存货管理(暂行)

存货管理

编号：HNZY/GL-CW-07-a.0 页数：1/9 1 目的

规范公司存货资产的管理和会计核算，加快存货资金的周转，保证存货资产的质量和安全。 2 适用范围

适用于公司存货管理。 3 定义

存货：是指公司在生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的原料、材料、物料等，包括烟叶、再造烟叶、香精香料、膨胀烟丝、主要材料、辅助材料、自制半成品、卷烟成品、卷烟半成品、备品备件、低值易耗品（含促销品）及燃料等，不包括：公司的特种储备及按国家指令专项储备的资产和公司为建造固定资产等各项工程而储备的各种材料。 4 职责

4.1 原料供应部负责公司原料的库存管理及其明细核算。根据实物入库、发出和结存，

对实物实施控制。

4.2 市场营销部负责公司卷烟成品的调运和促销品库存管理及其明细核算。根据实物

入库、发出和结存，对实物实施控制和管理。

4.3 后勤服务中心负责公司未领用办公用品和低值易耗品的库存管理及其明细核算。

根据实物入库、发出和结存，对实物实施管理和控制。

4.4 财务管理部负责公司存货的账务处理。根据集中采购和统一销售业务进行存货内

2007-1-15发布 2007-02-01实施

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部调拨核算。

4.5 各卷烟厂负责原料、卷烟成品、集中采购后分点入库的卷烟材料、大宗物资及授

权采购和自行采购物资的库存管理及其明细核算。根据实物入库、发出和结存，对实物实施管理和控制。

5 内容

5.1 材料仓储管理

5.1.1 入库：卷烟厂及所属仓储部门根据调拨通知、订货单、检验报告等入库资料，

对购入的材料名称、规格、数量、产地、外包装等逐项进行检查，确认无误的，填写验收单，办理入库手续，有关验收单据应及时送物资供应部和财务管理部。对公司统一采购分点到货的材料,各卷烟厂仓储部门按以上规定做好代收入库手续,将有关验收单据送物资供应部办理内部调拨手续。

5.1.2 出库 ：卷烟厂使用部门领用原材料等存货应填写领用单，经部门负责人签字

后，凭单领料。仓储人员根据符合有关审批手续的领用单发货并进行登记。不得以“白条”领料和充抵库存。

5.1.3 退库、假退库：对于领用的材料等存货，在使用时遇有用料变更或剩余时，

使用部门应注记于“退料单”内，再连同物料缴回仓库。因质量异常欲退料时，应先将退物料及“退料单”送质量管理部门检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同物料缴回仓库。仓储部门对收到退回的物料，按《不合格品控制程序》处理。对于生产经营部门连续使用的材料，月末如有余料应办理假退料手续。

5.2 烟叶仓储管理

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5.2.1 把烟仓储 ：原料供应部根据订货单、检验报告、工商交接单办理入库手续，

根据委托加工合同办理由复烤加工业务员填制“烟叶委托加工发出单”，办理烟叶出库手续。根据烟叶配方要求对烟叶进行挑选整理的由原料供应部填制“烟叶挑选整理发出单”，办理烟叶出库手续，挑选整理后填制“烟叶挑选整理投入产出表”办理入库手续。根据需要，直接领用把烟由使用部门填写领用单，按《烟叶调配和仓储管理》、《烟叶原料非生产领用管理》规定审批后，凭单领料，仓储人员根据符合有关审批手续的领用单发货并进行登记。对以上所有出入库的原料名称、规格、等级、数量、产地、外包装等逐项进行检查，确认无误后，办理出入库手续，有关出入库、投入产出表等单据应及时送公司财务管理部。对就地挑选整理、委托加工的把烟按上述规定办理虚拟出入库手续。

5.2.2 片烟仓储 ：原料供应部根据“烟叶委托加工投入产出表”办理片烟入库手续。

使用部门领用原材料等存货应填写领用单，按《烟叶调配和仓储管理》、《烟叶原料非生产领用管理》规定审批后，凭单领料，仓储人员根据符合有关审批手续的领用单发货并进行登记。不得以“白条”领料和充抵库存。对以上所有出入库的原料名称、规格、等级、数量、产地、外包装等逐项进行检查，确认无误的，办理出入库手续，有关出入库、投入产出表等单据应及时送公司财务管理部。

5.2.3 原料供应部按月编制烟叶收、付、存报表，并根据各卷烟厂领用情况，按月

编制烟叶内部调配报表，报表送一份给财务管理部。各卷烟厂根据烟叶领用情况进行原料消耗账务处理，并协同办理烟叶内部调配手续。

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文件编号：HNZY/GL-CW-07-a.0 页数：4/9 5.3 卷烟成品管理

