福建农林大学办公自动化系统

1. 目的

本手册主要是为了指导用户对办公系统的操作方法及操作技巧。本手册适用于福建农林大学办公自动化系统用户。

备注：本手册本次只针对“我的首页、个人办公、收文管理、发文管理”模块进行描述，其他模块待后期补充更新。

2. 简介

福建农林大学办公系统为学校内部日常办公提供方便快捷的操作界面，它包括：我的首页、个人办公、公文管理、会议管理、公共信息、系统管理七部分。

2.1 个人办公

提供与个人相关事务处理，使用户处理与个人相关的事务变得简便。包括待办事宜、个人通讯录、个人配置。

2.2 公文管理

主要提供与学校日常收发文件、请示、督办和档案的管理工作，包括收文管理和发文管理、请示报告、督办管理。

2.3 会议管理

实现学校会议的管理，包括会议室信息的维护、会议的申请、周会表的生成等。

2.4 公共信息

针对学校日常行政事务，构建基于Web交互模式的开放的、功能强大的信息管理和发布综合服务平台。通过该系统可实现学校内部各部门按权限随时方便地对结构化和非结构化数据库的动态信息发布，并让拥有不同权限的领导和工作人员通过网络进行高效的沟通、交流、信息共享。

二. 系统要求

操作系统：Windows 98/NT/2000/2003/XP

软件：IE6或更高版本、MS Word98或以上版本。

硬件：CPU PII 266MHz以上，内存：64MB，建议128MB以上

三. 操作说明

1. 登录系统

本系统采用B/S模式架构（即浏览器/服务器模式），用户只需要通过Windows系统中的Internet Explorer（互联网浏览器）就可以访问本系统。 操作步骤：

1、 打开Internet Explorer。

2、 在IE的地址栏中输入系统访问地址:http://my.fjau.edu.cn。 3、 在系统登录界面中输入登录用户名和密码。 4、 输入验证码，点击登录界面中的“确定”按钮。 注释：

在Windows桌面上双击浏览器图标

，启动浏览器，在地址栏键入系统地址:

http://my.fjau.edu.cn，出现门户系统登录界面（如图1-1所示），提示用户输入用户名和口令。

输入用户名（身份证号或原先设定的别名）、密码及验证码后，点击按钮，进入门户首页。在首页的导航栏上点击“办公自动化系统”，即可进入：

(图 1-1)

2. 我的首页

用户成功登录系统后会进入“我的首页”界面，用户可直接从“我的首页”看到系统最新发布的消息，查看待办事宜并进行待办事宜的处理，也可通过界面的导航菜单进入某一功能模块。

2.1. 描述

见图2-1

(图 2-1)

区域A：系统第一级导航菜单。 区域B：系统在线帮助与退出操作。 区域F：显示当前登录用户信息。

区域C：系统欢迎词，显示当前用户登录总次数及上次登录时间。 区域D：显示当前用户当前待办事宜数。

区域E：显示当前用户自定义的快捷方式，用户可以通过自定义的快捷方式方便快速地进入相应模块操作界面。

区域G：当前用户待办事宜列表（显示最新10条）。 区域H：显示通知公告列表（显示最新10条）。 区域I：显示当前学校文件（显示最新的10条）。

3. 个人办公

3.1. 待办事宜

3.1.1. 描述

用户待办事宜列表。

3.1.2. 待办事宜处理 3.1.2.1. 说明

最新的10条待办事宜会在首页显示，另外您还可以通过首页导航进入待办事宜模块查找待办事宜。

3.1.2.2. 操作步骤(首页进入)

1) 直接从“我的首页”中的“待办事宜”点击具体文档的链接，即可进入具体的

处理文件界面。

3.1.2.3. 操作步骤(导航进入)

