湖北函授大学学报（２０１０）第２３卷第１期 提高高校院系行政秘书工作效率的对策 苏志兰 （１．黎明职业大学土建系；２．华侨大学土木工程学院，福建泉州３６２０００） Ｉ摘要ｌ高校院系行政秘书是院系行政管理的－－．支重要力量，起到了承上启下，沟通左右，联系内外的作用。 本文提出了可以从转变观念，明确工作职责；加强学习，不断提高自身修养；讲究工作方法，注意统筹安排；沟通协 调，建立良好人际关系；凸显人文关怀，创造良好的工作环境等几个方面来不断提高行政秘书的工作效率。 【关键词】高校；行政秘书；工作效率 【中图分类号ｌ Ｇ６４８．１ 【文献标识码ｌ Ａ Ｉ文章编号】１６７１．５９１８（２０１０）０１－００３４－０２ ｄｏｉ：ｌ０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７１・５９１８．２０１０．Ｏ１．０１６ 【本刊网址】ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｈｂｘｂ．ｎｅｔ 随着高等教育改革的不断深化，高校工作重心逐渐下移。 假期的值班和后勤管理等工作，并要完成领导临时交办的各项 作为高校管理的基层单位——院系将拥有更多的行政自主权， 任务。 发挥更多的行政管理职能。高校院系行政秘书作为院系行政 （六）对外联系和协调工作包括与学校各职能部门的沟通 管理的基层工作者，是院系行政管理的一支重要力量，对保证 协调，与合作单位的联系及和学生家长的联系。 院系日常工作的顺利开展起到关键性作用。院系行政秘书是 二、加强学习，不断提高自身素质修养 院系领导的参谋和助手，是联系院系和学校各职能部门的桥梁 ２ｌ世纪是知识经济的时代，知识的新旧更替速度越来越 与纽带，更是沟通院系领导和普通教师的润滑剂，起到承上启 快。如果不及时的补充新的知识和技能，终将被社会所淘汰。 下，沟通左右，联系内外的作用。而行政秘书工作具有量大面 而高校是知识说话的地方，和教授们的沟通协调，没有智慧、没 广，日常性事务多，繁杂，琐碎等特点，如何有效的提高院系行 有修养就缺乏最起码的基础ｎ 。 政秘书的工作效率，使其在高校行政管理工作发挥更大的作 （一）行政秘书工作常常带有一定的政策性，为了更好的贯 用，具有很大的现实意义。本文就如何提高院系行政秘书的工 彻落实党的路线、方针、政策，要求广大秘书工作者必须具有高 作效率，提出自己的几点拙见，以供大家参考。 度的政治敏感性和较高的理论素养。要熟悉社会主义的基本 一、转变观念，明确行政秘书的工作职责 理论，从而加强我们工作中的原则性、系统性、预见性和创造性 至今仍有部分人片面的认为，行政秘书的工作只是“跑跑 ’。行政秘书要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平 腿，接接电话，打打杂”等简单重复的机械活动，只有那些不能 理论和“三个代表”的重要思想，坚持科学发展观，用先进的思 胜任教学工作的人才去从事行政秘书工作。把行政秘书工作 想武装自己的头脑，树立正确的人生观、价值观。 当做跳板，常常是“身在曹营心在汉”，“做一天和尚撞一天钟”。 （二）行政秘书队伍中有很大一部分不是秘书专业科班出 这样的工作态度，工作效率可想而知将大打折扣。要提高行政 身，特别是理工科院系的行政秘书大多是理工科专业毕业。为 秘书的工作效率，首先必须转变观念。国际秘书联合会对“秘 了做好行政秘书的工作，就要努力学习管理学、经济学、法学、 书”的定义是：“秘书应该是上司的一位特殊助手，他们掌握有 档案学、计算机科学及心理学等相关知识，不断拓宽知识面。 关的办公室工作的技能，能在没有上司过问的情况下表现出自 掌握的知识越多，在工作中越能取得更多的主动权。此外，对 己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断力，并且在所给 于本部门的专业知识也要有一定的了解，才能在工作中做到有 予的权利范围内作出决定。”国际秘书联合会在对“秘书”工作 的放矢。 