5.3.1 卷烟成品入库：各卷烟厂生产完工的合格产成品必须全部办理入库手续，除

用于产品质量检验外，任何部门或个人不得直接从生产车间领用产成品。入库时，由生产车间填写“产成品入库单”，并经产品检验部门检验合格，提交产成品储运部门保管员验收。保管员在进行验收时，要对品名、规格和数量、质量，同入库单填写内容逐一检查核实。符合规定的签字入库，及时登记产成品保管账。对不符合规定的退回生产车间，不予办理入库手续。 5.3.2 卷烟成品出库：公司卷烟成品出库的主要情况有：对外销售、商品展销、业

务需要领用。 5.3.2.1

对外销售：公司对外销售时，由市场营销部门根据销售合同要求和

公司《销售收款管理》规定向各卷烟厂下达发货通知, 各卷烟厂按照下达发货通知填制卷烟销售发货单据，列明购货单位（地址）、产品名称、规格型号、数量、单价、合计价款及制单日期、制单人等内容，并由卷烟厂财务管理部审核确认后加盖卷烟调拨专用章，出库保管员方能发货。发货前，出库人员必须验证提货人证件，并在提货单上作出记录。提货时，应按提货联复核提货品种、规格、数量是否相符。 5.3.2.2

公司业务用烟（含业务招待用烟、促销用烟）按照《湖南中烟工业

公司业务用烟管理暂行办法》的规定执行。 5.3.2.3

任何卷烟成品出库，仓管人员均应于出库当日将有关资料入账，以

利存货 的控制。卷烟厂产成品储运部门并及时将卷烟发货情况报送公司市场营销部门填开增值税发票，结算货款。各卷烟厂根据产成品出库

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情况按月办理成品内部调拨手续。

5.3.3 卷烟成品的退回

5.3.3.1

已经销售的产品需要退货的由市场营销部负责与客户签订退货协

议，明确退货原因、退货日期、退货牌号、数量、退货财务手续、结算事宜；按专卖管理的要求办妥退回卷烟报批和实物运输手续；取得客户退回的增值税专用发票（发票联和抵扣联），客户将发票已经入账无法退回时，取得当地主管税务部门开具的“进货退出或索取折让证明单”交公司财务管理部。 5.3.3.2

经技术中心检验并出具检验证明后，卷烟厂产成品储运部门保管人

员根据实退数量填注于一式多联的“产成品退货单”上，经部门签章后，送卷烟厂和公司财务管理部和市场营销部门。卷烟厂财务管理部根据“产成品退货单”进行产成品内部调拨处理，并将相关单据报送公司财务管理部；市场营销部根据退货接收报告、退货检验报告、退回的“增值税专用发票”或“进货退出或索取折让证明单”等票据，将退回发票联、税款抵扣联、记账联上注明“作废”字样，向退货客户开具红字“增值税专用发票”，同时，向公司财务管理部申请办理退回卷烟已收货款退回手续，财务管理部进行相关帐务处理。省外卷烟厂根据其销售结算方式比照以上规定处理。 5.3.3.3

在退货过程中，实物退货与财务票据退回同步进行。在实物退回与票据不同

步，甚至跨月才能收回票据手续的情况下，已退回的实物单独保管。

5.4 促销品、办公用品和低值易耗品的管理：市场营销部和后勤服务中心当建立促销

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品、办公用品和低值易耗品收发登记簿，对促销品、办公用品和低值易耗品的入库、领用和发放、结存保管情况进行登记管理。根据领用部门填写“湖南中烟工业公司领料单”办理实物发放手续。 5.5 存货调拨、让售

5.5.1 公司材料、烟叶调拨和让售分别由公司物资供应部和原料供应部管理，成品

内部调拨由市场营销部管理，公司财务管理部统一办理内部调拨往来核算和对外让售货款结算。 5.5.2 公司内部存货调拨

5.5.2.1

材料调拨：公司物资供应等部门根据各卷烟厂实际验收入库并签具

相关验收入库暨内部调拨单据，在采购验收的同时同步办理内部调拨。根据生产需要各卷烟厂间的物资调配由公司物资供应部门组织实施，采取到货验收方式，由调出、调入卷烟厂和公司三方共同确认后，收货方开具入库验收单。公司按调出方的帐面成本价确定调拨价格，在各卷烟厂间实行物资调拨减少和增加核算。 5.5.2.2

