档案管理学考试资料

一、我国档案学的产生和发展（三阶段、过程和特点）（无大题） 经验式管理 1封建社会以前：分散保存；（传统）经验管理；（核心、主要）利用；编史修志（史存档销）；（机构人员设置完善）

2时期：设立文书档案机构；代之以新的公文程式；制定了一套管理制度；理论研究。3中华人民共和国时期：全面苏化；90年代后向欧美转化 二、档案学的框架结构

1 档案2档案工作3档案事业4档案学

三、档案的分类（前3个是重要分类，为组织档案）

1文书档案（核心）2科技档案3专门档案（4家庭档案5信用档案） 四、档案管理理论分析（要优缺点） 1 环节论：（最常见的一种形式）

六环节论：收集→整理→鉴定→保管（保护）→统计→利用(重管)p41 八环节论（也是档案工作的内容）：收集→整理→鉴定→保管（保护）→统计→检索→编研→利用（重用）

（优)八环节各有自己的特定任务,同时又构成一个统一整体,收集.整理.鉴定.保管.检索.编研和统计工作是为了使档案更好地提供利用,是档案工作的基础工作;利用是这几个环节的目的,使档案工作的利用工作.基础工作为利用工作提供物质前提,创造工作条件,利用工作直接体现着档案工作的目的和方向,既反映基础工作的成果,又向基础工作提出要求.两者相辅相成,缺一不可.

2信息论—利用：输入→加工→输出→反馈→输入（建立在档案是一种信息资源的基础上） 3 三阶段论—（文档一体化的出现）：形成→管理→利用

五、档案管理发展的新方向（做一个简单的描述，例如简答题中，谈到信息权，什么是档案的信息权？什么是电子文件化，这样的方向或趋势？要表述几句）

1档案管理的法规化2档案管理的信息权化3档案利用类型的多样化：普遍利用；实际利用（行政利用）；学术利用 4档案交流国际化5信息资源化6电子文件化7利用信息网络化 第一章 档案与档案工作 第一节 档案

一、档案的起源

1 文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画

2文字产生后的档案①文字 ②载体 国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）（四大文明古国，包括后来的古罗马） 国内：甲骨—金石—简牍—缣帛—纸

3、档案的利用、尤其是历史档案的利用很多。播放的视频与语言学、文字学有关，属于档案编册，那些研究者是如何利用甲骨档案的，从而对我们推出一些新的知识，在座的各位都未听过，为什么？

二、档案的完全定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体数据、信息和知识的记录。它是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。 三、档案的属性： 1 本质属性：原始性 2一般属性：

（1）知识性：传播、继承、储存知识 （2）信息性：①可扩充性 ②可压缩性 ③可替代性 ④可传输性 5可扩散性 6可共享性（为什么说档案是一种信息资源：把信息资源的特性和档案信息的做了比较，发现档案信息也具

有上述7小点）

（3）文化性：制度、价值观。表现为①社会文明开放程度②档案机构性质的转变③为公众为社会服务（申遗） 四、档案的价值和作用

1 价值：凭证、证据价值；参考价值→【行政凭据、法律信任、史料共计】 2 作用（延伸开）：机关工作的查考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动材料（以上都是国家作用）；维护国家、组织、个益的工具（个人作用） 第二节 档案工作 一、内容

档案工作的内容即是八环节论。 二、档案工作的基本原则

1我国档案事业管理——集中制（为什么说我国是一种档案事业管理是一种集中制。是按照苏联的方式进行学习的，学的是苏联档案管理。集中制的四个特点是？） 国家所有（立档单位） 集中管理 分级设馆 馆网庞大

2 基本原则（基本原则建立在管理上）（3点牢记）

①统一领导，分设管理：A分设按行政级别来分级B按专业来分设

②维护档案的完整与安全：A数量要求完整，质量保证 B安全性：实体安全、内容安全 ③便于社会方面的利用：以档案原件提供利用、以档案复制品提供利用、综合档案内容编写书面资料提供利用 三、档案机构 1行政管理机构

