门主管审批后向资材课提出申请。 6.1.4办公用品的请购未说明。 6.2 采购需求评审 6.2.1对于各部门提交的《采购申请单》，采购员评审其内容是否完整，包括申请部门、申请人及部门经理或授权人签名；申购物品名称、编号、数量、有无ROHS要求、需求日期及申请理由等，如内客不完整或有疑问时，采购员应退回申请部门重新申购。 6.2.2 资材课根据客户订单计划及库存情况计算物料需求，当材料不够时及时提出申请，经总经理批准后执行采购作业。 采购需求的评审应参照6.1中，根据不同类型的采购单其评审步骤也会有所不同，并不是所有的采购申请都需要总经理批准，可用金额来区分，当金额超过**时应经总经理批准。只需每月初将上月的采购清单给总经理审核是否有超出公司预支即可。 6.3 供应商选择 6.3.1生产物料采购必须从公司最新《合格供应商名单》中选取质量、价格及交期最合适之供应商，采购员与之谈妥采购条件、以确保满足公司生产要求。 ①如公司现有供应商不能满足交期要求时，资材课应及时通知市场部门与客户洽淡能否更改成品交期，或由资材课重新寻找能满足要求的供应商，已取得ISO:9001及ISO14001/GP绿色伙伴的认证企业者优先考虑。 ②对于技术部评估或试用物料，采购员应首先考虑在合格供应商处购买，如无合适对象，则依《合格供应商管理程序》处理。 6.3.2其他物料则由采购员选择三家以上供应商进行询价、比价和议价作业，并将议价结果呈资材部经理审核后挑选最合适交易对象。 6.3.3环保供应商选择： FORM ID: HR-1 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第5页，共8页 ①在本公司最新《合格供应商名单》可提供ICP测试报告,经由品管部、技术部门组成评鉴小组进行评鉴合格后即可登录《绿色产品合格供应商名单》中。 ②对环保物料供应商, 由采购单位收集相关报告及样品经初次确认合格后再由品管部、技术部门组成评鉴小组进行实地评鉴，距离较远供应商采用书面评鉴。 ③对环保物料供应商需提供MSDS成份表（可选项）, ICP测试报告并与本司签订《禁用物质保证书》。 6.4 采购订单开立、评审、分发 6.4.1采购员根据确认后的采购条件准备采购订单或合同。 ①首次交易供应商或金额在RMB5000元以上首次物料采购，资材课应与供应商签订正式《采购合同》，以明确双方责任及义务。 ②金额在RMB5000元以下且巳交易过之供应商．如每月总金额逾2万元以上时，资材课也应与供应商签订正式《采购合同》。但后续作业可在已经签订的采购合同之约束条款下，直接向供应商发放采购订单。 6.4.2采购员根据采购需求填写《采购单》。 6.4.3《采购单》经主管批准后，采购员采购订单或合同准备完毕后，负责采购员检查物料名称、编 号、数量、交期、AVL及特殊要求(如安全证书、环保产品证明资料或质量合格证书)、单价、总金额是否正确，并将其交资材课主管审核(生产物料编号须经生产管理部确认并签名），审核后的采购订单或合同依公司采购核决权限．由相应人员最后核准并签名。 6.4.4如物料规格或合同审核后需修改时，采购员应在定单或合同上加盖“修改”章。 6.4.5核准后的采购订单或合同由负责采购员分发并与供应商确认。 6.4.6必要时，采购员将相关资料（如图纸、样品）发给供应商，以利其完全理解采购物品质要求。 6.4.7对于新物料或紧急订购物料（有时订单先发以利供应商备料)，采购员应明确告知供应商必须收到公司书面通如或样品方可生产。采用电话采购时，采购员应要求供应商复述，以证实其完整理解采购要求，并于事后按要求开立采购订单。 6.5 采购变更 6.5.1采购订单分发后，需要变更时，采购员应收回已发的订单后注明“作废”并视情况决定修改或取消该次采购作业。 