1.目的对《饲料质量安全管理规范》所使用的内部和外部文件进行控制，确保文件的有效运行、延续性和追溯性。
2.适用范围
本规定适用于本公司内部制定的文件和所引用的外部文件、法规、标准等。
3.管理职责
3.1内部文件的编制、修订与作废责权 文件层次 名称
编制、修订、作废 审批
收发管理部门 一级 管理制度 部门主管 总经理 行政人事部 二级
操作规程 部门主管 总经理 行政人事部 三级 记录格式 部门主管 总经理 行政人事部 3.2外部文件
外部文件统一登录于《外部文件目录》中，外部文件依其版次为版次，若无新版时将其作为原版登录。
4.具体条款规定 4.1定义
4.1.1第一级文件：管理制度——定何人、何时、在何地、做何事。 4.1.2第二级文件：操作规程——指导作业人员操作。
4.1.2第三级文件：记录格式——用以收集、传递资讯，控制作业流程和证明作业已符合要求。
4.1.3外部文件：法律、法规、规章、标准、规范、检测方法和图纸等。
4.2文件格式
4.2.1一级文件的内容框架均为：1.目的2.适用范围3.管理职责4.具体条款规定5.支持性文件或记录表格。
4.2.2二级文件的内容格式按照《饲料质量安全管理规范》的要求进行。
4.2.3三级文件的内容格式按照《饲料质量安全管理规范》的要求进行。
4.3文件章节编码顺序
1.→1.1→1.1.1→1.1.1.1→a…… b…… ┊
1.1.1.2→a…… b…… ┊
2.→2.1→2.1.1→2.1.1.1→a…… b…… ┊
2.1.1.2→a…… b…… ┊
4.4文件版号
版号原版为A/0，第一次修订为A/1，第二次修订为A/2，修订四次或有大的改动时需换版为B/0，以此类推。
□□□□—□—□□□ 文件流水号 文件层次1
公司简写（如某某某某） □□□□—□—□□□ 文件流水号 文件层次2
公司简写（如某某某某） □□□□—□—□□—□□□ 文件流水号
部门简写（PG、SC） 文件层次3
公司简写（如某某某某） 4.5.5表单版本Rev:□/□ 修订次 版次
4.5.6文件流水号：一级文件采用三位数字，001~999代表文件顺序号；二级文件采用四位数字，0001~9999代表文件顺序号。
4.5.7表单版号原版为A/0，第一次修订为A/1，第二次修订为A/2，修改四次或有大的改动需换版为B/0，以此类推。
4.5.8外部文件的管理
W-□□□□，W—外部文件简称，□□□□—流水号。 4.6文件的分类
文件分为受控文件和非受控文件，受控文件加盖“受控”印章。 4.7文件的编制、审批与修订
管理制度、操作规程、记录格式由行政人事部负责组织各部门人员编制及修订，由行政人事部经理审核，总经理批准，行政人事部发布。
4.8文件的印发及销毁
4.8.1行政人事部发放文件注明分发号并加盖“受控”印章，由领用人签名领取，并填写《文件发放及回收记录》，以便追溯。
4.8.2现场使用的工艺参数和流程制作成看板的应与经审批的文本保持一致，使用部门制作完毕后，由行政人事部审核，看板文本作为受控文件管理。
4.8.3发放文件时确保质量管理体系运行的各个场所都应有文件的有效版本，失效文件及时撤换并填写《文件发放及回收记录》，需作保存的作废文件（如为法律或积累知识为目的所保留的作废文件）加注“保留供参考”后存档，其它作废文件统一销毁。
4.8.4公司内严禁使用复印或拷贝“受控”文件，一经发现，由归口部门负责追查责任并收回销毁或删除。需追加领用“受控”文件时，由岗位人员提出，归口部门发放。
4.8.5当文件破损严重，影响使用时，可将文件交回原发放部门更换，文件发放部门按原来的分发号发给。破损文件由发放部门负责销毁并作登记。
4.8.6文件持有人应爱护文件，不得丢失或转借他人，一旦丢失及时报文件发放部门，按程序办理补发手续，发放时注明丢失的分发号，同时给予新的分发号。
4.9文件的存档
4.9.1文件原件由发放部门负责归档，文件持有人负责文件的保存。 4.9.2临时借用文件到文件发放部门借阅并作好登记，按期归还。 4.9.3电脑备份的受控文件由文件归口部门存档，任何个人不得擅自复制或拷贝。
4.9.4文件管理人员/持有人调动、离职、转岗等，必须在工作移交清单中要明确质量体系文件名称以及份数，作为交接内容之一。
4.10外来文件的管理
4.10.1各部门及时收集国内外最新的与产品质量有关、本行业法律法规以及所属区域的相关法律法规等相关的外来文件，保证用于指导设计、生产、检验和管理的文件是有效版本，并由行政人事部做好外来文件登记。
4.10.2归口管理部门对过期及失效文件进行标识和隔离，确保外来文件是有效版本。
4.10.3非受控文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改及保留，参考受控文件控制进行。
4.11记录的填写
4.11.1填写记录使用钢笔或圆珠笔，按要求及时准确的填写、内容完整、数据真实、字迹清楚、整洁，不得随意改动，确因填写错误可“划改”，检验记录还应在改正处盖章或签字以示证明。
4.11.2直接输入电脑存储的记录，输入及时准确、内容完整，数据真实，未经授权不得进行修改。
4.11.3有质量信息管理系统的直接将结果输入到系统内，可不再单独填写（有特殊要求的必须做书面的除外）。
4.12记录的存档及保存期限
4.12.1行政人事部负责管理制度管理和保存。
4.12.2各部门主管负责记录表格的管理和保存，并将最新有效版本上报行政人事部。
4.12.3各部门对归口管理的记录（包括来自供方的记录）进行收集、整理、分类、编目、装订成册、归档，并在其存档记录上注明记录的起止时间和归档部门名称，保证易于识别和检索，防止损坏或丢失。
4.12.4电脑存储的记录应分类建立文件夹。
4.12.5查阅、借用、复印、复制或需拷贝有关记录必须经相关部门主管同意，并规定时间返还。
4.12.6除原料进货台账、产品销售台账、产品出厂检验记录的保存期限不得少于2年外，其他各种记录的保存期限不得少于1年。
4.12.7超期记录由归口部门直接申报，经公司总经理批准销毁，重要记录还应现场监督。
4.13记录的监督、检查
4.13.1行政人事部不定期对各部门实施质量管理活动的记录进行监督抽样检查。
4.13.2各部门主管对本部门各记录的管理不定期进行监督检查。 4.13.3对检查过程中出现的不合格情况要求责任部门/责任人限期进行整改。
5.相关工作记录
《文件发放及回收记录》 文件发放/回收记录 文件名称： 批准人： 发放部门：
发放记录 回收记录 部门 份数
收到人签名 日期 份数 回收人 记录人：
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