准确论述时，也说明了这个岗位的极大重要性。要认识到行政 （三）要向领导和优秀教师学习。高校院系的领导大多是 秘书工作虽然辛苦，但是也是光荣的。要树立工作自豪感和自 某个领域的专家、教授，实践经验丰富。行政秘书平时与院系 信心，做到干一行，爱一行，钻一行”Ｉ。 领导接触的机会比较多，要注意学习揣摩领导处理事情的方式 而明确行政秘书的工作职责是提高工作效率的前提。行 方法，不断吸取养分为我所用。还要向优秀的教师学习，正所 政秘书的工作职责归纳起来，主要包括以下几个方面： 谓三人行必有我师焉。在学习中不断进步，在实践中不断成长。 （一）文书工作这是行政秘书最基础性的工作。包括各种 三、讲究工作方法，注意统筹安排 公文的草拟、打印、校核、呈送以及存档工作。 面对千头万绪的行政工作，行政秘书要懂得分清轻重缓 （－－）人事工作负责全系教师的考勤，考核，奖惩和职称评 急，不能“眉毛胡子一把抓”，更不能顾此失彼。行政秘书在日 聘工作。 常工作中注意积累，掌握高教规律、熟悉工作流程及相应管理 （三）会议工作包括会前的准备，会中的调度以及会后纪 技能：灵活组织和使用各项领导资源，科学配置人力、物力、信 要的整理工作。并要及时通知与会人员准时参加会议。 息等资源；积极主动的制定工作目标和计划，统筹安排，合理布 （四）档案工作负责本系各种档案的收集、整理、保管及归 置“ 。例如可以根据事情的紧急程度，把各类事情划分成加急、 档工作。 较急以及常规性工作。采取优先处理加急事件，重点处理较急 （五）日常事务性工作包括协助院系领导落实学校相关职 事件，妥善处理常规性工作的方法。再如需到行政楼办事，就 能部门部署的各项工作任务以及做好办公室日常的安全维护， 可以把要到行政楼各相关职能部门处理的事情都带上，这样既 收稿日期：２０１０．０２．０１ 作者简介：苏志兰（１９８１一），女，福建泉州人，福建泉州黎明职业大学土建系行政秘书，研究实习员，主要从事教育管理方面研究。 第２３卷第１期 湖北函授大学学报 ＶＯ１．２３．ＮＯ 】 ２０１０年２月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆＨＵＢＥＩ Ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｆｅｂ．２ＯｌＯ 节约了时间，提高了效率，还可以防止把该做的事情漏掉。同 领导的意图。领导的授权即规定了秘书的工作范围。自觉服 时还要注意发扬团结协作的精神。一个人的时间和精力总是 从领导，在思想上与领导共振，在行动上与领导步调一致 ，。必 有限的，１＋１＞２的法则已经被世人所证实。一方面要加强与政 须做到不越位、不错位、不出位，不把秘书为领导服务扭曲成对 治辅导员的协作，建立一支强有力的学生干部队伍。学校各种 领导的人身依附和人身服务“ 。 通知文件的发放，学生信息的收集整理等都可以放手让他们来 （三）协调与教师之间的关系。由于行政秘书岗位的特殊 完成，自己则可以放开手脚去做更重要的事情。另一方面还要 性，与院系领导接触的机会比较多。普通教师常常会把行政秘 加强与院系教学秘书的协作。院系教学秘书主要是在院系分 书看做是领导的代言人。此时，行政秘书要注意谨言慎行。注 管教学的副主任的领导下，围绕着与教学相关的一切事宜开展 意说话的语气、语调，既不要盛气凌人，也不要低声下气。切不 工作。行政秘书与教学秘书虽然工作职责不同，但是分工不分 可由于岗位的特殊性，较早知道系里一些行政事务的原委就自 家。而且高校一切工作都是紧紧围绕着教学这个中心环节展 以为是。要保持宽容，大度，善解人意的优良品德，真诚待人， 开的，提高教育教学质量是高校赖以生存的根本。做好行政管 主动的关心别人。行政秘书应该积极为教师的工作提供方便， 理工作也是为更好的教学服务。因此行政秘书要主动了解和 不能解决的问题要及时向有关部门反映，做到相互尊重与配 协助教学秘书的相关工作，如新专业申报、教学质量检查、课程 合，与教师们建立起一种和谐相处的人际关系，而好的人际关 建设验收等。