烟叶调拨：按照公司烟叶管理有关规定，烟叶库存统一由公司原料

供应部负责，并委托各卷烟厂管理。原料供应部根据需要，对库存在各卷烟厂的烟叶进行调配属于公司的烟叶移库，不作内部调拨核算处理。根据公司和各卷烟厂分级会计核算的规定，公司以各卷烟厂以实际领用消耗的烟叶数量和等级按公司规定的价格办理内部烟叶调拨，并据以计算本厂烟叶成本。 5.5.2.3

成品调拨：按照公司统一销售开票结算的规定，各卷烟厂根据市场

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营销部门发货通知就地发送卷烟后，卷烟厂财务、储运部门与公司财务、市场营销部门核对发出成品规格、数量，并办理成品内部调拨手续，公司与卷烟厂同步进行内部调拨核算。市场营销部门根据统一配组销售需要，在各卷烟厂间进行卷烟调配时按以上规定办理。

5.5.3 公司让售

5.5.3.1

公司因品牌输出等需要对外让售烟叶时由公司原料供应部按规定办

理相关审批手续和实物转移，对外让售材料由公司物资供应部按规定办理相关审批手续和内部材料调拨手续，财务管理部根据原料供应部、物资供应部提供的资料办理开票结算。 5.5.3.2

在目前省外卷烟厂实行就地纳税的情况下，公司与省外卷烟厂的烟

叶、物资的调剂和卷烟销售调拨按以上规定办理内部调拨的同时，开具增值税专用发票进行结算。

5.6 账务处理：财务管理部负责按实际成本核算存货入库价值，按加权平均法计算发

出的存货成本，按照调出单位的库存单位成本，作为存货内部调拨单价，并进行相应存货核算账务处理。

6 检查、分析评价与改进

6.1 存货的清查盘点及盈亏处理

6.1.1 存货的日常管理：以上存货仓储管理责任部门在办妥入库移交保管手续后，

应当及时登记仓库保管账，正确反映原材料等存货的进、出、存动态，做到日清、月结、定期盘点，账目清楚、账实相符。对存货项目设置经常性的库存记录，按品名、规格分别设置存货明细账，逐笔或逐日地登记存货的收入、

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发出和结存。

6.1.2 存货的实物清查盘点：公司对存货进行定期或不定期的清查盘点，确保公司

存货帐实相符。由业务、仓库、财务、审计部门组成存货清查盘点小组，进行盘点。盘点后，应当编制“存货盘存报告单”，经相关责任人和部门签字确认，按照权限审批后，作为存货清查的原始凭证。盘点结果与账面记录不符，应于期末前查明原因，提出初步意见，对形成资产损失按公司《资产损失管理办法》有关规定组织损失认定、审核鉴定，报请公司领导批准后，进行相关损失处理。

6.2 存货管理责任

6.2.1 原料供应部、市场营销部、后勤服务中心及卷烟厂根据仓储实际情况，建立

存货管理岗位责任制度。并根据业务分工，对相关仓储部门进行业务指导。 6.2.2 各卷烟厂根据公司统一要求和各卷烟厂实际情况，分类储存存货。 6.2.3 存货采购管理责任部门应采取措施，加强购货环节的控制，严格防范因购货

环节造成损失，因采购环节原因造成损失的，应查明原因，追究供货方或相关人员的责任。

6.2.4 存货仓储管理部门在收到货物时，如果发现货物的品种、数量及质量等方面

均与采购合同不符，有权拒绝办理验收入库，财务管理部据此拒绝办理支付款项手续。

6.2.5 存货仓储管理部门应采取措施，妥善保管企业存货安全、完整。因仓储环节

原因造成损失的，应查明原因，追究相关人员的责任。

6.3 存货的分析

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6.3.1 公司原料供应部、市场营销部、后勤服务中心及卷烟厂应定期对存货进行分

析，以便于公司掌握各卷烟厂存货情况，对存货进行合理调用，充分利用资源，力求达到存货成本和收益的最佳结合。从存货结构、存货占用额等方面进行分析，评价存货结构是否合理、存货的利用效果等。

6.3.2 卷烟厂及所属仓储管理部门应及时向公司职能部门反映存货存在问题，发现

超储积压、储量偏低、储存期过长等情况，应及时采取措施，防止出现停工待料、积压浪费等现象。

7 记录

保存 期限 记录编号 --- 8 有关文件

8.1 销售收款管理 8.2 资产损失管理办法 9 附录

无

记录名称 保存处 存货出入库业务记账凭证及财务管理部、办公室 十五年 所附原始单据