2档案馆：性质；职能；类型（为？服务，明确性质）

性质1）档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。它既是党的机构又是国家的机构，具有科学文化事业性质。主要表现在：第一，从其管理对象来看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录，其馆藏又是档案史料的总汇。二，从其活动方式和工作成果来看，其工作是一种研究性的工作。三，从其机构及其社会职能来看，~不是党、政领导机关，不是企业生产部门，而是一种文化事业单位。2）~所保存的档案，有些是机密性的。特别是保管现代党政档案的档案馆，机密性更加明显，机密程度更高。所以，总的来说，档案馆又具有机要性。 职能：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

类型：基本上按地区并结合专业、时期等其他特点来设置，分为级~、地方~、专业~ 3档案室：性质；职能；类型（为？服务，明确性质） 为本机关服务、为社会服务

性质：档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。是整个机关的组成部分，属于单位管理和研究咨询性质的专业机构。党政军等机关单位的档案室又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。从全国档案工作来说，它又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，应向各级国家档案馆移交具有长远保存价值的档案。

职能1）档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门，是单位工作的助手，为单位的领导工作和单位内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为单位工作和生产活动服务。2应向各级档案馆移交档案的档案室是整个档案工作的基础；~是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，为档案馆创造工作条件。

类型：一种纯属档案保管机构；一种属于双重职能的机构，如和地方一些专业主管机关的档案部门，还负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。这部分实际上属于档案行政管理机构的职能。（普通档案室、科技~、音像~、人事~、综合~、联合~） 第二章 档案收集

一、定义：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。

二、收集的内容：

1 对本机关需归档文件的收集

2 对现行、撤销机关永久价值档案的接收 3 对历史档案的接收和征集工作 三、收集工作的要求（讲的较多） 1馆藏现状：

（1）范围上：主要收集一级单位档案，对于二、三级单位档案选择收集2）内容上：以机关档案为核心3）门类上：以纸质档案为主4）时间上：建国以后档案为主 2、丰富馆藏的标准：

（1）数量充分，质量优化（社会要求）（2）成分充分，结构合理（3）内容广泛，层次分明 3、丰富馆藏的方法：扩大收集范围；接收全部档案；接收个人档案；接收相关资料 4、接收要求：（1）归档文件齐全完整（2）加强归档文件的业务指导（3）保持全宗的不可分散性（4）推行入馆（室）质量标准化 四、单位内文件的归档 1归档和归档制度的定义：

各单位在工作生活中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。归档制度的内容主要包括归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求三个方面。 五、归档范围

2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

1.老范围（重复率高）：上级机关的文件资料；本级机关的文件资料；下级机关上报的文件资料；同级机关互发的文件资料 2．新范围

（1）原则：以我为中心：审批制；永久

（2）范围：本机关主要职能和历史面貌的文件；维权文件；需贯彻执行的文件材料；其他 3.不归档范围

六、归档时间：普通单位（大）：每年3~4月份，最迟不超过6月份；小单位，随办随归 第三章 档案鉴定

1、定义：一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。

2、内容：制定档案保管期限表；具体判定——直接法；销毁。

3、鉴定作用：保存最有价值的文件；解决胀库的问题；提高检索效率；预防突发性事变。 4、档案鉴定步骤：

（1）秘书、业务部门鉴定：①归档→②移交

（2）档案室鉴定：①接收档案→②定期鉴定→③入馆鉴定

（3）档案馆鉴定：①接收鉴定→②定期鉴定 二、档案鉴定工作的历史分期

卡林斯基，波兰人，提出“档案鉴定的历史分期”，分为三个历史阶段（知道每一时期的特点）

1“粗线条”历史时期 （17——1860）第一分期

（1）分类：有用文件；历史文件；封建文件；无用文件 2鉴定理论时期（1860—第一次世界大战前）第二分期

文件数量剧增；鉴定理论与规章的出现；禁止销毁年限出现 3社会主义鉴定时期（Ⅰ战后—Ⅱ战前1918——1939）第三分期 列宁法令的颁布；销毁由档案机构决定；鉴定理论进一步出现 4现代鉴定时期（Ⅱ战后——）第四分期

