第２５卷第４期 ２００９年４月 吉林工程技术师范学院学报 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｊｉｌｉｎ Ｔｅａｃｈｅｒｓ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｖｏ１．２５ Ｎｏ．４ Ａｐｒ．２００９ 浅谈办公室信息管理研究 王艳萍 ，李 刚 （１．吉林工程技术师范学院机电工程学院，吉林长春１３００５２；２．吉林省政协协商新报社，吉林长春１３００４２） ［摘要］学院办公室是对各项工作实施管理的综合办事机构，承担学院的教学、科研、对外联络、等各 项管理工作，是对外的窗口，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达，下情上报的桥梁纽带作用。 学院办公室如何适应新形式，迎接新挑战，是摆在我们面前的重大现实问题。为此，我们要在服务学校 中心工作更加有所作为，就必须加强新时期高校学院办公室信息管理研究。 ［关键词］办公室；信息管理 ［中图分类号］Ｃ９３１．４ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００９—９０４２（２００９）０４—０ｏ６４—０２ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ａｎｄ Ｒｅｓｅａｒｃｈ ｏｆ Ｓｅｃｏｎｄａｒｙ Ｃｏｌｌｅｇｅ Ｏｆｉｃｅ ｆＷＡＮＧ ｒａｎ——ｐｉｎｇ （Ｃｏｌｌｅｇｅ ｏｆＭｅｃｈａｎｉｃａｌ ａｎｄ Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ，Ｊｉｌｉｎ Ｔｅａｃｈｅｒｓ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆＥｎｇｉｅｅｒｎｉｎｇ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ， Ｃｈａｎｇｃｈｕｎ Ｊｉｌｉｎ １３００５２，Ｃｈｉｎａ；２．Ｔｈｅ Ｊｉｌｉｎ Ｐｒｏｖｉｎｃｅ Ｐｏｌｉｔｉｃａｌ Ｃｏｎｓｕｌｔａｔｉｖｅ Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ Ｃｏｎｓｕｌｔｓ ｔｅ ｈＮｅｗ Ｎｅｗｓｐａｐｅｒ ｏｆｆ￣ｅ，Ｃｈａｎｇｃｈｕｎ Ｊｉｌｉｎ１３００４２，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ｃｏｌｌｅｇｅ ｏｔ￣ｉｃｅ ｉｓ ａ ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ｗｈｉｃｈ ｍａｎａｇｅｓ ｖａｒｉｏｕｓ ｗｏｒｋｓ，ａｌｓｏ ｉｓ ｔｈｅ ａｃｃｕｍｕｌａｔｉｏｎ ａｎｄ ｔｒａｎｓｆｅｒ ｓｔａｔｉｏｎ ｏｆ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ．Ｔｏ ｉｍｐｒｏｖｅ ｔｈｅ ｓｅｒｖｉｃｅ ｔｏ ｓｃｈｏｏｌ ａｆｆａｉｒｓ， ｔｈｅ ｉｆｏｒｎｍａｔｉｏｎ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ａｎｄ ｒｅｓｅａｒｃｈ ｏｆ ｔｈｅ ｓｅｃｏｎｄａｒｙ ｃｏｌｌｅｇｅ ｏｆｆｉｃｅ ｓｈｏｕｌｄ ｂｅ ｅｎｈａｎｃｅｄ ｉｎ ｔｈｅ ｎｅｗ ｔｉｍｅｓ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｏｆｉｃｅ；ｉｆｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 在实际生活中，每个人每时每刻都在不断地接 收信息、加工信息和利用信息。现代管理者在管理 方式上的一个重要特征就是：他们很少同“具体的事 情”打交道，而更多地是同“信息”打交道。管理系统 规模越大，结构越复杂，对信息的渴求就更加强烈。 实际上，任何一个组织要形成统一的意志、统一的步 调，各要素之间必须能够准确快速地相互传递信息。 管理者对组织的有效控制，都必须依靠来自组织内 外的各种信息。信息如同人才、原料和能源一样，被 视为组织生存发展的重要资源，成了管理活动赖以 工和输人、输出信息的总称。信息管理的过程包括 信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。信息收 集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间 和空间上的转移，因为信息只有及时准确地送到需 要者的手中才能发挥作用。信息加工包括信息形式 的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在 信息传输过程中，通过变换载体，使信息准确地传输 给接收者。信息的内容处理是指对原始信息进行加 工整理，深人揭示信息的内容。经过信息内容的处 展开的前提，一切管理活动都离不开信息，一切有效 的管理都离不开信息的管理。 