1) 进入待办事宜列表界面。

2) 点击文档链接，进入具体的处理文件界面，即可处理文件。

3.1.3. 已办事宜 3.1.3.1. 说明

处理完毕的待办事宜会将其自动归到已办事宜中。 3.1.3.2. 操作步骤

1) 查看已办事宜

进入已办事宜列表界面，点击相应主题即可查看已办事宜。 2) 删除已办事宜

a. 进入已办事宜列表界面，选择要删除的已办事宜。

b. 点击

按钮，弹出删除已办事宜对话框。

c. 确认删除后，点击“确定”按钮即可删除所选已办事宜。

3.1.4. 待阅文件 3.1.4.1. 说明

查看只需要阅的文件。 3.1.4.2. 操作步骤

a. 进入如下图所示的“待阅文件”界面，点击相应的文档链接，即可查看文件内

容。

b. 文件还可选择后，在右上角的，把文件直接标记为已读或未读。

c. 勾选文档后，点击右上角的

按钮，即可删除该待阅文件。

3.2. 个人日程

3.2.1. 说明

通讯组管理，可添加或删除联系人的信息，包括姓名、电话等内容。

3.2.2. 操作步骤

a. 点击右上角“新建日程”按钮;

b. 在弹出的窗口中维护日程信息后“保存”。

备注：日程可以按多种方式查看（一天/两天/一周/二周/一月/一年）

3.3. 领导日程

待补充，该模块功能待完善。

3.4. 个人配置

3.4.1. 说明

包括常用模块、模块排序、个人资料、常用意见功能。 a. 常用模块：在下图右上角点

按钮，可添加常用的模块，用于OA系

统左下角“常用模块”的快捷访问。

b. 模块排序

对导航栏上的模块进行排序

c. 个人资料

填写个人的基本信息，包括电子邮件、移动电话、MSN等。 d. 常用意见

设置日常处理文件时常用的一些意见，用于在公文流转中签署意见时可以直接选择，不需要每次手动输入。

3.4.2. 操作步骤（略）

4. 公文管理

4.1. 发文管理 4.1.1. 说明

发文拟稿核稿签发归档等一系列过程管理，包括学校发文（部处拟稿）、学校发文（学院拟稿）两种类型。

注：首次使用系统的用户，登陆后请按系统提示安装office控件或点击首页右上角部分的“

”手动下载安装。

4.1.2. 学校发文流程图

一、学校发文（部处拟稿）：

二、学校发文（学院拟稿）：

4.1.3. 操作步骤（以学校发文（部处拟稿）为例） 4.1.3.1. 发文拟稿（以行政发文为例）

a. 从导航栏进入发文管理模块，如下图所示。点击右上角

择发文的类型后点“确定”按钮，开始拟稿。

按钮，并选

b. 在发文处理单上填写相应的内容

c. 点击

按钮，进入公文正文的编辑，并

。

d. 点

可。

按钮，退出正文编辑。如果不保存，则直接点

即

e. 在发文处理单上，点

拟稿完成。

按钮，把文件发给“部门领导审核”。至此，

4.1.3.2. 部门领导审核

a. 部门领导登陆OA系统后，即可在首页的待办事宜中看到待办的这份文件，点

击文件链接打开发文处理单。

b. 部门领导可以点击

，进行正文的修改。修改后

。

注：修改的痕迹都会保留在正文中，鼠标移到修改处，会显示具体修改的信息。

c. 在发文处理单上签署意见。

可点击

选择意见，也可手动输入。

d. 点

改。

按钮，提交给部门秘书办理，若审核不通过，就返还给拟稿人修

4.1.3.3. 部门秘书办理（给相关部门负责人会稿）

部门秘书可以继续修改正文，点

关部门会签”，或直接“送校级秘书办理”。

，根据部门领导的意见进行处理，选择“送相

4.1.3.4. 相关部门领导会稿

拟稿部门秘书可选择发给多个部门领导会稿，系统自动按所选的人员顺序进行发送。 a. 学生处领导收到会稿文件后，可以“编辑文件”，并签署意见后，点“

统自动转给学生处领导审批。

”，系

b. 教务处领导收到待办事宜后，可编辑文件，并填写完意见，提交回给部门秘书，如下图

所示：

最终会稿结束后，会稿意见会全部显示在表单上，如下图：

4.1.3.5. 部门秘书办理（给党（校）办秘书办理）

a. 相关部门会签结束后，部门秘书点击发文处理单上的

