4种有效的职场时间管理方法

4种有效的职场时间管理方法

顶级管理者难道常常被工作压得喘不过气来吗？他们究竟是如何精心组织周密安排一天的时间与工作任务的？顶级人士井井有条的一天究竟是个什么样子？他们的时间管理方法对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些启示？

顶级管理者如何组织不断变换的工作时间——基本工作点核对方案

定点核对法

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K1+478～K1+5888段左侧片石混凝土挡土墙第1部分

面对不断变化的时间，你会选用怎样的时间管理方法thldl呢？对我们大多数人来说，组织似乎就是控制，但是对于许多顶级管理者来说，组织时间却不再意味着在自己的优先时间之外，指定明确的时间去完成特定的工作任务，而是意味着无限制的弹性时间安排，几乎没有什么固定的框框。

在弹性的时间安排中，只需确认一天起码要达到的一些要求是否达到就可以了。

一般有这3种类型的基本工作点必须查对，即基于功能的工作要求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如：

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1、基于功能的工作要求：

·优先事项的时间是否得到保证

·打电话与回电话

·用TRAF法处理文件、电子邮件与语音邮件

·继续关注已进行的工作

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·用在非优先事项的两个小时（可以零散分布在全天）

·走动式管理（MBWA）

·每天安排对每一个直接报告人的简短的接见

·每天安排与上司的摸底性谒见

2、基于内容的工作要求。内容方面的基本要求一般有以下几种情况：

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·与老客户的联络

·发展新客户

·数据处理

·授权与员工培养

·撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划等

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其他任何正当的事项都可以算做综合性的基本核查点，不要随便放过。注意不要使自己的负荷过重，反应要快，有了这些核查要点作为支架，下面你就可以学习顶级管理者一种独特的工作艺术要求，这种工作艺术是他们时间管理方法的精髓。

时间管理方法一、重组时间——巧用“秘密10分钟”

所有的顶级管理者都深知，在自己的个人时间需求与制度化、程式化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价，是一个无法回避的现实，这也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管理方法。其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习惯，使之可以

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适应更小块的工作时间单元。

要把充满讨价还价的工作日看做是由大量10来分钟的小时间单元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时间块、“几个字节的时间”等，使你的头脑中留有利用这种10来分钟零碎时间的形象记忆。

你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛雨”概念会给自己的工作带来多么大的差异。

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你听见马文正沿着走廊走过来，你知道大约3分钟以后，他就会从门口探进头来说：“嗨，有时间吗？”可是，你那时候正在把最后的各种数字填到预算报告上，你已经干了10分钟，估计还有20分钟就可以完成，在这种情况下，你对马文的不期而至的两种反应是：

如果你的目标是现在就把任务完成，那么就是：“啊呀又来了，什么都做不了，真是乱了套了！”

如果你怀着“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，没事，我已经做完了1/3。马文走后，我可以赶在下午3点的会议之前再赶出1/3。开完会后找机会溜到一边再完成剩下的1/3。”

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关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有两大好处：第一，因为你欣然对待这种不速之客，立即投身其中，受害者的愤怒情绪会大大减少，被这种不满情绪\"堵塞\"的能量因此能释放出来；第二，如果你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单，一边不断地寻找各种可能的机会来完成这些基本任务，久而久之，你会养成一个非常好的时间管理方法，工作效率也会大大提高，据我所知，这是为许多资深管理者和CEO所运用的成功法宝。

我也不知道这种围绕一根固定旗杆（查对要点清单）灵活的时间管理方法为什么这么有用，但是事实上的确收效非凡。因为就我所知，那些努力爬到组织顶层的管理者无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的经过。

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国际度假咨询有限公司董事会主席（ResortQuestInternational，Inc.）约瑟夫·维特利亚（JosephVittoria），当我访问他的时候，那一天他在黄色的便条上已经记下了5个他要打的电话。但是当他打完一个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。对于这种情况，我们的维特利亚都是来者不拒，笑脸相迎，等他们一走，他就接着打第2个电话，打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个人。总而言之，看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公桌边，接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先计划要打完的电话终于实实在在地打完了，“线索”虽然一直未断，但却是见缝插针完成的。

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维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体，这是大多数资深生意人的时间管理方法。

在甘乃特报业公司CEO约翰·科里那里，同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的，科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料，这样一来，他手上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把他们处理完。于是同样的一幕又出现了，办公室里人来人往，电话也响个不停，临时会议也少不了——不管怎样，别的事情一完，他又要重新回到桌边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上8：30开始，一般到午饭之前，就可以处理完所有函件。

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无论是柯利还是维特利亚的时间管理方法中，都绝不会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内，然后以在时间方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。

頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的？頂級人士井井有條的一天究竟是個什麼樣子？他們的時間管理方法對各層次的管理者與專業人士的工作會有哪些啟示？

頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間——基本工作點核對方案

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定點核對法

面對不斷變化的時間，你會選用怎樣的時間管理方法thldl呢？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對於許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。

在彈性的時間安排中，隻需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以瞭。

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一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基於功能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

1、基於功能的工作要求：

·優先事項的時間是否得到保證

·打電話與回電話

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·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件

·繼續關註已進行的工作

·用在非優先事項的兩個小時（可以零散分佈在全天）

·走動式管理（MBWA）

·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見

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·每天安排與上司的摸底性謁見

2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：·與老客戶的聯絡

·發展新客戶

·數據處理

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·授權與員工培養

·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等

其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。註意不要使自己的負荷過重，反應要快，有瞭這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們時間管理方法的精髓。

時間管理方法一、重組時間——巧用“秘密10分鐘”

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所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理方法。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專註某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

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你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。

你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以後，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是，你那時候正在把最後的各種數字填到預算報告上，你已經幹瞭10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊呀又來瞭，什麼都做不瞭，真是亂瞭套瞭！”

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如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經做完瞭1/3。馬文走後，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會後找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒\"堵塞\"的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養成一個非常好的時間管理方法，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

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我也不知道這種圍繞一根固定旗桿（查對要點清單）靈活的時間管理方法為什麼這麼有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過。

國際度假咨詢有限公司董事會主席（ResortQuestInternational，Inc.）約瑟夫·維特利亞（JosephVittoria），當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下瞭5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之後，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對於這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話後又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是

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每當他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其餘的電話。就這樣，幾個小時過去之後，他原先計劃要打完的電話終於實實在在地打完瞭，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數資深生意人的時間管理方法。

在甘乃特報業公司CEO約翰·科裡那裡，同樣的現象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科裡更傾向於親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣

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一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。於是同樣的一幕又出現瞭，辦公室裡人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不瞭——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8：30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

無論是柯利還是維特利亞的時間管理方法中，都絕不會花力氣把自己的時間定為“電話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范圍內，然後以在時間方面極其經濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。

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十你想过普通的生活，就会遇到普通的挫折。你想过最好的生活，就一定会遇上最强的伤害。

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