员工违纪事实证据的收集与固定

员工违纪事实证据的收集与固定

对于员工违纪行为的事实证据,企业可以采取以下方法予以固定：

①违纪员工写“检讨书”、“求情书”、“申辩书”、违纪情况说明等要求违纪员工写检讨书或情况说明书面材料之前,企业主管领导应找其进行谈话,指出职工行为的严重后果并提出书写要求:应完整陈述违纪行为发生的时间、地点、涉及的人或单位,违纪行为发生原因、经过,给用人单位造成的损害结果等。书面材料要有违纪员工本人签名,应注明其书写时间。对于不符合要求的书面材料,应要求职工重新书写直到合格为止。

②违纪员工本人签字的违纪记录

违纪记录应记载清楚违纪事实经过,造成的损害结果,违纪行为指向的企业规章制度的具体条款等。如有可能,违纪记录最好应由违纪员工本人填写;如员工因文化水平较低等原因自己不能书写的,企业工作人员应将代填写的内容以诵读方式告知违纪员工本人,违纪员工本人应签署“已了解表格内各项填写内容,本人予以认可”等类似语句;对于理解力较低的员工,应让其家属或其他员工作为证人陪同处理;签字有困难的,可以按手印代替。为操作方便,也可以采取扣工资的处理方式。企业在每次的工资单中扣除相应违纪员工的工资数额,并注明违纪事由,由员工在领取工资时签字确认。

③其他员工及知情者的证明

与违纪员工共同工作的同事,对违纪员工的违纪行为了解最清楚,其陈述最接近事实。但违纪员工与其有利害关系,按照民事诉讼的证据规则,利害关系人的证言确实效力较低,一般不能作为单独确定事实的证据。如果企业有其他辅助证据,与该证据形成完整的证据链,则可以成为确定事实的依据。为防止违纪员工事后否认“耍赖”,企业可要求违纪员工在其他员工书写的情况说明上签注“情况属实”等语句予以认可,通过这种方式固定下的证据,一般能够得到司法机关的支持。非企业员工的证人,其证明力大于企业员工出具证言。对于非企业员工证人的证言,应注意对其作证能力进行审查。不能明辨是非、意志表达不清的人,不能作证。

④有关物证

如被违纪员工损坏的机器设备和其他物品等,均是证明员工违纪的有效证据。

⑤政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等

员工违纪行为影响严重导致企业受到行政处罚的,政府有关部门会发放行政处罚决定书;因员工违纪导致企业赔偿第三人违约金或其他损失的,企业应保留相关书面证据。对于有违法行为(如赌博、盗窃等)的员工,可以要求政府有关部门处理,政府有关部门的处理结论或者记录,就可能是有力的证据。对于“大错不犯,小错不断”的员工的违纪行为,应平时应做跟踪记录。

⑥其他有关书证及视听资料

企业内部装有监控录像的,违纪行为本身及处理过程中的相关录像录音资料,可作为证据使用。