理。

按钮，送给校级秘书办

4.1.3.6. 党（校）办秘书办理

a. 校级秘书同样可以编辑正文 b. 点

，送党（校）办主任核稿

4.1.3.7. 校办主任核稿

操作步骤参考4.1.3.2部门领导审核。

a. 校办主任登陆OA后，同样在首页中看到该条待办事宜。

b. 点击该待办链接，可以点“

”对正文进行编辑，并填写意见。

c. 填完意见后，点“

”按钮，返回给校办秘书。

4.1.3.8. 校领导阅示、校领导签发

a. 校办秘书一根据校办主任的意见，发给校领导阅示（或直接给校领导签发）。

b. 校领导登陆OA系统后，在待办事宜中会看到这份文件：

c. 校领导一点击该链接，打开该文件，可以点击“

”对正文内容进行编辑：

d. 正文编辑完，点

。后在处理单上填写意见：

e. 填写完意见，点“

”，自动发回给发文机要秘书（校办秘书）处理：

4.1.3.9. 发文机要秘书编号

a. 文件经校领导签发后，机要秘书即可把文件编号。

b. 如图所示，进入发文处理单后，选择发文编号的类别，点击

按钮，系统即自动生

成一个流水号，如

c. 编号完，提交发给文印室排版。

。

4.1.3.10. 文印室排版

d. 点按钮，在左上角选择红头模板，后点“

”。

”，进行文印

排版，完成后点“

e. 点“提交”按钮，选择“送拟稿人校对”或者“送机要秘书盖章”。

4.1.3.11. 拟稿部门校对

a. 拟稿人会在待办事宜中收到该文件，查看正文如果需要修改，在处理单上的意见栏中说

明，提交给文印室排版的人进行修订;如果没有需要修改的内容，则也在意见里写明。

b. 提交，送机要秘书盖章。

4.1.3.12. 机要秘书盖章

a. 机要秘书收到待办事宜里，点“编辑正文”。插入U-Key，选择菜单栏上的“电子签章”，

选择要盖的章，在文档中需盖章的地方鼠标点击，即可完成盖章。

b. 送拟稿部门发文

4.1.3.13. 拟稿部门发文，结束流程。

a. 拟稿人收到待办事宜后，如果文件成文后需要公开给全部的OA用户，则要点

按钮，发布后的文件会在首页面上的“学校文件”中显示，所有OA用户都

可见。

b. 若只发给部分人传阅，则要点

书传阅。

按钮，选择具体人员发送。一般是选择部门的秘

c. 部门秘书收到文件后，点“签收文件”的按钮，然后可在表单上签署部门意见，并可通

过“二次传阅”按钮发给部门的领导;

d. 部门领导收到秘书二次传阅发来的文件后，从待办事宜中点开，也可“签署部门意见”。

意见最终会体现在表单上的“传阅意见”中。

e. 拟稿部门传阅、发布完，点提交，结束流程。办结后的文件，会显示在“办结文件”里。

4.2. 部处发文管理 4.2.1. 部处发文流程图

4.2.2. 部处发文操作步骤（省略） 4.3. 收文管理 4.3.1. 说明

处理学校外部来文的登记分办处理（传阅）归档等一系列过程管理。

4.3.2. 学校收文流程图

4.3.3. 操作步骤

4.3.3.1. 来文登记（校办秘书）

a. 从导航栏进入“收文管理”模块，点击右上角

，开始来文的登记。

按钮，选择流程类型后

b. 填写收文处理单上相关的信息，并在“附件”中上传来文的文件。

c. 点

按钮，发给校办主任拟办。

4.3.3.2. 校办主任拟办

a. 校办领导收到待办事宜后，从首页的待办事宜里点击链接进行拟办：

b. 填写完拟办意见后，点

按钮，发给校办秘书办理：

c. 点

后，意见会直接生成在签署意见栏中，如下图所示。

4.3.3.3. 校领导阅批

a. 机要秘书根据校办主任的意见发给校领导一阅批。

b. 校领导一从待办事宜中打开该文件，批示意见。

c. 批示完意见，点

按钮，发给校办秘书办理。

4.3.3.4. 部门办理

a. 机要秘书根据校领导的意见，点“传阅”按钮，转给具体部门的秘书：

b. 秘书收到待办事宜后，点“签收文件”，并可“二次传阅”给部门的领导;

4.3.3.5. 校办秘书结束流程。

a. 点

按钮，结束流程。

d. 办结后的文件，在“办结文件”中可以查阅到。