XX大型集团文件(公文)处理办法

版 本 号：2.0版

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实施日期：

1.目的与适用范围

1.1为统一集团公司文件（公文）的管理，规范集团文件（公文）的制定、审批、报送、修改工作流程，特制定本办法。

1.2本办法适用于集团公司（以下简称：集团公司）及其所属子公司。 2.文件（公文）的分类

2.1按类别分为：①决定、决议；②指示；③公告、通告；④通知、通报；⑤报告、请示；⑥批复、函；⑦会议纪要；⑧制度、规定、管理办法等管理性文件。 2.2按保密等级分为：秘密、机密、绝密三种，其他为一般文件（公文）。 3.文件（公文）的制定、审批、格式及流程

3.1集团公司所有文件（公文）的制定由集团总经理和相应职能部门主管领导提出，指定拟稿，附集团经营规划部《文件审批处理笺》,由部门负责人审核（涉及到多个职能部门管理权限的，还必须经相应部门负责人会签），连同《文件审批处理笺》报部门主管副总复核并确定密级，经集团总经理批准后，方可交集团经营规划部统一编号印发。 3.2集团公司内部使用的制度、规定、管理办法等管理性文件，一律不采用“红头”文件，但必须严格按《集团管理性文件格式和编号规定》执行，由编制人拟稿、单位负责人审核（涉及到多个职能部门管理权限的，还必须经相应部门负责人会签），主管副总复核、总经理批准后印制，加盖“受控”专用章和受控号后按发放范围下发和存档（受控文件的复印件不在受控范围）。

3.3集团公司所属各职能部门、分公司、子公司，根据工作需要必须对外报送的文件（公文），必须经集团总经理书面批准后，方可印制对外报送，否则集团公司视为无效文件处理。

4.文件（公文）的格式和编号规定

4.1集团及其子公司所有“红头”文件格式和编号

4.1.1文件纸张全部采用A4纸张印刷，在文件左边留出装订空间，以便文件（公文）的装订归档。

4.1.2文件页面设置，页边距分别为：上页边距20mm，下页边距为18mm，左页边距为 20mm，右页边距为18mm，装订线为12mm，页眉为18mm，页脚为12mm。

4.1.3文件字体及字体大小。文件字体均采用中文宋体，标题采用宋体粗体“小二号”；正文字体为“四号”宋体；文件编号为宋体“三号”字体，并置于文件首页红色反线以上正中位置；页码字体为“小五”号，并置于页脚的中部。

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4.1.4文件的行间距固定值不低于22。

4.1.5集团公司文件编号格式为：集团公司文件，“字[**年号 ]**号”。

4.1.6集团分公司、子公司文件编号格式为： ******有限公司文件，“***字[**年号]**号”。分公司编号格式分别为：**字[**年号]**号，以董事会、监事会名义发文则分别用**董字[**年号**号、**监字[**年号]**号。

4.1.7集团公司文件（公文）的“红头”统一由集团综合部提供格式，集团采购部印制。 4.2管理性文件的编制格式和编号

4.2.1集团公司及所属子公司制定的制度、规定、管理办法等管理性文件格式、编号，统一按《集团管理性文件格式和编号制度》执行。

4.3集团公司及所属子公司的所有文件（公文）应由文件眉头、文件编号、标题、正文、成文日期、单位印章、附件、主题词、主送单位、抄送单位、印发单位、印发日期、打字人、校对人和文件份数组成。 5.文件（公文）的上传和下发。

5.1各级领导对送来的文件（公文）要认真仔细及时阅批，特急件当天批复，急件二天内批复，一般文件四天内批复，并签署明确意见和日期。

5.2对外部业务部门抄送、报送的文件（公文），必须严格依据文件规定的主送单位、抄送单位执行，不得扩大报送范围。

5.3集团公司对内下发文件，必须依据文件（公文）密级限定的范围、份数执行，并做好发放签字记录。属机密以上级别的文件必须送达密级限定范围内的当事人签收，不得转交他人代签收。文件接收人必须妥善保管,防止泄密。

5.4集团公司和子公司收文由相应经营规划部门统一负责做好登记，并根据文件内容分送有关领导阅示、催办和归档。 6.文件（公文）的修改

6.1当文件部分内容不适应公司发展，需要对部分内容进行修改时，可由主管副总指定原文件起草单位拟稿，按规定格式和审批程序制定补充规定文件。

6.2当文件已严重不适用公司发展需要，必须制定新文件时，由主管副总指定原文件起草单位拟稿，按规定格式和审批程序，制定新文件并在新文件中注明“**年**月**日***字[****]**号文件同时作废”。 7.文件（公文）的使用规定

7.1集团公司文件（公文）一经下发，自下发之日起集团各部门及子公司必须在规定的

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范围传达贯彻执行，并做好传达记录。对有试行期规定的文件（公文），必须在试行期内按规定范围充分宣传贯彻，以保证在正式实施中得到正确的贯彻落实。

7.2文件试用期一般为三个月，针对试用文件在试用期完成后若必须修改的作一次性修改。

8.文件（公文）处理的管理考核

8.1集团文件(公文)必须严格执行审批手续，发现未按规定审批擅自对外报送或下发文件（公文），或文件（公文）未在规定的范围内及时传达，影响工作的罚单位直接责任人100-200元，考核单位负责人50-100元，给公司造成严重不良影响或经济损失的赔偿公司损失。

8.2因文件（公文）保管不善造成泄密，一经发现罚责任人100-500元，造成损失的赔偿公司损失。

8.3集团及各分支机构的文件（公文）必须按公司《档案管理制度》及时归档，发现未及时归档的，按公司档案管理规定考核责任人。

8.4对集团公司上报、下传文件（公文）及盖章均执行登记签字制度，发现盖章、下发未登记一次罚责任人50-100元。

9.本办法由原集团综合部起草，本次由集团经营规划部修改并负责解释；本办法自发布之日起实施。

9．附：文件（公文）处理流程图

二00六年八月三十一日发布

文件（公文）处理流程图

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主管领导下达文件拟稿实际工作需要起草文件

任务，交待写作意图 规范员工行为

拟稿人调查研究收集材

料并拟定草案

相关职能

不同意 部门负责 拟稿人送签 交部门领导复核 人会签 会同已 意 签 会

签

不同意 交主管副总审核，确定文 件密级和是否需要会签

不同会意 签或同

同意 意

不同意 交集团总经理批准

交集团经营规划部文印

室印制

盖章上报下发登记存档

文件宣传贯彻情况检查并对学习执行情况提出考核意见 第4页共4页