这些虽然不是自己的本职工作，但关系到学院的 系可以称得上是工作的润滑剂，是事业成功的催化剂ｎ 。 荣誉和全局，应该积极配合，不能“事不关己高高挂起”。 － （四）协调与兄弟院系的关系。随着学校规模的不断扩大， 四、注意沟通协调，建立良好的人际关系 教学改革的不断深化，各院系之间的联系越来越紧密。教学和 协调是指人们为实现共同目的而把各自的行动加以互相 科研很多时候仅靠一个院系很难完成。如重大学术会议的召 配合。协调不是在非此即彼互相排斥的两级做选择，而是在有 开，重点科研课题的申报，师资的调配等等，这就需要不同院系 关方面存在不同和共同之处的基础上，对差异之处进行融合调 之间相互协作。行政秘书应该做好院系之间沟通的桥梁和纽 整，以实现关系的和谐和整体功能的最大化“ 。由于行政秘书 带，创造一个团结协作的良好氛围，保障各项工作的顺利开展。 所处的中枢位置，承上启下、沟通左右、联系内外，人际关系比 五、凸显人文关怀，提供良好的外部环境 较复杂。要求行政秘书要处理好与学校各职能部门的沟通协 从管理学和组织行为学观念来看，组织中员工的五项需求 调，处理好与院系领导的沟通协调，处理好与全系教师之间的 中很重要的一项便是周围环境和社会的“认同感”，缺乏此认同 沟通协调，还要处理好兄弟院系之间的沟通协调。 感的员工，将会失去信心，工作热情低下，无法产生自我激励 ’。 （一）与学校各职能部门的协调。主要指与学校的人事处、 要充分调动行政秘书的工作积极性，让他们有更多的热情，全 教务处、党政办公室、财务处、后勤处等相关职能部门的协调。 心全意地投入到行政秘书这个为广大教师和学生服务的岗位 要求行政秘书把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一 中去。学校应加强人文关怀，为行政秘书在工作中的竞争和职 起来，多沟通。常联系 ，及时化解矛盾。对学校各职能部门部 称的晋升提供公平的机会和条件，知人善用，充分发挥行政秘 署的工作要不折不扣的完成，同时也要将系里实际存在的问题 书的聪明才智。对行政秘书的工作业绩要充分肯定；对行政秘 困难反馈给学校各职能部门。从大局出发，实现学校的和谐发 书的业务进修、培训积极创造条件，对有深造意向的应鼓励其 展。 向高学历冲刺。有了这系列的人文关怀，可以有效的调动行政 （二）协调与院系领导的关系。院系管理层一般由系总支 秘书工作的积极性，充分挖掘行政秘书工作的潜力，从而提高 书记、系主任、系副主任和系副书记构成。由于他们的立场不 他们的工作效率。 同，考虑问题的出发点也不一样，看待问题的角度可能存在差 综上所述，高校院系行政秘书是院系行政管理的一支重要 异。这是就要求行政秘书发挥润滑剂的作用，坚持协调适度的 力量，对保证各项事务正常运行的起到关键性作用。行政秘书 原则，不搞小圈子，对于影响团结的话坚决不说，影响团结的事 要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，为学校和 坚决不做，顾全大局，创造一个和谐的良好氛围。同时，行政秘 院系的健康发展贡献自己的智慧和力量。 书是院系领导的参谋和助手。在工作中，行政秘书要注意领会 参考文献： 【ｌ】赵丽彬．新时期高校二级学院行政秘书之角色【Ｊ】．高教研究，２００７，（２）：４１￣４２． 【２】胡虹．高校院系行政秘书的职业化塑造【Ｊ】．芜湖职业技术学院学报，２００７，（９）：８３－８４． ［３】邓小平．邓小平文选第３卷【Ｍ】＿北京：人民出版社，１９９３． ４刘明伟高校行政秘书教学秘书工作刍议［Ｊ】．科技创新导报，２００８，（６）：２３２． 【５】袁彩君．高校二级学院行政秘书工作探讨【Ｊ】．湖州职业技术学院学报，２００８，（３）：８０￣８２． 【６】宋立．关于转型发展期高校行政秘书工作的思考【Ｊ】．秘书工作，２００９，（４）：６１－６２． 【７】朱传忠．秘书理论与实务【ＩｖＩ】．杭州：浙江大学出版社，１９９５：７９． 【８饶舒，８】刘睿，饶良辉．高校行政秘书岗位之体析【Ｊ】．科技信息，２００９，（１２）：４０１￣４０３ ３５