（1） 文件数量激增 技术、机构、长度单位（2）鉴定理论涌现 （3）类型多样化 三、国外档案鉴定理论分析：（知道7个理论的核心所在） 1年龄鉴定理论——由迈斯奈尔提出 1）一般标准（原则）：a 高龄文件应受尊重 b 应当避免极端 c 反对抽象化的标准d 暂时性文件应销毁e永久性机构起源与发展的文件应保存 2）从涉及事项考虑鉴定（财产权）：A国家行政机关是不动产权利的文件 B 私利、地方公共权利的文件

3）从涉及来源的标准：A保存与行政机关任务有关的文件 B关于、程序及普通性案卷 C中级机关只保存行政事务的文件 D下级机关的特殊文件可保存 E司法机关保存永久权利诉讼的文件

2行政决定论：历史意义；机关职能；普遍意义 3职能鉴定理论

1）分类：A类档案：具有永久保存价值，一般为最高行政机关。B类档案：其他

2）单份文件鉴定七原则：一般依据；法律要求；行政要求；历史依据；地理依据；替代价值；典型全宗

4文件双重价值鉴定理论 1）第一价值（原始）：行政管理价值；法律价值；财物价值；科研价值 2）第二价值（从属）：证据价值；信息价值

5档案优化论：1）信息价值：产生环境；内容分析；文件用途 2）保管费用：库房、处理、保护、参考费用 3）鉴定意见

6利用决定论提出者？：核心是重视第二价值；措施为历史学家；社会需求历史学家，大众 7苏联鉴定档案四原则：党性；全面；历史；发展原则 8宏观职能鉴定理论 p182 决定档案保存价值的因素

1档案自身因素：内容、外在形态、形成时间、稿本、形成者本身 2社会利用的需要

四、档案鉴定的标准（五大标准） 1.来源标准—立档单位；

2.内容标准：重要性、独特性、时效性； 3.形式特征标准：文种、文本、外在形式； 4.社会利用标准 5时间标准；

五、档案的保管期限表

1、定义：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。 2、分类

通用档案保管期限表；专门档案保管期限表；同系统；同类型；机关档案保管期限表。 六、档案保管期限

1三分法：短期（1-15）长期（16-60）；永久； 2二分标时分：定期（10年、30年）；永久 第四章 档案的整理 （案卷） 一、整理概述

1.定义：就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

2.整理内容：1区分全宗2分类组卷3卷内文件整理4装订、排列案卷5著录、编目 3.档案的整理的原则：充分利用原基础（强化检索）；必须保持文件的历史联系（来源、内容、时间、形式）；便于保管和利用 二、全宗：

1.定义：全宗是一个的机关，组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。 2.全宗的分类：按所有者关系分：组织全宗；个人全宗；家庭档案。 按全总的构成者分：全宗、联合全宗、全总汇集、档案全宗。 3.立档单位及构成条件：

（1）立档单位：从单位的政治性质考察；从单位的基本职能情况考察 （2）条件：行政职权、财务职权、人事权

其一，可以行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文 其二，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划 其三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 4.全宗的补充形式: 1联合全宗： （1）定义：就是由两个或几个联系密切的立档单位形成的难以区分而统一整理的档案整体，是全宗的一种特殊形式。 （2）条件：机关关系继承密切；职能关系密切（合署办公）。 2全宗汇集：

（1）定义：是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。也是全宗的一种特殊形式。 （2）条件:相同类型的基层单位；残缺不全的全宗。 3档案汇集：