一理，输入的信息才能变成所需要的信息，才能被适时 有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用 后就无用了，有的还需留作事后的参考，这就是信息 储存。 随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等 、信息管理的含义 信息管理是指在整个管理过程中，人们收集、加 收稿日期：２００８—１１—１ｌ 基金项目：吉林工程技术师范学院教研项目（２００７）。 作者简介：王艳萍（１９７４一 ），女，吉林洮南人，吉林工程技术师范学院机电工程学院讲师，主要从事教学管理研究。 第２５卷第４期 王艳萍等：浅谈办公室信息管理研究 ・６５・ 高科技的飞速发展和普及，当今世界已进入到了信 办公室工作的主要特点是认真贯彻上级指示并 息时代。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息， 以及执行之后构成真实的反馈，必须建立一个功能 齐全和高效率的信息管理系统。信息管理系统采用 以电子计算机为主的技术设备，通过自动化通信网络 与各种信息终端相连接，利用完善的通信网进行沟通， 及时反馈有关信息。相关信息包括人和物两方面， 涉及到外来人员、员工、文书、政策、资产等，在实际 工作中，这些信息是决策的依据，信息的获得、传递 及反馈是管理的重要内容和手段。因此，作好办公 室的信息管理，是对办公室管理信息的资源收集、加 以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。 二、办公室信息管理与研究的意义 随着高校教育蓬勃发展，全国高等学校为了提 高教学质量和办学效益，在学校内部实行学院制，即 校、院管理。学院办公室则成了对各项工作实施管 理的综合办事机构，承担学院的教学、科研、对外联 络等各项管理工作，是对外的窗口，是各种信息的聚 集地和中转站，起着上情下达、下情上报的桥梁纽带 作用。 信息工作作为学院办公室的一项常规管理工 作，其作用不可低估。它不但对保证党的各项方针 政策在学校的贯彻落实，促进学院实现决策民主化、 科学化、深化教学改革，确保学校稳定发展起到了不 可替代的积极作用，它也是办公室管理与研究工作 改革的新思路、新方法、新举措，对充分发挥高校办 公室管理与服务保障功能、增强办公室综合管理能 力、提高工作质量和效益等具有重要意义。 三、办公室信息管理的要求 （一）及时 信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理 活动所需要的信息。一方面，要及时地发现和收集 信息。信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工 作的进程和动态，并适时地记录下已发生的情况和 问题。另一方面，要及时传递信息。要以最迅速、最 有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员，使 其成为决策、指挥和控制的依据。 （二）准确 只有准确的信息，才能使决策者作出正确的判 断。为保证信息准确，首先要求原始信息可靠。信 息工作者在收集和整理原始材料时必须坚持实事求 是的态度，克服主观随意性，对原始材料认真加以核 实，使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息 的统一性和惟一性。在加工整理信息时，要注意信 息的统一，也要做到计量单位相同，以免在信息使用 时造成混乱现象。 工、整理、传递、贮存全过程的管理。 四、必须做好下面四个方面的工作 （一）从收发传递信息转变为综合处理信息 必须建立和完善办公室信息的组织系统渠道和 群体联络渠道，实行信息的双向沟通，保证信息传递 的速度和效率。 （二）提高管理信息传递的准确度 办公室管理者要以平等、客观的态度，从多渠道 获取信息，然后对信息进行加工处理，提供使用。发 送信息时，要以正确、清晰、适量为原则，选择恰当的 传递方式，使信息接收者能正确接收信息。 （三）凭经验办事转变为实行科学化信息管理 消除和克服信息失真现象。办公室实际管理工 作中，上传下达或下传上达，都可能出现信息内容的 添加、省略和改变的失真现象。所以，在信息传输过 程中要研究失真的原因，预先防范和及时排除干扰， 消除失真现象。 （四）从相对封闭型信息转变为开放型信息 完善管理信息的贮存制度，办公室要形成完整 的贮存网络，利用网站创建科技论坛，与教师和学生 建立网络互动平台，促进教学，提高学风，改进办公 室的教学管理模式，建立和健全符合办公室实际的 信息贮存制度，及时发挥管理信息的作用。 办公室的信息管理离不开信息技术，需要建立 相应的管理信息系统，明确办公室在信息管理上的 职责范围，建立相应完善的信息管理制度则是信息 管理能否取得预期效果的保障，需要我们在实践中 进一步探索。 文献资料： ［１］朱耀垠．学校办公室主任工作手册［Ｍ］．长春：银声音像 出版社，２００４ ［２］程勉中．学校办公室管理基础［Ｍ］．北京：中国档案出版 社，１９９９． ［责任编辑刘福满］