6.5.2任何已经分发的物料需修改或取消时，资材课应在供应商未开始生产前通知供应商，否则供应商有权不接受变更内容。 6.5.3如供应商提出变更，资材课征求相关部门意见决定是否接受。 6.6 采购交货控制 6.6.1采购订单发出后，资材课应按预定交期督促供应商交货，并与生产管理部协调后处理安排上料进度、以减轻仓储及付款压力。 FORM ID: HR-1 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第6页，共8页 ①对于国外物料（主要是电子料），资材课应该按合同要求交期交货，超过1个月后不进行交货。 ②对于本地物料，采购员告知供应商合同交货期为参考交期，具体交期应配合生产部门需要，按生产管理部制定的计划交货。 ③对于较大订单分批交货时，采购员应告知供应商每批交货要求。 6.6.2供应商交货时，所有来货必须有《送货单》，并完整填写物料名称、规格。如有修改时，应由修改人员在修改处签全名。 6.6.3供应商交期如有延误时，资材课应事前通知生产管理部进行生产计划变更或调整，以利生产安排。 6.7 采购产品验证 6.7.1如客户或公司预定在供应商处检查物料时，采购员应告知供应商检查日期及提供必要的协助。 6.7.2供应商交货入厂由仓库管理员及IQC进行数量及品质验证，具体依《进料检验程序》处理。 ①如供应商来料不良或数量不足影响生产时，资材课应要求供应商以最快速度处理。 ②如供应商来货数量超过订货数量时。超交部分由生产管理部根据生产状况决定是否接收，如不需要则退回供应商。 6.7.3供应商来料验证不合格时资材部通知供应商退货。所有供应商退货由货仓开《退货单》，经供应商签名后分发资材课、生产管理部、财务部门及供应商各一份。国外供应商退货由货仓将退货数量、重量、体积等资料交管理部制作《装箱清单》，由资材课安排退至通知供应商收回。《装箱清单》一份随货交供应商，其余联分别由资材课、生产管理部及财务部门存档。 ①来料整批不合格退货时，国内物料自通知日起3天内由供应商自行取回。国外物料到达后10天内由供应商取回。如供应商在期限内未收回退料又未有延期申请时，仓库主管可将其作废料处理，不再保存于仓库内。 ②生产线发现的零碎不良物料(含IQC检出的不良样品)可以累计一个月处理一次，供应商对此类退货不用补货，直接于当月货款中扣除。 6.8 供应商表现评估 6.8.1供应商日常来料品质不佳时，SQE及时向其发出SCAR，由采购人员转交供应商及时回复原因及改善措施。如供应商派人来公司检讨来料品质问题，必须是品管主管级以上人士，否则公司不予接洽。 6.8.2资材课、SQE不定期对品质表现不佳之供应商制程进行稽查以了解其品质倾向，必要时由公司相关人员对其进行辅导，以改善其品质体系运作。 6.8.3每月、每季由资材课、SQE定期对供应商表现评价并分级。具体依《合格供应商管理程序》处理。 6.9 付款规定 6.9.1付款期限按采购合同规定执行。公司财务制度规定，供应商每月1～7日须将上月对帐单交公司财务，如须开、必须于每月12日前交齐上月货款。 FORM ID: HR-1 文件名称 文件编号 采购控制程序 COP7.4-03 版本/版次 A 生效日期 2006.11.01 第7页，共8页 6.9.2每月l～7日为供应商请款时期，供应商请款时必须带财务专用章及收据．公司付款原则是认章不认人。 7 相关文件 7.1《物料承认程序》 7.2《合格供应商管理程序》 7.3《物品接收／发放程序》 7.4《进料检验程序》 7.5《合格供应商名单》 7.6《绿色产品合格供应商名单》 8 表单记录 8.1《采购申请单》 8.2《采购合同》 8.3《采购订单》 8.4《供应商改善行动要求》 8.5《退货单》 FORM ID: HR-1