（1）定义：是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。 （2）特征：不明全宗；人物全宗 三、全宗内档案的分类

1 单式分类法（往往是小单位形成档案不多）：

A时间分类法 B机构分类发 C问题分类法（事由分类法） 2 复式分类法：

① 年度——组织机构分类法 最为常见，是现行机关最常使用方法。多用于现行机关全宗，立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件。

② 组织机构——年度分类法 针对撤销机关。多用于现行机关全宗，立档单位内部机构分工不明确，变动频繁，或文件已混淆。 ③ 年度——问题分类法 针对专门档案。多用于历史档案和撤销机关档案，立档单位内部机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量文件。

④ 问题——年度分类法 多用于历史档案和撤销机关档案全宗。

立卷的六大特征：目前，经常采用的立卷方法主要有：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按时间特征立卷、按文种特征立卷、按通讯者特征立卷、按地区特征立卷等。我们习惯上将它们称为公文立卷“六个特征”。P134

党群类、行政类、教学类、财务类、科研类、基建类 第五章 文书立卷改革

2000年颁布，2001年1月1日实施，主要应对办公自动化。《归档文件整理规则》的颁布标志着文件立卷的消失。 一、文书立卷改革的原因：（要明确）

1 案卷质量得不到保证（外形和内容两方面） 2 所需人力、财力、物力较多 3不利于鉴定 4 不利于利用 5缓解机关机关档案的工作压力 二、 档案整理单位——件 1.一份文件是一件文件 2.例外：1 正本及不同稿本2正文与附件 3正文与文件处理单4原件与复制件5转发文件与被转发文件6报表、名册、图表等7来文与复文 三、文件的整理 1修裱破损文件

2字迹模糊文件的复制 3大纸张的折叠

4装订：粘接式、缝纫式、线装式、夹制式 四、分类法

1年度—组织机构—保管期限分类法 2年度—问题——保管期限 五、归档文件的排列方法 1.按同一事由排列

2.按不同事由排列：时间、重要程度、地区、责任者 六、编号

如何编号？归档章如何盖？（书上）一件文件形成一个档案，无需立卷，但必须放在档案盒，档案盒项目如何填写？（书上图表）p134 第六章 电子文件管理

一、档案的计算机管理的发展阶段

1 单机阶段 ：①动编目和检索②计算机辅助立卷③自动索引 （主要指标引） 2一体化管理阶段：①公文子系统②归档子系统③档案子系统 3 档案信息网络化阶段 ：利用局域网、数字档案馆。 二、电子文件

1.定义：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2电子文件的特征：

1应用发展的阶段性2对设备的依赖性3信息与载体的相分离性4电子文件的易更改性5多媒体集成性6非实体归档性7对背景信息和元数据的依赖性 三、 电子文件与传统文件的联系与区别

1. 原始性与价值性：内容一样2内容和形式3计量标准和称谓 四、 电子文件的双套制 1. 定义？ 2. 原因：及时、多途径及远距离存取；保护纸质档案（电子格式统一化；纸质文件电子化）；

法律地位不明确。

3. 问题：制度和标准化；做好信息和格式转换；电子文件永久化——定期迁移 五、确保原始性的措施

1加强电子文件制作和人员的管理； 2建立电子文件全过程管理制度；3建立电子文件记录管理系统4技术措施——电子印章。加密技术、防复制技术、电子印章、身份验证、签署技术；5法律措施——2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》施行；《电子文件管理暂行办法》 六、具体管理

1收集（范围、时间，同前）：背景信息；元数据

2鉴定：内容鉴定；技术鉴定（因为电子文件的易变性、损坏性） 3归档方式：卸载式；在线式；分布式；双套制 第七章 档案利用 一、定义：

利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。 二、档案利用方式： 1 以档案原件提供利用。2 以档案复制品提供利用3 综合档案内容编写书面资料提供利用4 网络利用

三、开放档案的定义：

开放档案就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。